Sicherlich erhielten auch Sie in den letzten Wochen oder Tagen Nachrichten
und Informationen etwa mit ähnlichen oder gleichlautenden Schlagzeilen:
- Steuerprüfung schnüffelt jetzt online!
- Digitale Archivierung ist jetzt Pflicht!
- Ab 01.01.2002 muss digital archiviert werden!
- u.ä.
Seit dem 16.07.2001 sind vom Finanzministerium neue Grundsätze
erlassen worden, welche die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen anlässlich
einer Betriebsprüfung durch die Steuerbehörden regeln –
die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen (GDPdU vom 16.07.2001). Es geht dabei um die Befugnisse von
Prüfern bei einer steuerlichen Außenprüfung und den
Umgang mit sogenannten steuerlich relevanten Unterlagen.
Zukünftig muss der Prüfer auf alle die im DV-System vorhandenen
Daten Zugriff haben, die steuerrechtlich relevant sind. Ihm müssen
sowohl die Nutzung selbst als auch die Zugangsberechtigung zu den Auswertungsprogrammen
eingeräumt werden. Für Daten, die vor dem Januar 2002 erzeugt
wurden, gilt diese Regelung noch nicht. Es geht somit um die Daten,
die im laufenden Jahr 2002 erstellt und für die Durchführung
einer Steuerprüfung ab dem 01.01.2003 relevant sind.
Es genügt nicht mehr, dem Prüfer lediglich Belege vorzulegen
oder ihm Zugang zu den archivierten Belegen zu verschaffen. Die Prüfung
muss künftig auch direkt am System innerhalb des Anwendungsprogramms
stattfinden können. Damit müssen dem Prüfer dann auch
alle vorhandenen Auswertemöglichkeiten zur Verfügung stehen.
Hier sind die FiBu- und ERP-Hersteller gefordert, die diese Auswertungsmöglichkeiten
über sämtliche Releases und Versionsstände sicherstellen
müssen. Dies ist nicht die Aufgabe eines DMS- und Archivierungs-Systems.
Die Archivhersteller sorgen für die revisionssichere Langzeitarchivierung
dieser Daten und stellen diese auf Anforderung über eine leistungsfähige
Archiv-/ ERP-Verbindung (wie z. B. SAP ArchiveLink) zur Verfügung.
Neu ist eine eingeschränkte
Pflicht zur digitalen Archivierung: steuerrechtlich relevante Unterlagen
nach § 146 Abs. 5 AO, die digital selbst erstellt sind oder die
digital zugeführt werden. Diese müssen digital, auf maschinell
lesbaren und auswertbaren Datenträgern archiviert werden. Dies
betrifft somit die zugestellten und die eigenen, selbst erstellten Unterlagen,
die unter den Begriff der kaufmännischen Geschäftsbücher
und der dazu erforderlichen Aufzeichnungen fallen.
Unterlagen, die nicht derartige originäre digitale Unterlagen darstellen,
die z. B. in Papierform ins Haus kommen, müssen demnach noch nicht
digitalisiert und archiviert werden, obwohl dies natürlich in vielerlei
Hinsicht sinnvoll und ratsam ist.
Im Hinblick auf die Revisionssicherheit des Archivs galten schon immer
besondere Anforderungen an die eingesetzten Datenträger:
Nur solche sind geeignet, die lediglich
ein einmaliges Beschreiben ermöglichen und nachträgliches
Verändern oder Löschen der Daten technologisch ausschließen:
WORM, CD-R oder die DVD-R. Eine Sonderstellung besaß bisher die
Mikroverfilmung. Nach der Neuregelung kann die Mikroverfilmung zukünftig
nicht mehr zum Kreis geeigneter Archivierungsmedien gezählt werden.
Eine ausschließliche Archivierung derartiger Unterlagen auf Mikrofilm
ist hiernach nicht mehr zulässig. Ausnahme: die vor der Übertragung
auf Mikrofilm vorhandenen Unterlagen werden auch weiterhin vorgehalten
und es ist eine maschinelle Auswertbarkeit dieser Daten durch das DV-System
gewährleistet.
Auch das Archivieren
von steuerlich relevanten Unterlagen in Formaten, die nicht maschinell
auswertbar sind (z. B. TIF- oder PDF-Datei oder ein Datenexport per
COLD) ist nur zulässig, sofern weiterhin eine maschinelle Auswertbarkeit
durch das DV-System gewährleistet ist.
Die nunmehr gesetzlich geregelte „elektronische
Signatur“ (siehe Anlage Signaturgesetz) ist ebenfalls Bestandteil
der elektronischen Archivierung. Der Originalzustand des übermittelten
Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Die Verfahren,
die Zertifizierungsstellen sowie die sonstigen Anforderungen sind nunmehr
gesetzlich festgelegt.
Verantwortlich für die Zulassung sind die Hersteller der Signatur-Technologien.
ELO bindet diese lediglich ein und unterstützt die digitale Signatur
in vollem Umfang!
ZUSAMMENFASSUNG
Lediglich steuerrechtlich relevante Daten, die digital selbst erstellt
wurden bzw. digital zugestellt werden, müssen zukünftig auch
digital archiviert werden und im DV-System auswertbar sein, wobei der
Mikrofilm als alleiniges Archivierungsmedium nicht mehr zugelassen ist.
Des weiteren müssen revisionssichere Speichermedien eingesetzt
werden.
ELO® erfüllt
in allen Kriterien die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung
und insbesondere die geänderten Anforderungen aus den § 146
Abs. 5, §147 Abs. 2, 5, 6, § 200 Abs. 1 AO und § 14 Abs.
4 UStG).
Diese Vorschrift zwingt die Unternehmen zum Handeln: sie müssen
tätig werden, um für die nächste Steuerprüfung entsprechend
gerüstet zu sein und die Anforderungen dieser Vorschrift zu erfüllen.
Die Neuregelung ist aber sicherlich lediglich erst eine Vorstufe. Es
macht daher wenig Sinn, jetzt eine kleine Lösung im Sinne dieser
neuen Vorschrift aufzusetzen und bei der nächsten Regelungsstufe
wieder neu anzufangen. Das verursacht lediglich zusätzliche Kosten,
bindet Ressourcen und schafft so zusätzlichen Aufwand. Jetzt ist
noch genügend Zeit, durch die Wahl der richtigen Lösung, die
Weichen für die Zukunft zu stellen. Darum sollte man gleich auf
eine integrierte Lösung aus Archiv und leistungsfähigem DMS-System
setzen, damit nicht nur die Anforderungen des Finanzministeriums erfüllt
sind, sondern auch Ihr Unternehmen für die Zukunft vorbereitet
ist und sich damit einen erheblichen Vorteil verschafft. Denn die nächste
Regelungsstufe kommt garantiert – das ist sicher!
Bei weiteren Fragen beraten unsere Business Partner Sie gerne.
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