ARIVATO GmbH

ARIVATO ist Ihr spezialisierter IT-Berater mit 100% Fokus auf

- ECM (Enterprise Content Management),
- DMS (Dokumenten Management Systeme) und
- Elektronische Archivierung.

Unsere Kunden stammen aus unterschiedlichen Branchen aus dem Mittelstand.
ARIVATO ist bundesweit und nach Absprache im Rahmen von Projekten auch international tätig.

ARIVATO GmbH

Donnersbergring 16
DE-64295 Darmstadt

Ansprechpartner(in)
Uwe Gross
Partner kontaktieren
Geschäftsführer:
Constantin Stefan

Firmengröße:
10 Mitarbeiter


Zertifizierungen
ELO Business Partner

Anforderungen & Lösungen

ELO-Module & Schnittstellen

Weitere Module des Partners ARIVATO GmbH

DOKinform AbwesenheitsManager

DOKinform® AbwesenheitsManager ermöglicht die elektronische Beantragung und Genehmigung von betrieblichen Abwesenheitszeiten. Alle genehmigten Termine werden automatisch in einem zentralen Kalender eingetragen.

Nutzen und Vorteile

  • Stammdatenpflege
  • Elektronische Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten
  • Zentraler Personalkalender

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DOKinform BARCODEserver

Der DOKinform® BARCODEserver strukturiert und automatisiert den Prozess der Dokumentenverarbeitung.

Anwendungsbeispiele

  • Erkennung von Barcodes
  • Konvertierung von TIF nach PDF
  • SSM-Operationen: split-sort-merge
  • Integration ELO Automation Service (ELOas)

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DOKinform Bürgschaftsverwaltung

DOKinform® Bürgschaftsverwaltung bietet durch eine bessere Vertragskontrolle eine Reduzierung der Risiken. Relevante Termine für Änderung oder Kündigung einzelner Bürgschaften werden überwacht, wodurch sich Transparenz und ein hohes Kosteneinsparungspotenzial ergeben.

Nutzen und Vorteile

  • Schnelle und sichere Archivierung aller Bürgschaften unter Nutzung vorhandener Stammdaten (ERP/CRM-System)
  • Fristenkontrolle und automatische Wiedervorlage unter Berücksichtigung individueller Fristen
  • Vorgangsbearbeitung erfolgt innerhalb eines flexibel anpassbaren ELO Workflows, einfache Bedienung
  • E-Mail Benachrichtigung, Suchmöglichkeiten, vorkonfigurierte Ansichten, Reports in Excel

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DOKinform ContractManager PRO

DOKinform® ContractManager PRO bietet durch eine bessere Vertragskontrolle eine Reduzierung der Risiken. Relevante Termine für Änderung oder Kündigung einzelner Verträge werden überwacht, wodurch sich Transparenz und ein hohes Kosteneinsparungspotenzial ergeben.

Nutzen und Vorteile

  • Schnelle und sichere Archivierung aller Verträge unter Nutzung vorhandener Stammdaten (ERP/CRM-System)
  • Fristenkontrolle und automatische Wiedervorlage unter Berücksichtigung individueller Kündigungsfristen
  • Vertragsbearbeitung erfolgt innerhalb von flexibel anpassbaren ELO Workflows, einfache Bedienung
  • E-Mail Benachrichtigung, Suchmöglichkeiten, vorkonfigurierte Ansichten, Reports in Excel

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DOKinform DATEVconnect

Branchen: Rechtswesen

Über DOKinform® DATEVconnect können die Kontierungsinformationen an DATEV REWE übertragen werden. Die Selektion der Daten erfolgt getrennt nach Debitoren und Kreditoren in Abhängigkeit vom Stand der Bearbeitung in ELO. So können z.B. nach einem abgeschlossenen Rechnungsfreigabe Workflow alle kontierten Belege DATEV-konform aufbereitet werden und ihre Kontierungsdaten exportiert werden. Jeder erfolgreich exportierte Beleg wird in ELO entsprechend gekennzeichnet.

Alternativ zu einer Konvertierung in ELO (über DOKinform® Splitbuchung) kann auch direkt in DATEV REWE gebucht werden. Die dort erfassten Daten können nachträglich über eine Primanota Datei an ELO übergeben werden.


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DOKinform DirectSearch

Mit DOKinform® DirectSearch gehören lange Suchzeiten der Vergangenheit an.

In Windows-Anwendungen (z.B. Ihrem ERP/CRM-System, der Fibu) sowie in Host Systemen (z.B. AS/400, Terminal Emulationen) markieren Sie den gewünschten Suchbegriff (z.B. die Kundennummer) und drücken eine beliebige frei definierbare Tastenkombination (Hotkey). Dadurch wird eine Suche in ELO ausgelöst, das Ergebnis wird, wie nach einer manuellen Recherche, direkt in ELO angezeigt.

Auch aus E-Mails oder direkt von einer Webseite kann DirectSearch eine Suche in ELO durchführen.

Neben dem ELO Windows Client gibt es auch eine Version für den ELO JAVA Client.

 

Für den Einsatz mit SAP R3 gibt es eine optimierte Version. Platzieren Sie den Cursor in dem Feld mit dem zu suchenden Begriff und Drücken den zugehörigen Hotkey. Die Suche wird sofort ausgelöst, der Begriff muss nicht im Vorfeld markiert werden.


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DOKinform DOCprocessor

Der DOKinform® DOCprocessor ist ein wertvolles Hilfsmittel zur Verarbeitung oder Erstellung von Dokumenten. Auf Grund der verschiedenen Betriebsarten (Konsolen Programm, Interaktive Anwendung) und unterschiedlichen Verarbeitungsprofilen (ERP; XML, PDF, RTF, HTML) können vielfältige Routineaufgaben mit Hilfe vom DOCprocessor einfach und schnell erledigt werden. 

Der DOKinform® DOCprocessor integriert sich nathlos in den ELO-Client (Java / Windows), den ELOas oder auch nur in das Windows Betriebssystem.

Einsatzbereiche

  • Automatisierte Verarbeitung von Massendaten
  • Automatisierte Erzeugung von Dokumenten und E-Mails auf Basis von Vorlagen
  • Interaktive Erstellung von Dokumenten und E-Mails mit Stammdaten aus externen Anwendungen (ERP, CRM, ...) auf Basis von Vorlagen

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DOKinform EMAILsafe

Mit dem DOKinform® EMAILsafe können alle E-Mails aus einem oder mehreren Mail-Servern automatisch revisionssicher in ELO archiviert werden.
Dadurch erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen und entlasten Ihren Mail-Server nachhaltig.

Die Archivierung erfolgt im standardisierten und Hersteller unabhängigen EML-Format unter Nutzung offener Standards (IMAP, POP3).
Bei Einsatz eines MS Exchange Servers werden Journal E-Mails in ELO archiviert. Eine MAPI Schnittstelle ist nicht erforderlich.

Die Archivierung ist je Postfach individuell konfigurierbar. Die E-Mails können als Ganzes und/oder getrennt nach E-Mail und Anhängen archiviert werden.
Spezielle Postfächer wie z.B. elektronisch ein-oder ausgehende Faxe können direkt als Dokument (PDF/TIF) ohne die E-Mail übernommen werden.

Nutzen und Vorteile

  • Rechtskonforme vollautomatische serverseitige E-Mail Archivierung
  • Unterstützung offener Standards (IMAP, POP) und standardisierter Dateiformate (EML)
  • Unterstützung von MS Exchange Journaling
  • Kompatibel zu beliebigen Mail-Servern
  • Benutzer- / Projekt- / Kunden- / Lieferanten-Zuordnung

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DOKinform eRechnung

Elektronische Rechnungen sind für Unternehmen mehr denn je ein Thema. Sowohl eingehende wie auch ausgehende Rechnungen verursachen hohe Bearbeitungskosten. Hinzu kommen unter Umständen weitere Kosten durch nicht fristgerechte Zahlung auf Grund interner Verzögerungen.

Nutzen und Vorteile

  • Schneller, zuverlässiger und kostengünstiger Versand von Rechnungen und Gutschriften
  • Versand-Protokoll und Nachbearbeitung von unzustellbaren Belegen direkt in ELO
  • Automatische Erstellung eines Rechnungsausgangbuches in HTML, Excel und in einer individuellen Datenbank
  • Hohes Einsparpotential auch beim Empfänger dank PDF und XML Datenübertragung

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DOKinform ERPconnector

Der DOKinform® ERPconnector ist eine zentrale Komponente der Business Lösung DOKinform® eAkte / BLP.
Alle relevanten Geschäftsanwendungen werden eng mit den ECM Lösungen aus dem Hause ELO Digital Office GmbH verzahnt.
Der DOKinform® ERPconnector arbeitet als Middleware zwischen der vorhandenen ERP-Software und dem ELO-Archiv und ermöglicht die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente.
Die für die Indexierung erforderlichen Metadaten werden positionsunabhängig und nahezu unsichtbar aus den Druckdaten extrahiert und in Form einer Indexdatei zusammen mit dem Dokument revisionssicher in einem Archiv abgelegt.


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DOKinform FastSearch

Mit DOKinform® FastSearch gehören lange Suchzeiten der Vergangenheit an. Aus Windows-Anwendungen, E-Mails sowie aus Host Systemen (z.B. AS/400) können Sie über eine frei definierbare Tastenkombination (Hotkey) eine ELO iSearch Suche starten.

FastSeach liest einen Wert (z.B. Belegnummer) aus Ihrer Anwendungsmaske und führt damit eine ELO iSearch Suche durch.

Alternativ können Sie in ein permanent sichtbares Suchfeld den zu suchenden Begriff eingeben. Das Ergebnis sehen Sie wie gewohnt in ELO.

Nutzen und Vorteile

  • Direkter Zugriff aus Ihrer speziellen Fachanwendung auf Dokumente in ELO.
  • Kein Wechsel der Anwendung, kein mühsames Abtippen einer Beleg- oder Kundennummer etc...
  • Individuell konfigurierbar und anpassbar. Freie Definition von Hotkeys
  • Enorme Zeitersparnis dank ELO iSearch Suche

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DOKinform FILLup

DOKinform® FILLup stellt eine komfortable und universelle Schnittstelle zur Übernahme von Indexdaten aus beliebigen relationalen Datenbanken bereit.
So können Sie z.B. aus einer SQL- oder Access Datenbank und sogar aus einer Excel Datei Daten für die Verschlagwortung in ELO verwenden.

Nutzen und Vorteile

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  • Ablage von Kunden-/ Lieferantenbelegen
  • Ablage Kreditoren Rechnung
  • Interaktiver Filter

  • Weitere Infos
    DOKinform NOTIFYagent

    Der DOKinform® NOTIFYagent sorgt für regelmäßige und automatische E-Mail Benachrichtigung über anstehende Aufgaben oder wichtige Fristen.

    Der DOKinform® NOTIFYagent arbeitet als Dienst und ermöglicht eine serverseitige Benachrichtigung über anstehende Aufgaben (Wiedervorlagen) und Workflow-Aufgaben je Benutzer.


    Weitere Infos
    DOKinform PDFappender

    Mit DOKinform® PDFappender fügen Sie zwei oder mehr PDF Dokumente direkt im ELO Archiv zusammen.

    Je nach gewünschtem Ergebnis werden die Seiten eines neuen PDF Dokumentes mit einem in ELO archivierten PDF Dokument verschmolzen. Sie entscheiden ob die neuen Seiten hinter die letzte Seite oder vor die erste Seite des Archivdokumentes eingefügt werden.

    Dabei wird automatisch eine neue Version des archivierten Dokumentes erstellt. Dadurch können Sie jederzeit die Originalfassung zweifelsfrei wieder herstellen.

    Das neue PDF Dokument kann direkt aus der ELO-Postbox genommen werden. Nach der Verschmelzung mit dem Archivdokument wird das Dokument aus der Postbox gelöscht. Alternativ kann das neue PDF Dokument auch aus einem frei wählbaren Ordner als Kopie übernommen werden.

    Nutzen und Vorteile

    • Schnelle Ergänzung von archivierten PDF Dokumenten
    • Anfügen von weiteren Seiten vor/hinter dem Dokument
    • Automatische Versionierung in ELO
    • Nahtlose Integration in ELO-Oberfläche
    • Kein Schulungsaufwand, sofort nutzbar

    Weitere Infos
    DOKinform PDFprintserver

    Der DOKinform® PDFprintserver wird zentral auf einem PC/ Server installiert und stellt einen leistungsfähigen PDF Drucker auf Basis von GhostScript zur Verfügung. Nach Freigabe des Druckers im Netzwerk kann dieser von allen Arbeitsplätzen genutzt werden. 

    Die erstellten PDF Dokumente werden in einem zentralen Verzeichnis direkt auf dem Server gespeichert.

    Nutzen und Vorteile

    • Zentraler netzwerkweiter PDF Drucker
    • Einfache Integration auf PCs mit XP, W7, W8, W10 als 32-/ 64-Bit
    • Hinterlegung eines PDF Briefbogen
    • Extraktion von Text (nativ, keine OCR)
    • Direkte Integration mit DOKinform® ERPconnector

    Weitere Infos
    DOKinform PersonalManager

    DOKinform® PersonalManager ermöglicht die vollständige sichere elektronische Verwaltung aller Personaldokumente von der Bewerbung bis zum Zeugnis. Zeiten der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Überstunden) sind sofort in der Personalakte bzw. dem zentralen Terminkalender sichtbar.

    Nutzen und Vorteile

    • Stammdatenpflege
    • Elektronische Aktenführung, schnelle Suche
    • Elektronische Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten
    • Zentraler Personalkalender

    Weitere Infos
    DOKinform SAPconnector

    Jede DMS-SAP Integration liefert eine feste Funktionalität im Bereich der Archivierung und Anzeige von Dokumenten. Der Rahmen wird dabei von der SAP ArchiveLink Schnittstelle vorgegeben. Unterschieden wird dabei häufig zwischen früher und später Erfassung mit und ohne Barcode.

    Über diese zentrale Schnittstelle werden alle Ausgangsbelege (Angebot, Rechnung, Mahnung, Bestellung, etc.) revisionssicher im DMS getrennt nach Buchungskreis archiviert. Eingehende Belege (Auftragsbestätigung, Rechnung, Gutschrift) können über eine Verknüpfung an den betreffenden SAP-Vorgang angehängt und von dort geöffnet werden.

    Diese Funktionen liefern nur die absolute Basis für das, was in modernen DMS-SAP Umgebungen gefordert wird. Je nach Ausprägung der Prozesse im Unternehmen werden jedoch Daten aus SAP in anderen System gewünscht, Belege aus SAP sollen auch direkt im DMS oder einem Webportal zugänglich sein, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sollen mit minimalem manuellen Aufwand verarbeitet werden.

    Dafür ist eine wesentlich tiefere Integration mit dem SAP erforderlich; diese scheitert oft an der Komplexität, veralteten Schnittstellen, mangelndem Wissen oder zu hohen Kosten.

    Hier setzt der DOKinform® SAPconnector erfolgreich als Middleware auf Basis moderner Webservice Technologie an und bietet eine bidirektionale und einfach zu bedienende Schnittstelle. Die gesamte Kommunikation eines beliebigen Systems (DMS, CRM, Web-Portal, Shop, PPS, …) mit SAP erfolgt über einfach zu handhabende JSON-Objekte. Dabei kann zwischen einer asynchronen oder einer synchronen (Echtzeit) Verarbeitung gewählt werden.

    Auf SAP Seite wird zu 100% auf stabile und in der Praxis bewährte Standards gesetzt. Die Schnittstelle baut u.a. auf der bewährten RFC-Schnittstelle und entsprechenden Funktionsbausteinen auf. Diese werden mit Daten aus dem externen Prozess aufgerufen. Intern werden SAP Standard-BAPIs verwendet bzw. parametrisierte Transaktionsaufrufe prozessiert.

    Nutzen und Vorteile

    • Dokument verknüpfen
    • Barcode verknüpfen
    • Index download
    • Work item erstellen
    • MM Rechnung buchen
    • FI Rechnung buchen
    • Stammdaten download

    Weitere Infos
    DOKinform SAPtransactionViewer

    Jeder mit SAP verknüpfte Beleg, welcher in ELO vollständig verschlagwortet ist, hat eine Verknüpfung zu einer SAP Transaktion.

    Über den DOKinform® SAPtransactionViewer lässt sich mit einem einzigen Klick die Transaktion für diesen Beleg in SAP anzeigen.

    Nutzen und Vorteile

    • Direkte Anzeige der SAP Transaktion zu einem Beleg in ELO
    • Keine langwierige Suche

    Weitere Infos
    DOKinform Splitbuchung

    Erfassung von Kontierungsdaten direkt in ELO

    Über DOKinform® Splitbuchung für DATEV erfassen Sie für einen Beleg in ELO direkt die Kontierung als DATEV-konforme Splitbuchung. Dabei stehen Ihnen alle in DATEV verwendeten Steuerschlüssel sowie Konten zur Verfügung.

    Die erfassten Daten werden direkt in ELO in einer Datenbank gespeichert um später z.B. über DOKinform® DATEVconnect an DATEV REWE übergeben zu werden

    Integration in den ELO Workflow

    Falls Sie für die Prüfung und Freigabe der eingehenden Rechnungen bereits einen ELO-Workflow nutzen, kann DOKinform® Splitbuchung an jeder beliebigen Stelle in den Workflow eingebunden werden. Der Anwender kann direkt aus ELO über eine Schaltfläche das Programm starten und die Daten erfassen.

    Bei Einsatz des ELO JavaClient kann die Klick-OCR von ELO verwendet werden um Beträge vom Dokument per Mausklick in DOKinform® Splitbuchung zu übernehmen. So wird schnell und effektiv erfasst und Eingabefehler vermieden.

    Die Kontierung eines Beleges kann über Splitbuchungen auch im Team von mehreren Anwendern erfolgen. Jeder Anwender kann dabei z.B. einen Teilbetrag auf seine Kostenstelle erfassen, die bereits erfolgten Kontierungen auf andere Kostenstellen sind sichtbar aber nicht änderbar.

    Anwender mit erweiterten Rechten (z.B. Leitung FiBu) kann alle Kontierungen anpassen bzw. erweitern.

    SAP/ DATEV konforme Validierung

    Je nach eingesetzter FiBu Software sind bei der Erfassung von Kontierungsdaten bestimmte Regeln zu beachten. Im Falle von SAP kann z.B. nur die Kombination der Buchungsschlüssel 31 und 40, bzw. 21 und 50 verwendet werden.

    Für jede der maximal 99 Teilkontierungen kann der Steuerschlüssel aus einer Liste gewählt werden; für Sachkonten, Kostenstellen, Projektnummern etc. stehen ebenfalls komfortable Auswahllisten zur Verfügung.

    Während der Erfassung findet eine permanente Summenbildung statt.


    Weitere Infos
    DOKinform Virtualprinter

    Der DOKinform® VirtualPrinter kommt bei ERP-Systemen zum Einsatz, welche nicht dafür ausgelegt sind einen automatischen und verbindlichen Kopiendruck auf den ERPconnect Drucker auszuführen.

    Damit der Anwender den Archiv-Druck nicht manuell bei jedem Dokument starten muss, übernimmt der VirtualPrinter diese Aufgabe.

    Der Aufwand für die Integration ist gering. Nach Installation der Applikation werden die Betriebsparameter über eine grafische Oberfläche konfiguriert.

    Hier bestimmen Sie auf welchem Drucker Ihr Original gedruckt wird und welcher Drucker für das Archivsystem genutzt werden soll (ERPconnect Drucker).


    Weitere Infos
    DOKinform XMLimporter

    Der DOKinform® XMLimporter ist eine zentrale und universelle Import-Schnittstelle für ELOprofessional und ELOenterprise.
    Auf Basis einer beschreibenden XML-Datei können beliebige Dokumente (TIF, PDF, Word, ...) serverseitig in ELO importiert werden. Die erforderlichen Indexdaten werden vollständig aus der XML-Datei gelesen.

    Neben der reinen Ablage besitzt der XMLimporter auch die Logik neue Aktenstrukturen anzulegen sowie ggf. Workflows zu starten.

    In Verbindung mit dem DOKinform® ERPconnector ist der XMLimporter verantwortlich für die Ablage der ERP-Dokumente im ELO-Archiv.
    In Kombination mit dem DOKinform® DocProcessor kann die Übernahme von beliebigen Dateien aus dem Filesystem mit einer einheitlichen Verschlagwortung realisiert werden.


    Weitere Infos

    IT-Umgebung

    Betriebssystem:

    IBM OS/400; IBM i5/OS, Linux, UNIX, Windows 10, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows Server 2012

    CRM:

    Cobra, Microsoft Dynamics CRM, SuperOffice

    Datenbank/ Systemumgebung:

    Microsoft SQL, Oracle Database

    ERP-System/ Finanzbuchhaltung:

    BüroWARE, CSS eGECKO, DATEV, Hamburger Software (ehemals IBM ERP), Infor, Lexware, Mesonic Winline, Microsoft Dynamics Axapta, Microsoft Dynamics NAV, Oracle, SAP, SAP Business One, Sage Classic Line, Sage Office Line, SelectLine, Varial

    Email-Landschaft:

    Microsoft Exchange, Tobit

    Sonstiges:

    ERP-Integration: MENTION, C-ENTRON, GDI, SAP BusinessOne, SAGE Office Line, infor:COM, BüroPlus, MESONIC, Microsoft CRM, iFAX.OPEN, Lexware Migration anderer ECM-Systeme zu ELO, insbesondere EASY., DocuWare

    Unser Partner berät Sie gerne
    ARIVATO GmbH

    ARIVATO GmbH

    Donnersbergring 16

    DE-64295 Darmstadt

    hello[at]arivato.de

    Internet: www.arivato.de

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