Kurzinfos
Unternehmensgröße

< 250 Mitarbeiter

Branche:

Metallindustrie
(Hersteller)

Land:

Deutschland

ELOprofessional ELOprofessional

Tradition und Moderne

Die Andernach & Bleck GmbH & Co. KG ist ein modernes expandierendes Unternehmen mit Tradition, das schon immer die Anforderungen der Zeit erkannte und umsetzte. Heute beliefert das Familienunternehmen daher alle Märkte der Welt und ist in Deutschland Marktführer im Bereich Flach- und Vierkant-Blankstahl. Das Traditionsunternehmen wurde 1903 gegründet und wird seit 1922 erfolgreich am heutigen Standort Hagen geführt – inzwischen bereits in der 5. Generation. Mit ELOprofessional erfolgte nun auch der Einstieg in das Enterprise-Content-Management. Die Expansion von Andernach & Bleck führte dazu, dass heute Tochterunternehmen, wie die Roland Stahl GmbH (Bremen), die Heine & Bleck GmbH (Hermsdorf) und die August Schmidt GmbH (Pulheim), sowie die Metalli Trafilati S.r.l. (Italien) als verlässliche Partner rund um Blankstahl und weiteren Stahlsorten zur Verfügung stehen. Blankstahl wird beispielsweise in der Autoindustrie benötigt, ebenso bei der Werkzeug- und Hydraulikfabrikation, in der Elektroindustrie sowie zur Herstellung optischer Geräte. Im Standardlieferumfang gibt es bereits 9.000 Möglichkeiten der Formgebung. Darüber hinaus werden aber auf Wunsch auch Sonderanfertigungen hergestellt.

Ein Werk(stoff) mit Geschichte
1903 gründet Louis Andernach zusammen mit dem Schlossermeister Carl Bleck sen. die Firma „Andernach & Bleck“ in Hagen-Halden. Bereits im Februar 1904 verlassen die ersten Blankstahl- und Kaltband-Lieferungen das Werk. Der folgende Unternehmenserfolg führt 1922 zu Erweiterungen: Die Blankstahlzieherei zieht in ein neues, hochmodernes Werk mit Bahnanschluss (Werk1). Im Stammwerk (Werk 2) werden das Kaltwalzwerk und der Drahtzug ausgebaut. 1929 wird die Stahlhandelsgesellschaft Deicke & Gauert GmbH übernommen. Das seit 1945 beschlagnahmte Werk 1 und die Verwaltung werden 1951 wieder aufgebaut. 1990 gründet Andernach & Bleck das Stahlhandelshaus Heine & Bleck GmbH. 1992 übernimmt der Betrieb das Stahlhandelshaus August Schmidt und 1995 das Stahlhandelshaus Roland Stahl. 2009 erfolgt in Italien die Übernahme der Metalli Trafilati S.r.l., dem führenden Hersteller kaltgezogener Winkelstähle. Heute arbeiten allein am Standort Hagen-Halden 190 Mitarbeiter und das Gesamtareal umfasst rund 55.000 qm – auf 10.000 qm wird Spitzenqualität produziert, 12.000 qm werden als Lagerfläche genutzt.

Qualität der Produkte – Qualität der Prozesse
Der hohe Anspruch an die Qualität der Produkte – für jeden Kunden erkennbar –, fordert schließlich ein Äquivalent in der inneren Struktur und den Geschäftsprozessen des Unternehmens: Auftrags- und Rechnungsbearbeitung sollen ebenfalls auf hohem Niveau erfolgen. Bereits 1997 wurde deshalb eine digitale Archivierungslösung installiert. Die immer umfangreicheren Anforderungen führten jedoch 2006 zum Umstieg vom reinen Archivsystem auf ein flexibles DMS der ELO Digital Office GmbH: ELOprofessional. Entscheidend war, die Vielzahl der Vorgänge systematisch zu erfassen und für Bearbeitung und Rückfragen bereit zu stellen. Dabei stellte sich immer wieder die Frage, wie dies auf möglichst effektive Weise geschehen kann. Zunächst wurde die Digitalisierung und Archivierung buchhalterischer Belege fortgeführt. Da aber die Digitalisierung (scannen) der Belege am Ende der Rechnungsprüfung erfolgte, ließen sich wichtige buchhalterische Fragen (z.B. welche Werte sind im Umlauf?) nicht zeitnah und nur über die Finanzbuchhaltung beantworten.

Geschäftsprozess-Optimierung
Eine deutliche Verbesserung erzielte man durch einen „digitalen Workflow“ und der Umstellung auf die Methode „frühes Scannen“: Die Belege werden direkt nach Posteingang gescannt und nur noch als digitale Dokumente (papierlos) durch den Betrieb geleitet. Dadurch ist der Status eines Vorgangs jederzeit und durch jeden berechtigten Nutzer abrufbar. Ermöglicht wird dies durch das Modul „docufied smartINVOICE“ des ELO Business-Partners id-netsolutions GmbH. Unmittelbar nach der Digitalisierung werden dann die Dokumente archiviert und mittels einer intelligenten Belegdatenerkennung durch den ELO DocXtractor II (Modul für Dokumenten-Klassifikation und Datenextraktion) den jeweiligen Prozessen zugeordnet.

Verlässlicher Prüfpfad garantiert
Der Abgleich mit den Information aus Warenwirtschaft und Buchhaltung wird direkt vorgenommen. Die Abläufe sind in Workflow-Routinen abgebildet und nachvollziehbar. Der Status der Bearbeitung ist damit jederzeit abrufbar. Fristen werden gewahrt. Während der einzelnen Prozessschritte erfolgt eine Prüfung und die Verknüpfung zu bereits vorliegenden Informationen, beispielsweise: Stammdaten eines Lieferanten, abweichende Zahlungskonditionen oder begleitende Korrespondenz zum Vorgang. Der vom Gesetzgeber geforderte „verlässliche Prüfpfad“ wird so sichergestellt und verlässlich dokumentiert. Die Belege werden in ELO verwaltet und sind in einem FAST Silent Cube sicher archiviert. Neben einem Rechnungseingangsbuch und der Übersicht der offenen Posten bietet ELOprofessional auch die Möglichkeit einer stets aktuellen Workflow-Übersicht.

Informationen einfach handhaben
Sofern Kontierung und Zuordnung zu Kostenstellen nicht über die Bestellung definiert sind, erfolgt die Aufteilung direkt im Workflow; dabei greift ELO auf die Konten und Kostenstellen des Rechnungswesens zu. Positionsbezogene Informationen lassen sich ebenso erfassen, wie Bild- und Textstempel oder andere Annotationen, die man auch auf PDF-Dokumente anbringen kann. Eine Kommentarfunktion steht als Informationsquelle für jeden Bearbeiter genauso zur Verfügung wie die bisherige Workflow-Historie. Im Rahmen der digitalen Prüfung und Freigabe lassen sich interne und externe Nachfragen leicht – z.B. per E-Mail– klären: Bei einer Rückfrage an den Lieferanten wird der Workflow automatisch „geparkt“ und wieder „aktiviert“, sobald die Antwort-E-Mail eintrifft. Als Abschluss des automatisierten Prozesses erfolgt die Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltungssoftware Diamant/3 – nach letzter Prüfung durch die Buchhaltung. Ein Zugriff auf den zum Buchungsdatensatz gehörigen Beleg in ELO ist jederzeit direkt aus der Buchhaltungsanwendung möglich.

20.000 Vorgänge pro Jahr erfasst
Bei Andernach & Bleck werden so ca. 20.000 Vorgänge (davon 10% Sammelrechnungen) im Jahr erfasst und bearbeitet. Hierzu wurden sechs verschiedene Workflowszenarien bereitgestellt, die die unterschiedlichen Abläufe für Prüf- und Genehmigungsverfahren (unterschieden nach Waren- und Kostenrechnungen) bereithalten. Neben Eskalationsszenarien und Vertretungsregelungen werden dabei auch Prüf- und Freigabegrenzen (Zeichnungsberechtigungen) berücksichtigt. Rund 35 Mitarbeiter sind in die Nutzung eingebunden und können die jeweiligen Abläufe einsehen und ggf. erforderliche Schritte veranlassen.

Fazit und Ausblick
Maik Stawiarski, IT-Leiter bei Andernach & Bleck, fasst seine ersten Eindrücke zusammen: „Zunächst fühlt sich die Belegbearbeitung ausschließlich am Bildschirm fremd und ungewohnt an. Gerne möchten wir etwas ‚anfassen‘ und nach getaner Arbeit auch ‚ablegen‘ können. Bisher waren diese Tätigkeiten wesentliche Aufgabe der Buchhaltung, nun sind mehr Mitarbeiter involviert. Der gewünschte Effekt tritt daher erst nach einer Phase des ‚Vertrautwerdens‘ ein, wobei subjektiv gefühlt zunächst mehr Aufwand und Zeit erforderlich ist. Es zeigt sich objektiv aber deutlich, dass mit der Umstellung auf ELO eine weitreichende Transparenz entstand. Es erübrigen sich Nachfragen und Recherchearbeiten. Es lässt sich zwar keine Kosten-Nutzen-Rechnung aufstellen, aber es wird klar, dass wir durch die deutlich schnelleren Prozessabläufe eine höhere Informationsverfügbarkeit und Transparenz erreichen – das ist es uns wert.“ Kurz nach der Freigabe wird bei Andernach & Bleck auch die Anwendung docufied smartINVOICE App (für iOS) des ELO Business-Partners id-netsolutions GmbH zum Einsatz kommen. Damit kann die Geschäftsleitung künftig von unterwegs über moderne Endgeräte auf Informationen zugreifen und komfortabel in die Prozesse eingreifen.

Anforderungen & Lösungen

ELO-Module & Schnittstellen

Weitere Module

docufied smartINVOICE

Die Lösung für schnelle, effiziente und korrekte Verarbeitung von Eingangsrechnungen bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten der Geschäftsprozessoptimierung im Rechnungswesen. Auflagen des Gesetzgebers (GoBS, GDPdU, usw.) werden „quasi nebenbei“ erfüllt. Das installationsfreie Programm kann auch über mobile Endgeräte genutzt werden. Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe sind ebenso einfach wie variantenreich.

Eingabe
Die Übernahme von Belegen erfolgt direkt aus ELO (importiert aus Filesystem, Scanner, E-Mail). Die relevanten Daten können manuell erfasst, via CaptureSoftware eingesteuert, aus einem Eingangsrechnungsbuch, oder direkt aus Klassifikations- und Extraktionssystemen wie dem ELO DocXtractor II INVOICE übernommen werden. Die Formate für E-Rechnungen (Österreich) und ZUGFeRD (Deutschland) werden unterstützt. Auch der Zugriff auf Buchhaltungs- bzw. Warenwirtschaftsdaten ist hierbei möglich.

Verarbeitung
Die regelbasierte Weiterleitung der Belege erfolgt über vorkonfigurierte Workflow-Routinen. Ein Empfänger erhält bei Bedarf auch eine E-MailBenachrichtigung über anstehende Aufgaben. Bearbeitungsvermerke können als Textnotiz oder Stempel angebracht werden. Zugehörige Belege, wie Bestellungen oder Lieferscheine, können einfach zugeordnet werden. Im Rahmen der Belegprüfung können die Kontierungsinformationen – mit Zugriff auf eigene Stammdaten - erfasst werden (sofern diese nicht bereits vorliegen).

Ausgabe
Alle Informationen sind in Übersichten und Reports verfügbar: im Umlauf befindliche Summen, Skontofristen, Eskalationen, usw.. Selbstverständlich können die Buchungsdatensätze an zahlreiche Buchhaltungssysteme übergeben werden.

Hinweis: Standards sind bereits für Diamant/2 bzw. Diamant/3, eGecko, MS Dynamics NAV, Lexware, SAP und Topix vorhanden – weitere auf Anfrage


IT-Umgebung

Datenbank/ Systemumgebung:
Microsoft SQL

Email-Landschaft:
IBM Notes

Betriebssystem:
Windows Server 2008, Windows 7

Das Projekt auf einen Blick

Das Unternehmen

Andernach & Bleck ist ein international tätiges Familienunternehmen. Der Betrieb beschäftigt heute 190 Mitarbeiter und ist in Deutschland Marktführer im Bereich Flach- und Vierkant-Blankstahl.

Die Herausforderung

Die Qualität der Produkte erfordert ein Äquivalent in der inneren Struktur und den Geschäftsprozessen: Auftrags- und Rechnungsbearbeitung auf hohem Niveau.

Die Lösung

ELOprofessional von ELO Digital Office, mit ELO DocXtractor II, individuelle Workflows und docufied smartINVOICE des ELO Business-Partners id-netsolutions GmbH. 

Der Nutzen

  • Schnellere Informationsabläufe
  • Höhere Informationsverfügbarkeit
  • Nachfragen und Recherchearbeiten erübrigen sich
  • Optimierte Unternehmensprozesse
  • Weitreichende Transparenz
Maik Stawiarski, IT-Leiter
Durch die deutlich schnelleren Prozessabläufe erreichen wir eine höhere Informationsverfügbarkeit und Transparenz – das ist es uns wert.

Maik Stawiarski, IT-Leiter

Unser Partner berät Sie gerne

id-netsolutions GmbH

Segeberger Straße 9-13a

23863 Kayhude, Deutschland

https://www.id-netsolutions.de
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