Ein Projekt von
ELO Digital Office GmbH
ELO Digital Office GmbH

Kurzinfos
Unternehmensgröße

< 250 Mitarbeiter

Branche:

Gemeinnützige Organisationen

Land:

Deutschland

Kurzbeschreibung der Projektumsetzung: • Archivierung des Posteingangs (frühes Scannen) und Postausgang • Fax-/Email-Integration • Workflows zur Erstellung von Sitzungsunterlagen • Anbindung an die Office-Umgebung (MS) • Funktionen zum Aktentausch mit anderen Gremien

Effizientes Arbeiten mit ELO DMS

Seit dem 1. Januar 2008 hat die AWO-WW, die Arbeiterwohlfahrt Bezirk Westliches Westfalen e. V., den Vorsitz und die Geschäftsführung der  Landesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege in NRW übernommen. Sie koordiniert damit auf übergeordneter Ebene wesentliche wohlfahrtspflegerische Aufgaben der Spitzenverbände im Land (Arbeiterwohlfahrt, Caritas, Diakonie, Deutsches Rotes Kreuz, Paritätischer Wohlfahrtsverband, Jüdische Gemeinden). Zu koordinieren ist dabei im Wesentlichen der reibungslose Austausch wichtiger Informationen zwischen den einzelnen Gremien, den politischen Institutionen sowie den Medien – dies in dem genauen Wissen darüber, dass das zu verarbeitende Informationsvolumen (Briefe, Mitteilungen, Emails etc.) für den sozialpolitischen Interessenvertreter stetig zunimmt.

Zu verarbeiten ist diese enorme Datenflut für die Geschäftsstelle – bei Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts der AWO-WW – nur mit Hilfe ausgereifter Kommunikations- und Informationstechniken. Mit zunehmendem Einsatz derartiger technologischer Hilfsmittel steigt allerdings gleichzeitig das gespeicherte Datenvolumen insgesamt, so dass sich ein effizientes Archivieren, Suchen und Wiederauffinden wichtiger Dokumente als überaus erfolgskritisch für die Organisation darstellt. Insofern unterscheiden sich Unternehmen des Sozial- und Pflegemanagements in keinster Weise von Dienstleistungsunternehmen
anderer Branchen.

Um eine schnelle Auskunftsfähigkeit der koordinierenden AWO-WW sicherzustellen, hat sich der Spitzenverband der Freien Wohlfahrtspflege die Expertise eines Branchenkenners unter den ELO Business-Partnern gesichert. Die ELO Business-Partner verfügen über große Projekterfahrung bei der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) – jener Systeme, die es den handelnden Personen in den Unternehmen erst ermöglichen, schnell, effizient und systematisch auf Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen zuzugreifen, sie aufzubereiten und rasch weiterzuleiten.

Vor diesem Hintergrund konnte die AWO-WW zusammen mit dem ELO Business-Partner ein sowohl fachlich als auch technisch ausgereiftes DMS-Konzept
erarbeiten. Primäres Ziel dieses Konzeptes ist es, die auf Jörg Richard Verbandspolitik/Kommunikation AWO „Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt.“ (Wernher v. Braun) Papier vorhandenen Daten der Geschäftsstelle in einen rechnergestützten, d. h. papierarmen Arbeitsprozess zu integrieren (Kostenersparnis) und somit einen organisationsweiten Datenzugriff – zeitgleich und ortsunabhängig – durch die Mitarbeiter sicherzustellen. Zwar waren viele Dokumente in der AWO-WW bereits elektronisch vorhanden, allerdings nicht für jeden Mitarbeiter auch elektronisch erschlossen.

Die Implementierung eines derartigen Systems stellte auch hier kein primär technisches Umsetzungsproblem dar. Denn neben wichtigen Fragestellungen, welche Schnittstellen zu bestehenden EDV-Systemen (z. B. Outlook) zu beachten oder welche Schlüsseldaten zu erfassen sind, um ein späteres Wiederauffinden der Informationen zu gewährleisten, sind es in erster Hinsicht die organisatorischen Fragen, die es bei einer Umsetzung eines DMS genauer zu beachten gilt. Denn wie viele Praktiker genau wissen, verbergen sich die meisten Implementierungsrisiken bei der Integration technischer Systeme in die bestehende Aufbau- und Ablaufstruktur einer Organisation.

Darüber hinaus finden die Mitarbeiter im aktuellen Tagesgeschäft meist nicht die Zeit, sich detailliert mit einem neuen DMS auseinander zu setzen, geschweige denn, dieses optimal in ihren Arbeitsprozess zu integrieren. Dem ELO Business-Partner, der betriebswirtschaftliches Wissen und technologische Kompetenz
gewinnbringend miteinander kombinieren, ist dieses Akzeptanzproblem aus langjähriger Erfahrung bekannt.

Daher waren sie in ihrem detaillierten Beratungskonzept bestrebt, frühzeitig alle betroffenen Mitarbeiter in die Zielformulierung und spätere Systemumsetzung
einzubinden (Einbringung von Fachwissen). Ferner konnten Schulungen und ein begleitendes Coaching der Mitarbeiter während der schrittweisen Einführung des DMS einer möglichen Demotivation vorbeugen.

Anforderungen & Lösungen

IT-Umgebung

Email-Landschaft:
Microsoft Exchange

Datenbank/ Systemumgebung:
Microsoft SQL

Das Projekt auf einen Blick

Das Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2008 hat die AWO-WW, die Arbeiterwohlfahrt Bezirk Westliches Westfalen e. V., den Vorsitz und die Geschäftsführung der Landesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege in NRW über- nommen. Sie koordiniert damit auf übergeordneter Ebene wesentliche wohl- fahrtspflegerische Aufgaben der Spitzenverbände im Land (Arbeiterwohlfahrt, Caritas, Diakonie, Deutsches Rotes Kreuz, Paritätischer Wohlfahrtsverband, Jüdische Gemeinden).

 

 

Die Herausforderung

  • Fachliche und organisatorische Konzeption der gesamten DMS-Anwendungs-landschaft
  • Konzeption der Großprojektspezifischen Dokumentenmatrix
  • Entwicklung der Mechanismen zur Sitzungsverwaltung

 

Die Lösung

  • Technische / DV-Konzeption der gesamten DMS-Anwendungslandschaft
  • Customizing und Implementierung des DMS
  • Entwicklung spezieller technischer Funktionen für die: a) Sitzungs- verwaltung; b) Anbindung an Office; c) Aktenaustausch
  • Konzeption und Begleitung fachlicher und technischer Tests sowie der Integrationstests
  • Schulung und Betreuung der User

 

Der Nutzen

Vereinfachtes Gremienmanagement mit abschließender optimaler Archiv-Übergabe.

Jörg Richard, Verbandspolitik/Kommunikation AWO
Dank der externen Projektunterstützung ist der AWO-WW ein erfolgreicher Einstieg in das Thema „Effizientes Arbeiten mit DMS“ gelungen.

Jörg Richard, Verbandspolitik/Kommunikation AWO

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