Kurzinfos
Unternehmensgröße

< 250 Mitarbeiter

Branche:

Transport, Verkehr & Logistik

Land:

Deutschland

Bodensee-Airport fliegt auf ELO

Der Bodensee-Airport Friedrichshafen liegt in der Vierländerregion Deutschland, Österreich, Liechtenstein, Schweiz und ist einer der größten Flughäfen Baden-Württembergs sowie der südlichste Flughafen Deutschlands. Als regionaler Verkehrsflughafen am Bodensee, direkt neben dem Gelände der Neuen Messe, ist er nur etwa drei Kilometer vom Stadtzentrum entfernt und sehr gut mit dem Auto oder der Bahn zu erreichen. Eigentümerin des Flugplatzes ist die Flughafen Friedrichshafen GmbH, die mit ELOprofessional beim Dokumenten-Management zu neuen Höhenflügen startet. Der Flughafen Friedrichshafen hat eine Fläche von 150 ha und bereits die Zeppeline des Luftschiffpioniers Ferdinand Graf von Zeppelin starteten hier zu ihrem weltweiten Siegeszug. Heute befördert der Flughafen jährlich ca. 600.000 Passagiere. Seine technischen Einrichtungen entsprechen dem modernsten internationalen Standard und ermöglichen einen reibungslosen Allwetterflugbetrieb. Neben zahlreichen Linienverbindungen sind die regelmäßigen Verbindungen zur internationalen Drehscheibe Flughafen Frankfurt von besonderer Bedeutung. Darüber hinaus fliegt Turkish Airlines seit Mitte 2013 den Flughafen direkt von Istanbul aus an und bietet damit den Passagieren auch eine direkte internationale Verbindung. Die Geschichte des Flugplatzes Friedrichshafen-Löwental beginnt im Jahr 1913. Das Deutsche Reich suchte damals ein geeignetes Gelände in der Nähe der Zeppelin-Produktionsstätte, um die Luftschiffbesatzungen auszubilden. Die Bauarbeiten beginnen noch im selben Jahr und 1915 wird die erste Luftschiffhalle fertiggestellt. Die LZ 41, das erste hier gefertigte Luftschiff, startet am 7. Juni 1915 zu seiner Jungfernfahrt: die Geburtsstunde des Flughafens Friedrichshafen. 1928 wird die Flughafen Friedrichshafen GmbH gegründet, Gesellschafter sind die Stadt Friedrichshafen und Dornier Metallbauten. 1929 starten die ersten Linienflüge der Deutsche Lufthansa mit der Strecke Stuttgart – Friedrichshafen und zurück. Später erweitert die Lufthansa die Linie von Hamburg über Hannover, Frankfurt und Stuttgart nach Friedrichshafen. 1931 beginnen die planmäßigen Luftschiffdienste nach Südamerika und die Lufthansa führt einen Nachbringedienst von Berlin nach Friedrichshafen für Passagiere und Post durch. Im zweiten Weltkrieg erfolgen zwölf Bombenangriffen auf Friedrichshafen, Flughafengebäude und -gelände werden stark beschädigt.

Wie Phönix aus der Asche
Die französische Luftwaffe baut den Flughafen ab 1945 wieder auf, 1949 werden die ersten Düsenjäger stationiert. 1950 entsteht der Luftsportclub Friedrichshafen (LSC) und die zivile Luftfahrt wird wieder aufgenommen. 1968 erfolgt die Übergabe des Flugplatzes an die Wehrbereichsverwaltung, die mit der Flughafen GmbH im selben Jahr einen Mitbenutzervertrag unterzeichnet. Die ersten planmäßigen Linienflüge starten 1966, doch erst die Gründung der „Delta Air“ führt 1978 zum Durchbruch des Regionalverkehrs in Friedrichshafen. 1988 beginnt der Bau eines neuen Terminals, 1994 gibt es eine neue Landebahn und der Flughafen wird technisch auf den neuesten Stand gebracht. Der bisher als Verkehrslandeplatz zugelassene Flughafen wird dadurch zum „Flughafen des allgemeinen Verkehrs“. 1997 erhält der Flughafen einen direkten Anschluss an die Bahnlinie und seit 1998 ist die Flughafen Friedrichshafen GmbH alleinige Eigentümerin des Flugplatzes. 2010 wird das 5500 m² große, neue Terminal eröffnet, der Flughafen hat nun eine Kapazität von 1,5 Millionen Passagieren.

Papierflut und Skontoverluste
Das erfolgreiche Betreiben eines Verkehrsflugplatzes und der dazu erforderlichen Infrastruktureinrichtungen bringt einen hohen Verwaltungsaufwand und ein immenses Papieraufkommen mit sich. Der mühevolle manuelle Umgang mit Papierdokumenten führte schließlich zu so langen Durchlaufzeiten von kreditorischen Rechnungen und Bestellungen, dass es zu Skontoverlusten kam. 2014 war daher klar: Ein Dokumenten-Management-System ist unbedingt erforderlich. Die Anforderungen waren schnell definiert: elektronischer Rechnungsversand, vorgangsbezogene, digitale Archivierung der Dokumente und Revisionssicherheit, verbesserte Suchfunktionen, Ablösung des File-Systems, Workflow-Prozesse, Versionierung von Dokumenten und Nachvollziehbarkeit der Änderungen. Nach einer ausführlichen Kosten-Nutzen-Analyse entschied sich die Geschäftsleitung für ELOprofessional, da die ELO Funktionalitäten den Anforderungen optimal entsprachen. Zudem gab es vor Ort eine sehr gute Zusammenarbeit mit dem ELO Business-Partner und IT-Spezialisten mse GmbH Ravensburg. Benedikt Hornung, Projektleiter bei der Flughafen Friedrichshafen GmbH, sieht das ebenso: „Mit der Einführung von ELOprofessional sowie der Systembetreuung durch die mse GmbH verfügen wir über einen kompetenten Partner sowie ein modernes und zukunftsfähiges DMS, das die wichtigste Anforderung, nämlich sämtliche darin enthaltene Informationen und Daten langfristig und revisionssicher zu archivieren und bereitzuhalten, bestens erfüllt.“

Mehr Effizienz und Produktivität
Das neue System stieß auf eine große Akzeptanz bei den 25 Mitarbeitern, die damit arbeiten. Kein Wunder, die Verwaltungsarbeiten gehen nun deutlich leichter von der Hand. Beispiele: Die Ausgangsbelege (Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen …) werden nun aus der ERP-Software Microsoft Dynamics NAV erstellt und über den ELO Business Logic Provider (BLP) in ELO archiviert, indexiert und an die definierte Stelle im Archiv verschoben. Zudem wird ein Verfallsdatum gesetzt und die Berechtigungen werden eingestellt. Das Versenden der Ausgangsbelege erfolgt automatisch. Dazu wird in NAV beim Debitor hinterlegt (mit einem Versandkennzeichen), ob er die Rechnung per Post oder per E-Mail erhalten soll. Beim Druck der Rechnung aus NAV wird die Rechnung in ELO archiviert und ein Workflow startet. Je nach Versandkennzeichen wird das Dokument per Mail an die hinterlegte Adresse gesendet. Eingangsrechnungen werden gescannt und in einem bestimmten Pfad archiviert. Von dort wird automatisch ein Workflow gestartet. In NAV wird die Rechnung angelegt und gebucht. Im ELO Workflow werden über eine Datenbankabfrage an NAV die Daten für die Indexierung geholt und verwendet. Das Dokument wird zur Freigabe an die Verantwortlichen und Zeichnungsberechtigten weitergeleitet und mit dem Abschluss ins Archiv verschoben, der Dokumentenstatus (revisionssicher) und das Verfallsdatum werden gesetzt. Eine Bestellung wird ebenfalls aus NAV generiert. Dort sind zwei Freigabeberechtigte hinterlegt. Die Bestellung wird aus NAV gedruckt und in ELO archiviert. Dabei wird ein Workflow gestartet, der das Dokument zu den Freigabeberechtigten weiterleitet. Nach Abschluss des Workflows kann der User die Bestellung dann ausführen.

Fazit und Ausblick
Das Projekt startete im April 2014 und war bereits im Oktober 2014 abgeschlossen. Wichtige Ziele des Projekts waren: die Reduzierung der Dokumentendurchlaufzeiten, Effizienz- und Produktivitätssteigerungen in der Verwaltung (Skontoausschöpfung, Dokumentensuche etc.), das Einsparen von Raum- und Bürokosten, der Dokumentenschutz durch ein Berechtigungssystem, das Vermeiden redundanter Datenhaltung sowie der Schutz vor Manipulationen an Dokumenten. Diese Ziele – und einige mehr – wurden allesamt erreicht, die positiven Effekte haben sich sofort und deutlich spürbar eingestellt. Benedikt Hornung bestätigt: „Zunächst haben die Investitionskosten den Aufwand der Gesellschaft erhöht – mittel- und langfristig stellen sich aber positive Synergie-Effekte ein, die weit über den finanziellen Rahmen hinaus gehen. So sind die Durchlaufzeiten der freizugebenden Dokumente im Bestellwesen sowie der freizugebenden Rechnungen im Workflow bereits nach den ersten Wochen der Inbetriebnahme des Systems enorm gesunken. In direktem Zusammenhang damit steht u.a. eine annähernd vollständige Skontoausschöpfung. Durch die Einsparung eines Großteils der Portokosten (digitaler Rechnungsversand), durch das vollautomatisierte Archivieren der Ausgangsbelege aus dem ERP-System sowie durch minimierte Suchzeiten für Dokumente werden zahlreiche Kostenoptimierungen erzielt.“ Aufgrund der überaus positiven Erfahrungen mit ELOprofessional ist geplant, das DMS in weiteren Abteilungen (unabhängig von NAV) einzusetzen, vor allem zur Übernahme von Dokumenten aus dem File-System und zur Vertragsverwaltung.

Anforderungen & Lösungen

ELO-Module & Schnittstellen

IT-Umgebung

ERP-System/ Finanzbuchhaltung:
Microsoft Dynamics NAV

Email-Landschaft:
Microsoft Exchange

Betriebssystem:
Windows Server 2008

CRM:
Microsoft Dynamics CRM

Datenbank/ Systemumgebung:
Microsoft SQL

Das Projekt auf einen Blick

Das Unternehmen

Die bereits 1928 gegründete Flughafen Friedrichshafen GmbH betreibt mit 150 Mitarbeitern den Verkehrsflugplatz Bodensee-Airport sowie die dazugehörigen Infrastruktureinrichtungen.

Die Lösung

Nach einer ausführlichen Kosten-Nutzen-Analyse entschied sich die Geschäftsleitung für ein digitales Dokumenten-Management mit ELOprofessional.
Der Nutzen

  • Schneller Rechnungsdurchlauf
  • Elektronischer Rechnungsversand
  • Keine Skontoverluste
  • Kosteneinsparungen
  • Versionierung von Dokumenten und Nachvollziehbarkeit bei Änderungen
  • Verbesserte Suchfunktionen
  • Mehr Effizienz und Produktivität durch Workflow-Prozesse
Die Herausforderung

Die mühevolle Ablage in Papierform führte zu langen Durchlaufzeiten von kreditorischen Rechnungen und Bestellungen, daher gab es immer wieder Skontoverluste.

Benedikt Hornung,  Projektleiter
Die Durchlaufzeiten der freizugebenden Dokumente im Bestellwesen sowie der freizugebenden Rechnungen im Workflow sind bereits nach den ersten Wochen der ELO Inbetriebnahme enorm gesunken.

Benedikt Hornung, Projektleiter

Unser Partner berät Sie gerne

mse GmbH

An der Bleicherei 15

88214 Ravensburg, Deutschland

www.mse-gruppe.de
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