Kurzinfos
Unternehmensgröße

> 501 Mitarbeiter

Branche:

Energie & Versorgung

Land:

Deutschland

Auf der Basis von ELOenterprise und SharePoint hat die IBC Solar AG ein umfassendes Informations- und Workfl ow-Management realisiert. Unternehmensweit und länderübergreifend stehen die Informationen den Mitarbeitern zur Verfügung. Größere Länderniederlassungen nutzen dabei eigene lokale ELO-Instanzen, die automatisiert mit der Zentrale abgeglichen werden. Das Einsatzgebiet ist umfassend: Dokumente aus Microsoft Dynamics NAV, Offi ce, Mails, Scans, Fotos und sonstigen Dateien werden mit ELO BLP zu ganzheitlichen Vorgangsakten zusammengefasst und Prozesse umfassend automatisiert.

Die IBC SOLAR AG begann 1982 als ein Photovoltaik-Pionier der ersten Stunde. Heute ist die international expandierende Unternehmensgruppe mit rund 300 Mitarbeitern ein weltweit führender Spezialist für Photovoltaik-Anlagen, der Komplettlösungen zur Stromgewinnung aus Sonnenlicht bietet. IBC SOLAR erwirtschaftete 2008 einen Konzernumsatz von 800 Millionen Euro.

Passgenaues Informationsmanagement

Das erfolgreich expandierende Unternehmen mit Stammsitz in Bad Staffelstein agiert inzwischen mit sieben internationalen Tochtergesellschaften in Spanien, Griechenland, den Niederlanden, Frankreich, Italien, Malaysia und den USA sowie mit einer Repräsentanz in Tschechien. Im Zuge dieses Wachstums galt es, das Informationsmanagement für die Gesamtunternehmensgruppe auf eine fundierte Basis zu stellen und so eine transparente Kommunikationsplattform für IBC SOLAR aufzubauen. Mit diesem Ziel startete Marcus Band, Abteilungsleiter IT-Services bei IBC SOLAR im Oktober 2007 das ECM-Projekt, um das gruppenweite Informationsmanagement auf eine neue Ebene zu heben. Die Verantwortlichen beschlossen als ECM-Lösung ELOenterprise einzuführen. "Der ELO Business-Partner hat uns für dieses Projekt in zweierlei Hinsicht überzeugt. Zum einen bietet er die passenden Software-Lösungen für unsere Herausforderungen. Zum anderen bringt das Beraterteam die erforderliche inhaltliche bzw. betriebswirtschaftliche Kompetenz ebenso mit wie das anwendungsübergreifende IT-technische Know-how", berichtet Marcus Band.

Intranet und Dokumentenmanagement verschmelzen

Das neue Enterprise-Content-Management wurde bei IBC SOLARmit dem Projekt zur Implementierung einer neuen gruppenweiten Intranet-Lösung verknüpft. Als Plattform setzt IBC SOLAR dabei umfassend auf Microsoft Office SharePoint Server 2007. Hier sind auf Basis der ELO SOA Architektur und der Erweiterungsmodule ELO4SharePoint die ECM-Funktionalitäten über Standard-Webparts vollintegriert nutzbar.

Das Suchen über Baumstrukturen und per Suchmaske sowie das vollständige ad-hoc und regelbasierte Workflow-Management stehen direkt in Microsoft Office SharePoint Server für die rund 230 Anwender zur Verfügung. "Auf der Basis von ELOenterprise und SharePoint haben wir jetzt ein umfassendes Informations- und Workflow-Management im Einsatz, mit welchem wir Informationen und Prozesse transparent und schlank abbilden und unterstützen können", so der Leiter IT-Services. Die internationalen Standorte werden dabei über Replikation und Online-Zugriff angebunden.

Schnelle und komfortable Integration unterschiedlicher Datenquellen

Das neue ECM-System fungiert als Herzstück für verschiedene Anwendungen und verbindet sie in einer zentralen Plattform. Die Verwaltung von und die Suche nach Dokumenten und Informationen können die Endanwender daher sehr einfach und intuitiv vornehmen.

"Für das Produktmanagement ist dies beispielsweise ein enormer Vorteil. Denn sämtliche Produktdatenblätter und Zertifikate sind damit einfach und immer aktuell verfügbar", schildert Marcus Band weiter. "Das gilt auch für unseren Online-Auftritt. Die Dokumente können dabei automatisiert abgeholt und aktualisiert werden." Dokumente aus Microsoft Office sowie gescannte Informationen werden mit Bezug zu Kunden, Projekten und Produkten abgelegt. Bilder aus dem Filesystem sind ebenfalls eingebunden und werden automatisch komprimiert. Eingehende Rechnungen werden automatisch über ELO verarbeitet und revisionssicher archiviert. Mit Hilfe der Business Logic Provider (BLP) Integrationslösung werden Business Templates auf Basis von flexiblen Regelwerken, die u.a. die Dokumenten-Indexierung, Rechtevergabe und Strukturerstellung leisten, Dokumente und Belege automatisiert verarbeitet und archiviert. Marcus Band weiß dieses Lösungsmodul besonders zu schätzen: "Die Verarbeitungsregeln für Dokumente können wir über das grafische Designer-Modul in vielen Fällen selbst konfigurieren."

Prozesse und Workflows abbilden und optimieren

IBC SOLAR will die neue ECM-Lösung künftig noch intensiver nutzen und Workfl ows noch stärker integrieren. So können interne Prozesse und Abläufe deutlich optimiert und weitere Zeit- und Kosteneinsparungen realisiert werden. Aber auch für externe Partner wird die Lösung in naher Zukunft eingesetzt: Über ein entsprechendes Extranet- Portal werden den Unternehmenspartnern gezielt Informationen für die spezifischen gemeinsamen Projekte bereitgestellt.

Ein ECM mit überzeugenden Vorteilen

Heute verfügt IBC SOLAR für die Zentrale in Deutschland und seine internationalen Tochtergesellschaften über ein umfassendes und rechtssicheres Dokumentenmanagement, das sich mit dem innovativen Unternehmen weiterentwickeln kann. "Unser Ziel einer einheitlichen Informationsplattform für die IBC SOLAR-Gruppe haben wir voll erreicht", bewertet Marcus Band den Erfolg des Projekts. "Nun wollen wir das Potential der neuen Lösung noch intensiver ausschöpfen und so unser Tagesgeschäft schneller, effizienter und produktiver gestalten."

Anforderungen & Lösungen

IT-Umgebung

Datenbank/ Systemumgebung:
Microsoft SQL

ERP-System/ Finanzbuchhaltung:
Microsoft Dynamics NAV

Email-Landschaft:
Microsoft Exchange

Betriebssystem:
Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows 7

Das Projekt auf einen Blick

Das Unternehmen

Die IBC SOLAR AG begann 1982 als einPhotovoltaik-Pionier der ersten Stunde. Heute ist die international expandierende Unternehmensgruppe mit rund 300 Mitarbeitern ein weltweit führender Spezialist für Photovoltaik-Anlagen, der Komplettlösungen zur Stromgewinnung aus Sonnenlicht bietet.

Die Herausforderung

Einführung eines ECM-Systems mit Anbindung an Microsoft SharePoint Server 2007 sowie Microsoft Dynamics NAV. Anbindung der weltweiten Tochtergesellschaften.

Die Lösung

ELOenterprise wird nahtlos mit Microsoft Dynamics NAV und dem Microsoft Share-Point Server 2007 verbunden. Es wird ein unternehmensweites Informations- und Workflow-Management realisiert. Die internationalen Standorte werden über Replikation und Online-Zugriff angebunden. Dokumentenmanagement und Unternehmensportal sowie Internet und Intranet sind in die Lösung integriert.

Der Nutzen

Weltweite und zentrale sowie transparente Kommunikationsplattform. Schlanke und durchgängige Prozesse. Kosteneinsparungen beim Rechnungsversand. Aktuelle Informationen "on demand".

Marcus Band, Abteilungsleiter IT-Services IBC SOLAR AG.
Unser Ziel einer einhaltlichen Plattform für die IBC SOLAR-Gruppe haben wir voll erreicht.

Marcus Band, Abteilungsleiter IT-Services IBC SOLAR AG.

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