Kurzinfos
Unternehmensgröße

< 250 Mitarbeiter

Branchen:

Gesundheitswesen, Dienstleistungen, Chemie & Pharmaindustrie

Land:

Deutschland

Hightech-Vorreiter baut auf ELO

Die Leopold Fiebig GmbH & Co. KG ist ein vollsortierter privater und konzernunabhängiger pharmazeutischer Großhändler. Seit Jahren ist der Betrieb ein starker Partner für Apotheken im Südwesten. Durch den Einsatz des Enterprise-Content-Management-Systems ELOenterprise der ELO Digital Office GmbH bestätigt die Leopold Fiebig GmbH & Co. KG erneut ihren Ruf, eines der am effizientesten arbeitenden Pharmagroßhandelsunternehmen in Deutschland, vielleicht sogar in ganz Europa zu sein. Das Familienunternehmen Leopold Fiebig GmbH & Co. KG mit Sitz in Rheinstetten wurde bereits 1898 gegründet. Seitdem ist der mittelständische Betrieb dank seiner Stärken Professionalität, fachliches Know-how und Erfahrung konstant erfolgreich am Markt. Dafür sorgen in erster Linie die rund 100 Mitarbeiter des Unternehmens, ein langjähriges, motiviertes und bestens ausgebildetes Team. Das IHK-zertifizierte Ausbildungsunternehmen besitzt deshalb auch ein eigenes Schulungszentrum mit moderner Medientechnik und bietet ein vielfältiges Fortbildungsangebot an, damit die Mitarbeiter immer „up to date“ sind. Fachkompetenz, Verlässlichkeit und der harmonische Umgang mit Kunden und Mitarbeitern prägen die Arbeitsweise.

Hightech-Vorreiter mit Innovationskompetenz
In den vergangenen Jahren steigerte Fiebig durch Investitionen und Neuorganisation seine Produktivität stark. So wurde beispielsweise mit den 2006 in Rheinstetten eröffneten, technisch modernen Betriebs­einrichtungen ein Automatisierungsgrad von über 90 Prozent erreicht. Damit ist die Leopold Fiebig GmbH & Co. KG heute einer der modernsten pharmazeutischen Großhändler, mit 600 Apotheken als Kunden und etwa einer Million ausgelieferter Packungen jeden Monat. Mit einem Vollsortiment von rund 70.000 Artikeln erzielt Fiebig damit einen Jahresumsatz von rund 200 Millionen Euro. Mit dieser Entwicklung konnte aber das im Unternehmen eingesetzte Dokumenten-Management-System nicht mehr mithalten. 2011 beschloss die Unternehmensleitung, ein neues DMS anzuschaffen. Dieses sollte sich leicht in das bestehende, heterogene System-Umfeld des Unternehmens integrieren lassen und einfach zu erweitern sein. Selbstverständlich sollte das neue System flexibel auf alle neuen Anforderungen reagieren können, die Arbeitsprozesse durch Workflows optimieren und den Umgang mit Dokumenten deutlich vereinfachen. Wichtig war zudem ein schneller und einfacher Zugriff auf die archivierten Dokumente sowie eine Zeit- und Kostenersparnis. Gleichzeitig wollte das Unternehmen die Datensicherheit verbessern und ein differenziertes Berechtigungssystem einführen, eine Thematik, die mit dem alten DMS ebenfalls nicht möglich war. Nach eingehender und ausführlicher Marktanalyse entschied sich das Unternehmen klar für ELOenterprise. Die ECM-Suite der ELO Digital Office GmbH überzeugte die Verantwortlichen durch die standardisierte Umgebung, durch Sicherheit, Workflows und Schnelligkeit.

Bei der Suche nach dem richtigen ELO Business-Partner fiel die Wahl auf die SIEVERS-GROUP. Diese war für ihren Top-Service bereits bekannt und bot alles aus einer Hand an (Dienstleistung, Hardware, Software). Darüber hinaus garantierte die SIEVERS-GROUP auch das Realisieren von Teilergebnisse zu festen Terminen, ein Angebot, das für Fiebig ein Höchstmaß an Planungssicherheit bedeutete. Gemeinsam mit dem IT-Partner startete das Projekt im Oktober 2011. Die Zielsetzung war, ELOenterprise als neues, zentrales ECM-System zu etablieren (Ablösung und Migration des vorhandenen DMS) und gleichzeitig ein Webportal für die Kunden („Fiebig Kundenportal“) mit ELOenterprise  aufzubauen. Dank seiner einzigartigen und leistungsstarken Module war die nahtlose Integration in die bereits bei Fiebig vorhandenen Geschäftsapplikationen (z. B. ERP, CRM und E-Mail) kein Problem. Denn die Service Orientierte Architektur (SOA) von ELOenterprise  stellt vor allem die Geschäftsprozesse in den Mittelpunkt.  Alle Elemente der gesamten IT-Struktur können miteinander kommunizieren und sicher Informationen austauschen. Dadurch ist es denkbar einfach, unternehmensübergreifende Prozesse umzusetzen. Mit dem in ELOenterprise enthaltenen Web-Client sollte das Internet-Kunden-Portal realisiert werden. Mit Hilfe der leistungsfähigen ELO Benutzerverwaltung lässt sich exakt steuern, welche Benutzer/welche Benutzergruppe auf welche Webseitenelemente Zugriff haben. Der gesamte Content wird dabei in ELO verwaltet. Hierdurch wird die Sicherheit der Kunden-Informationen garantiert. Die ebenfalls integrierte Workflow-Engine erleichtert zudem die Administration sehr komplexer und umfangreicher Webseiten und stellt sicher, dass Webinhalte nicht unkontrolliert veröffentlicht werden. Alle gängigen ECM-Funktionen wie Workflow, Benutzerverwaltung, Signatur, Berechtigungskonzepte, Versionierung, Archivierung, Check-in/Check-out und andere lassen sich sinnvoll mit dem Web-Client kombinieren.

Im Einzelnen sollte ELOenterprise  z. B. die PDFs des ERP-Systems archivieren, Eingangsrechnungen aus der Beleg-Klassifizierung übernehmen sowie die Dokumenten-Ablage und Workflows im Bereich der Kunden- und Lieferanten-Retouren ermöglichen. Das mit ELOenterprise  zu realisierende Webportal für die Kunden sollte automatisiert die ELO-User anlegen, den Stammdaten-Abgleich mit dem ERP-System ausführen und die Berechtigungen serverbasiert überprüfen. Geplant war also eine Lösung für alles. Ein Jahr später, im November 2012, konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Alle geplanten Ziele wurden vollständig erreicht und insgesamt profitieren heute bei Leopold Fiebig 100 Arbeitsplätze vom Projekt. Bereits Ende Dezember 2012 wurden 1,5 Millionen Dokumente in ELO verwaltet – und mit jedem Werktag (Montag bis Samstag) kommen rund 4.000 neue Dokumente hinzu. Zahlreiche Arbeitsprozesse wurden durch Workflows automatisiert und beschleunigt. Im Kundenportal können Apotheken über den ELO Client z. B. ihre Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine ansehen. Auch das Retourenmanagement ist jetzt wesentlich effizienter, sowohl bei den Apotheken- wie auch bei den Lieferantenretouren. Bisher war das Bearbeiten der Retouren von Hand sehr zeitaufwendig. Mit ELOenterprise erfolgt dagegen jetzt beispielsweise das Prüfen, ob Gutschriften bzw. Mahnungen zu erstellen sind, mit einem Workflow automatisiert. Dies spart Zeit, verbessert den Kundenservice und setzt Arbeitsressourcen frei, die sich anderweitig effizienter nutzen lassen.

Fazit und Ausblick
Die Beteiligten sind von der ELO Leistung rundum fasziniert, die Dokumentenablage ist perfekt optimiert und viele Arbeitsprozesse wurden beschleunigt – ohne aufwendige Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter. IT-Leiter Christian Kluger bestätigt: „Die kompetente Beratung, professionelle Umsetzung und Betreuung durch den ELO Business-Partner SIEVERS-GROUP sowie die Schnelligkeit und die Flexibilität von ELOenterprise  haben uns begeistert.“ Für die Zukunft ist geplant, dass ELOenterprise  auch die E-Mail-Archivierung übernimmt (E-Mail-Client: Lotus Notes). Denn die zentrale Verwaltung der E-Mails innerhalb der ELO ECM Suite senkt Unternehmenskosten und spart Ressourcen. ELOenterprise bietet alle notwendigen Funktionalitäten für ein umfassendes E-Mail Lifecycle Management (ELM): Von der einfachen E-Mail-Archivierung bis hin zum umfassenden E-Mail-Prozessmanagement. Darüber hinaus sollen das Vertragsmanagement, die Bedarfsmeldungen sowie die Personalakten in ELO integriert werden. Durch den Einsatz modernster IT-Technik von ELO Digital Office sichert sich die Leopold Fiebig GmbH & Co. KG also auch für die Zukunft einen großen Wettbewerbsvorteil. Damit bleibt Fiebig ein innovativer Hightech-Vorreiter, verbunden mit hoher Fachkompetenz, Servicequalität und Zuverlässigkeit, wovon die Geschäftspartner weiterhin profitieren.


Anforderungen & Lösungen

ELO-Module & Schnittstellen

IT-Umgebung

Datenbank/ Systemumgebung:
Oracle Database

Email-Landschaft:
IBM Notes

Betriebssystem:
Windows Server 2008

Collaboration-Software:
IBM Notes

Datenbank/ Systemumgebung:
Microsoft SQL

Das Projekt auf einen Blick

Das Unternehmen

Die Leopold Fiebig GmbH & Co. KG ist ein privater Pharma-Großhandel mit Vollsortiment für Apotheken. Fiebig führt mit 100 Mitarbeitern täglich rund 4.000 Lieferungen an 600 aktive Apothekerkunden aus.
Die Lösung

Einsatz von ELOenterprise  mit direkter Anbindung an das ERP-System. Der bereits in ELO integrierte Web-Client realisiert das Internet-Kunden-Portal.
Der Nutzen

  • Optimierung der Arbeitsprozesse
  • Schneller Zugriff auf Dokumente
  • Performantes „Fiebig-Kundenportal“
  • Berechtigungssystem schützt Daten
Die Herausforderung

Ablösung des vorhandenen DMS und Etablierung eines Webportals für die Kunden. Auflösung der Papierarchive. Optimierung der Unternehmensprozesse.

Andreas Sauer, Geschäftsführer
"Unsere Zielsetzung bei der Einführung von ELO war, unseren Kunden Mehrwerte zu bieten. Durch optimierte Abläufe und Prozesse in punkto Datenarchivierung und Dokumentenmanagement haben Apothekeninhaber mehr Zeit für das Kerngeschäft und Dinge, die ihren Betrieb wirklich erfolgreicher machen. "

Andreas Sauer, Geschäftsführer

Unser Partner berät Sie gerne

SIEVERS-SNC

Hans-Wunderlich-Str. 8

49078 Osnabrück, Deutschland

www.sievers-group.com
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