Ein Projekt von
ELO Digital Office GmbH
ELO Digital Office GmbH

Kurzinfos
Unternehmensgröße

> 501 Mitarbeiter

Branchen:

Energie- & Versorgungswirtschaft, Dienstleistungen, Bergbau

Land:

Deutschland

Mit ECM aus dem Vollen schöpfen

Die RAG Deutsche Steinkohle AG stellt mit ELOenterprise sukzessive auf elektronisches Arbeiten um und sorgt für die Bewahrung von Wissen für die Zukunft. ELOenterprise kommuniziert nahtlos mit SAP und ermöglicht dadurch einen automatischen Informationsaustausch. Berechtigte Mitarbeiter greifen blitzschnell auf Informationen zu. Die Abläufe sind heute wesentlich schneller und transparenter als früher. Zudem liegen die Unternehmensdaten der RAG jetzt revisionssicher und zentral im ELO Archiv vor.

Die Förderung deutscher Steinkohle ist das Kerngeschäft der RAG Aktiengesellschaft. Mit Bergwerken in NRW und dem Saarland ist das Unternehmen wichtiger Auftrag- und Arbeitgeber in den Bergbau-Regionen. Als Arbeitgeber und Technologieführer erzeugt das Unternehmen wesentliche Beschäftigungseffekte weit über diese Region hinaus. In der Unternehmensphilosophie der RAG Deutsche Steinkohle ind Produktivität, Arbeitssicherheit und Umweltschutz fest verankert. Das Unternehmen beschäftigt rund 20.000 Mitarbeiter.

Mit ELOenterprise und Atos ins ECM-Zeitalter
Im Jahr 2004 beschloss der RAG-Konzern, seine Unternehmensprozesse tiefgreifend zu verändern. In Zukunft wollte man sukzessive die Unternehmensbereiche auf elektronisches Arbeiten umstellen. Hierzu führte der RAG-Konzern das Enterprise-Content-Management-System (ECM) ELOenterprise ein. Mit der Optimierung der IT-Prozesse bei der RAG wurde der ELO Business-Partner Atos IT-Dienstleistung und Beratung GmbH, Gelsenkirchen, beauftragt. Die Entscheidung zur Umstrukturierung und ELO Einführung sollte vor allem Zukunftssicherheit bringen, wie Rolf Schäfer, Projektleiter RAG bestätigt: „Wir wollten vor allem alte Papierarchive und Akten auflösen und die Informationen im elektronischen Archiv vorhalten. Die traditionelle Dokumentenverwaltung ist mittlerweile überholt, die Zukunft ist digital. Daher ist es uns wichtig, einen sicheren Wissenstransfer für ie Zukunft zu schaffen, um dadurch Wissen zu bewahren. ELOenterprise bietet hierfür bereits in der Basisausstattung alle Möglichkeiten, die wir für die Optimierung brauchen.“

Neue Wege für schnelle und sichere Prozesse
Viele Prozesse wurden in der Vergangenheit bei der RAG gar nicht oder nicht ausreichend digital unterstützt. Aufgrund der Prozesskomplexität und der Unmengen an Informationen ging ATOS bei der Optimierung Schritt für Schritt vor: einige Projekte wurden zeitgleich gesteuert, andere wurden nacheinander aufgebaut. Das ECM-Projekt startete in der Steuer- und der Rechtsabteilung. Dort werden heute alle Rechtsfälle, Urkunden und steuerrelevante Dokumente revisionssicher in ELOenterprise archiviert. Kurz darauf folgte bereits die Einbindung des arbeitsmedizinischen Bereichs. Im arbeitsmedizinischen Bereich werden alle medizinischen Untersuchungen der Mitarbeiter in einem Ärzte-System verwaltet. Vor der Einführung ieses Systems wurden die Patientenakten ausschließlich in Papierordnern vorgehalten, jetzt liegen die sensiblen Daten sicher im ELO Archiv und sind, ausschließlich für berechtigte Mitarbeiter, auf Knopfdruck jederzeit wieder einsehbar.

Wissensbewahrung für die Zukunft
Bereits im Vorfeld wurden die RAG-Strukturen elektronisch im ELO Archiv abgebildet, um die Altakten einzuscannen und in ELO zu archivieren. Die Verschlagwortung erfolgte hier teils automatisch, teils manuell. Fast jeder Unternehmensbereich besitzt mittlerweile sein eigenes elektronisches Archiv, in dem die Unternehmensdaten zentral und sicher liegen. Neben Patientenakten und Bergwerksunterlagen werden auch Presseinformationen, sämtliche Fachzeitschriften, Verträge, Vorstandsdokumente, Betriebsratsinformationen und die Behördenkommunikation sowie viel technisches Know-how in ELO verwaltet und archiviert. E-Mails legen die Mitarbeiter manuell und projektbezogen direkt aus Outlook in ELO ab.

SAP und ELO nahtlos verzahnt
Software, Softwarelizenzen, Geräte oder Hardware: alles, was in der IT-Beschaffung anfällt, wurde in der Vergangenheit bei der RAG über Papier geordert, verwaltet und in SAP gebucht. Der komplette Vorgang, bevor die Bestellanforderung (BANF) in SAP ausgelöst wurde, barg eine große Menge an Optimierungspotenzial. Deswegen beschlossen die Projektleiter, ELOenterprise mit SAP zu verzahnen und das Papier völlig aus der IT-Beschaffung zu verbannen. Heute brauchen die Mitarbeiter für die IT-Bedarfsbestellung lediglich ein Outlook-Formular. Das Formular wird direkt aus Outlook an ELO übergeben. ELO liest daraufhin automatisch die Felder des Formulars aus und befüllt die Dokumenten-Verschlagwortung. Über die ELO Verschlagwortung wird das Dokument dann automatisch an der richtigen Stelle im ELO Archiv abgelegt. Gleichzeitig übergibt ELO die Daten an SAP. In SAP wird eine BANF anhand der ausgelesenen Daten generiert und zu einer Bestellung weiter verarbeitet. Das SAP-System erstellt hierzu eine BANF- und Bestell-Nummer, die dann im Gegenzug wieder an ELO kommuniziert wird.

Kleine Schnittstelle leistet Großes
Eine „kleine“ Schnittstelle, die Großes leistet, wie auch Rolf Schäfer erzählt: „Die Kommunikation zwischen SAP und ELO läuft in beide Richtungen nahtlos. Wir
brauchen hier überhaupt kein Papier mehr. Der Anwender nutzt für das Auslösen eines Bestellvorgangs nur noch das Outlook-Formular, der Rest wird automatisch initiiert und weiterverarbeitet. Der grundlegende Bestellprozess wird in SAP verwaltet, alle dazugehörigen Dokumente liegen sicher im ELO Archiv und können zu jedem Zeitpunkt der Vorgangsbearbeitung über das SAP-System angezeigt werden. Die Bestellanforderung läuft für uns jetzt viel schneller und vor allem zu jeder Zeit nachvollziehbar.“

Workflows sicher im Einsatz
Auch der elektronische Workflow kommt bei der RAG zum Einsatz. So wird Eingangspost eingescannt und per ELO Workflow an die jeweiligen Bereiche verteilt. Die Abwicklung von Fremd-Insolvenzen innerhalb der kaufmännischen Verwaltung wird ebenfalls von Workflows gesteuert: Der Antrag zur Insolvenzabwicklung geht zur Bearbeitung und Benachrichtigung an viele Fachbereiche, die dazu lediglich einen elektronischen Fragebogen ausfüllen. ELO steuert den kompletten Prozess automatisch in Kooperation mit Outlook und archiviert dann den finalen Fragebogen sowie ein Workflow-Schrittprotokoll abschließend sicher im Archiv.

Aussichten
Das ECM-Projekt bei der RAG ist ein lebendiges: in Zukunft sind weitere Prozessoptimierungen zur Unterstützung eines geregelten Auslaufs der Steinkohleförderung in 2018 erforderlich, die Schritt für Schritt umgesetzt werden. Im Fokus stehen dabei betriebliche und gesetzliche Anforderungen und die Know-how-Sicherung. Mitarbeiterakzeptanz ist dabei ein wichtiges Stichwort und die RAG-Anwender stehen voll und ganz hinter dem neuen digitalen System, wie der Projektleiter Rolf Schäfer erzählt: „Am Anfang steht man neuen Dingen sicherlich skeptisch gegenüber. Nach einer kurzen Anlaufzeit haben alle unsere Mitarbeiter ELOenterprise voll akzeptiert, mit Sicherheit auch deshalb, weil das System trotz komplexer Technologie für den Anwender selbsterlernend ist. Die Offenheit für weitere Optimierungen mit der ECM-Technologie ist daher bei uns durchweg vorhanden.“

Anforderungen & Lösungen

ELO-Module & Schnittstellen

IT-Umgebung

ERP-System/ Finanzbuchhaltung:
SAP

Email-Landschaft:
Microsoft Exchange

Personalverwaltungssoftware:
SAP HR

Betriebssystem:
Windows 7

Collaboration-Software:
Sharepoint

Datenbank/ Systemumgebung:
Oracle Database

Das Projekt auf einen Blick

Das Unternehmen

Die Förderung deutscher Steinkohle ist das Kerngeschäft der RAG Aktiengesellschaft. Als Arbeitgeber und Technologieführer erzeugt das Unternehmen wesentliche Beschäftigungseffekte weit über die Bergbauregion hinaus. Das Unternehmen beschäftigt rund 20.000 Mitarbeiter. 
Die Lösung

Einsatz von ELOenterprise mit Anbindung an SAP. Altakten wurden komplett in ELO eingescannt und archiviert. Fast jeder Unternehmensbereich nutzt inzwischen das elektronische ELO Archiv.
Der Nutzen

  • Transparente und sichere Prozesse
  • Informationen stehen zentral und schnell zur Verfügung
  • Unternehmensdokumente liegen revisionssicher im elektronischen Archiv
  • Sensible Daten sind zusäztlich durch Berechtigungssysteme geschützt
Die Herausforderung

Auflösung der Papierarchive. Wissensbewahrung für die Zukunft. Anbindung an SAP. Optimierung der Unternehmensprozesse im Allgemeinen. 
Rolf Schäfer, Projektleiter RAG
""Die Dokumentenverwaltung der Zukunft ist digital. Daher ist ein sicherer Wissenstransfer wichtig, um für die Zukunft Wissen zu bewahren. ELOenterprise bietet hierfür bereits in der Basis alles, was wir für die Optimierung brauchen.""

Rolf Schäfer, Projektleiter RAG

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