Kurzinfos
Unternehmensgröße

< 250 Mitarbeiter

Branchen:

Maschinen- und Anlagenbau, Elektroindustrie & High Tech, Chemie & Pharmaindustrie

Land:

Österreich

Mit ELO immer am Puls der Zeit

Die Röchling LERIPA Papertech GmbH & Co. KG, mit Sitz in Oepping in Oberösterreich, ist ein führender Hersteller und Verarbeiter von Kunststoffen. Die Stärke des Unternehmens ist die Fertigung von hochwertigen Verschleißteilen für Papiermaschinen, den Allgemeinen Maschinen- und Anlagenbau sowie der Agrartechnik. Darüber hinaus ist Röchling LERIPA Papertech ein kompetenter Ansprechpartner für Zeichnungsteile und Individuallösungen aus technischen Kunststoffen. Von einer regional führenden Ledergerberei entwickelte sich die Röchling LERIPA Papertech GmbH & Co. KG zu einem Global Player, der in den unterschiedlichsten Branchen höchst erfolgreich tätig ist. Das Unternehmen verfügt über zwei Tochterfirmen und ist Weltmarktführer für Entwässerungselemente und Saugwalzendichtungen bei Papiermaschinen. Mit ELOprofessional erhielt das Unternehmen nun ein durchgängiges Enterprise-Content-Management-System mit einer Integration in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV.  

Einstieg ins Enterprise-Content-Management
Die Arbeit im Betrieb ist von individuellen Prozessen geprägt, da die Produkte meist auf Basis technischer Zeichnungen der Kunden hergestellt werden. 2011 führte das Unternehmen ein neues ERP-System (Microsoft Dynamics NAV) ein, um diese Prozesse zu vereinheitlichen und eine zukunftssichere IT-Basis zu schaffen. Gleichzeitig sollte auch das Enterprise-Content-Management (ECM) modernisiert werden. Wichtige Anforderungen an das ECM-System waren: einfache Dokumentablage und einheitliche Ablagestrukturen, Kopplung des ERP-Systems mit dem ECM-System zur automatischen Dokumentenintegration und als Verschlagwortungshilfe, Einführung des ECM-Systems in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Versand und Fertigung, Migration eines Teils der bereits im Vorgängersystem archivierten Dokumente in das neue ECM-System, Optimierung der Dokumentenlogistik und Bearbeitungsprozesse in den Bereichen: Scannen, Verteilung und Bearbeitungstempo, Dokumentensicherheit sowie Volltext-Dokumentensuche, automatisches Eingangsrechnungsmanagement. Aufgrund sehr guter Erfahrungen in der Gruppe, gab Röchling Engineering Plastics KG eine Empfehlung ab: für ELOprofessional als ECM-System und ACTIWARE als ELO Business-Partner. Dennoch sondierte Röchling LERIPA Papertech zuerst den Markt – doch ELOprofessional überzeugte ebenso wie die Kompetenz der ACTIWARE-Berater. ELO brachte alle Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt mit und punktete zudem mit einem hervorragenden Preis-Leistungsverhältnis.

Ganzheitliche Dokumentenintegration
Die Anforderungen an das ECM-System von Röchling LERIPA konnten mit ACTIWARE und ELOprofessional umfassend gelöst werden. Die Kopplung des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV mit ELOprofessional erfolgte durch den ELO Business Logic Provider (BLP). Dank eines Templates für NAV mit bestehenden Datenzugriffen und Verwendungsdefinitionen, wurden sämtliche Integrationsaufgaben schnell und unkompliziert gelöst – ohne aufwendige Einzelprogrammierung. Die Vorteile der neuen Lösung sind umfassend: alle Druckdaten aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV werden mit dem BLP automatisch in ELO abgelegt. Die manuelle Ablage von Dialogdokumenten (E-Mails, Word etc.) oder Scanbelegen erfolgt leichtgängig, da ELO BLP eine sehr gute Bedienunterstützung bietet. Dies führte zu einer großen Akzeptanz bei den Anwendern von Röchling LERIPA. Mit ELO BLP Barcode profitiert auch die Qualitätskontrolle von der neuen Lösung. Produktionsbegleitbelege und Qualitätsprotokolle werden automatisch beim Ausdrucken aus Dynamics NAV mit einem Barcode versehen, über den die spätere Zuordnung in ELO problemlos möglich ist. So sparen die Mitarbeiter viel Zeit.

Recherche mit ELO Business Connect
Die Anwender profitieren heute von einem weiteren entscheidenden Vorteil. Sie können flexibel aus NAV heraus auf Dokumente in ELO zugreifen. Die entsprechende Verbindung wurde sehr einfach mit der Integrationssuite ELO Business Connect (BC) geschaffen. Über die ELO BC-Sidebar erhalten die Mitarbeiter von Röchling LERIPA zudem wichtige Funktionen für das Tagesgeschäft. Über ein Suchfeld kann der Anwender Stichworte eingeben, z.B. einen Kundennamen. ELO BC liefert dann alle zu dem Kunden gehörenden Belege – egal ob Auftrag, Gutschrift, Rechnung oder Schriftverkehr –, sodass diese direkt im Zusammenhang eingesehen und bearbeitet werden können. „Neben den ausgezeichneten Suchfunktionen werden unsere Mitarbeiter mit ELO BC auch im operativen Geschäft optimal unterstützt. So können wir beispielsweise eine E-Mail direkt zum Vorgang versenden. Diese wird wiederum automatisiert und vorgangsbezogen in NAV abgelegt“, berichtet Mario Engleder, IT-Leiter bei Röchling LERIPA. 

Eingangsrechnungsmanagement
„Im Bereich Eingangsrechnungsmanagement haben wir ein großes Rationalisierungspotential gesehen“, erklärt Engleder weiter. „Rechnungen durchlaufen bei uns mehrere Stationen und das kostet viel Zeit und Aufwand.“ Aus dieser Intension wurden die Einsatzmöglichkeiten des Moduls ELO DocXtractor geprüft. Mit dem DocXtractor lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten von Rechnungen stark verkürzen. Das Modul leistet intelligent und automatisiert die Klassifizierung, Indizierung und Informationsextraktion eingehender Rechnungen. Dank vorgefertigter Konfigurationsmodelle ließ sich der DocXtractor sehr schnell und ohne großen Aufwand an die unternehmensspezifischen Anforderungen von Röchling LERIPA anpassen. In der Praxis werden mit dem DocXtractor nun alle Eingangsrechnungen u.a. auf ihre kaufmännische Gültigkeit und rechtliche Konformität geprüft, automatisch gegen NAV-Daten evaluiert und dem entsprechenden Lieferanten und/oder Bestellung zugeordnet. Relevante Daten für die weitere Verarbeitung werden extrahiert und mit dem jeweiligen Beleg per Workflow automatisiert dem richtigen Mitarbeiter zur Freigabe übermittelt. Die enge Integration von ELO und NAV spart viel Zeit. Alle Dokumente sind zentral organisiert und Vorgänge weitestgehend automatisiert, sodass die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich reduziert wurde. IT-Leiter Mario Engleder: „Durch die automatische Ablage geht die Fehlerquote gegen Null. Das ist ein Riesenvorteil.“

Fazit und Ausblick
Mit ELO hat das Unternehmen jetzt eine flexibel ausbaubare Lösung. Für die Zukunft sind bereits weitere Projekte geplant. Die Rechnungsverarbeitung soll erweitert werden, sodass auch die Kontierung der Dokumente im Workflow und das Erzeugen eines Buchungsvorschlags in der Finanzbuchhaltungsanwendung von Microsoft Dynamics NAV vollautomatisiert ablaufen. Von den rund 250 Mitarbeitern des Unternehmens profitieren inzwischen rund 100 von der enormen Zeitersparnis durch ELOprofessional. Neben der großen Arbeitserleichterung führt auch die anwenderfreundliche, moderne Oberfläche zu einer hohen Zufriedenheit bei den Anwendern. „Selbst die anfänglichen Skeptiker“, sagt IT-Leiter Mario Engleder, „können es sich inzwischen nicht mehr vorstellen, ohne ELOprofessional zu arbeiten.“

Anforderungen & Lösungen

ELO-Module & Schnittstellen

Weitere Module

BLP Branchentemplate Produktion



IT-Umgebung

Datenbank/ Systemumgebung:
Microsoft SQL

ERP-System/ Finanzbuchhaltung:
Microsoft Dynamics NAV

Email-Landschaft:
Microsoft Exchange

Betriebssystem:
Windows Server 2008, Windows 7, Windows 8

Collaboration-Software:
Sharepoint

Das Projekt auf einen Blick

Das Unternehmen

Röchling LERIPA Papertech GmbH & Co. KG, mit Sitz in Oepping in Oberösterreich, ist ein führender Hersteller und Verarbeiter von Kunststoffen. Seine Stärke ist die Fertigung von hochwertigen Verschleißteilen.

Die Lösung

ELOprofessional in Kombination mit dem Business Logic Provider (BLP) und Business Connect (BC) überzeugte durch Funktionalität und Verfügbarkeit „aus dem Standard“. Die Empfehlung des Mutterkonzerns, der ELO bereits erfolgreich einsetzt, kam positiv hinzu.

Der Nutzen

  • Einheitliche Ablagestrukturen
  • Automatisierte Ablage aus ERP-System
  • Zeitersparnis
  • Deutlich reduzierte Fehlerquote durch Workflow-gesteuerte Prozesse
Die Herausforderung

Das neue ECM-System sollte folgende Punkte ermöglichen:

  • einheitliche Ablagestrukturen
  • automatische Ablage von Dokumenten aus dem ERP-System
  • umfassende Suchfunktionen, um Dokumente und Daten schnell zu finden
  • Optimierung der Bearbeitungsabläufe
  • automatisches Rechnungsmanagement
Mario Engleder, IT-Leiter
"Selbst die anfänglichen Skeptiker können sich heute nicht mehr vorstellen, ohne ELOprofessional zu arbeiten. "

Mario Engleder, IT-Leiter

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