Kurzinfos
Unternehmensgröße

< 25 Mitarbeiter

Branchen:

Informationstechnologie, Dienstleistungen, Berater

Land:

Deutschland

Schnelle Informationsrecherche und hohe Datenqualität
Die Schneider & Wulf EDV-Beratung setzt mit ELOprofessional auf Transparenz in der Rechnungsverwaltung, schnellere Durchläufe und daraus resultierende Kostenreduktion. ELO ist mit DATEV, dem ERP-System C-Entron und dem CRM Super Office verzahnt und fungiert als zentrale Informationsplattform. Das Unternehmen profitiert von schneller Informationsverfügbarkeit und hoher Datenqualität. Als erfahrener IT-Dienstleister liefert die Schneider & Wulf EDV-Beratung seit 1988 IT-Lösungen für den Mittelstand. Schwerpunkte des Leistungsangebots sind Service- und Dienstleistungskonzepte sowie die Entwicklung & Implementierung von Lösungen rund um das CRM-System SuperOffice. Das Unternehmen agiert sowohl im deutschsprachigen Raum als auch im europäischen Ausland und den Vereinigten Staaten.

Die Schneider & Wulf EDV-Beratung bietet ihren Kunden hohe Service-Qualität und liefert maßgeschneiderte Lösungen, die gemeinsam mit den Kunden erarbeitet werden. In diesem Zusammenhang ist es die Philosophie des Unternehmen, offen für Neuerungen und Veränderungen zu sein - auch in Bezug auf die eigenen EDV-Strukturen. Daher beschloss der IT-Dienstleister 2007, sich von unnötigem Papier innerhalb der Verwaltung zu verabschieden und das Enterprise-Content-Management (ECM) ELOprofessional einzuführen. Man wollte weg von den Papierordnern hin zu elektronischen Kunden- und Lieferantenakten. ELO sollte als zentrale Plattform fungieren, auf der Belege aus den unterschiedlichsten Systemen zusammenlaufen. Ziel war es, damit die Transparenz der Rechnungsfreigabeprozesse zu verbessern, den Prozessdurchlauf zu beschleunigen und die Kontierung in Zusammenarbeit mit der externen Finanzbuchhaltung (FiBU) zu optimieren.

Nahtlose Integration für eine zentrale Informationsplattform
Die Umsetzung des ECM-Projekts vertraute Schneider & Wulf EDV-Beratung einem zertifizierten ELO Business-Partner an. ELO ist im Laufe des Projekts komplett mit der vorhandenen IT-Struktur verzahnt worden. DATEV, das ERP-System C-Entron sowie das CRM Super Office sind in ELO integriert worden, um einen nahtlosen Datenaustausch unter den Systemen zu gewährleisten. Mit einem vom Business-Partner, auf Basis von ELO, entwickelten Modul wird vor allem der Kontierungsprozess optimal unterstützt. Die Zusammenarbeit mit dem ELO Business-Partner im Vorfeld der Projektumsetzung war ein wichtiger Erfolgsfaktor, wie Sven Wulf, Geschäftsführer der Schneider & Wulf EDV-Beratung bestätigt: "Die Zusammenarbeit mit unserem ELO Business-Partner können wir nur mit 'sehr gut' bewerten. Die Projekte wurden bisher zielorientiert und zeitoptimiert ausgeführt und verliefen stets zu unserer vollsten Zufriedenheit."

Eingehende Rechnungen werden heute bei Schneider & Wulf EDV-Beratung gescannt und über das Business-Partner-Modul mit Stammdaten aus dem ERP-System automatisch verschlagwortet. Gleichzeitig startet der ELO-Workflow den Freigabeprozess. Je nach Belegart, Lieferant und Betrag ist der Dokumentenfluss vordefiniert. Nach erfolgter Freigabe wird die Kontierung vollständig über eine komfortable grafische Oberfläche erfasst. Alle Daten werden direkt in ELO gespeichert und monatlich an die DATEV REWE exportiert. Der Zugriff durch den Steuerberater auf die Belege in ELO erfolgt über eine VPN-Verbindung. Damit fallen der Transport von Papier und die Mehrfacherfassung von Informationen komplett weg. Alle Belege aus dem ERP- und CRM-System werden automatisch an der richtigen Stelle im ELO-Archiv revisionssicher abgelegt. Mittlerweile wird das ELO-Archiv abteilungsübergreifend genutzt: Neben der kaufmännischen Belege werden auch Verträge, Serviceberichte, Dokumentationen und Belege aus der Personalverwaltung in ELO verwaltet und sicher archiviert.

Hohe Mitarbeiterakzeptanz
Aufgrund der im Vorfeld erfolgten Analyse, Zieldefinition und Workshops mit dem ELO Business-Partner ist die ECM-Lösung von allen Beteiligten sofort sehr gut angenommen worden. Bei der Konzeption und Umsetzung hat der ELO Business Partner die Schneider & Wulf EDV-Beratung aufgrund ihres IT-Know-hows sehr stark und aktiv mit eingebunden. Die Vorteile, die sich im täglichen Arbeitsalltag zeigen, wie der schnelle Zugriff auf alle Kunden- und Lieferantebelege, schnellerer Rechnungsdurchlauf oder die Vorgangstransparenz, erhöhen zudem die Mitarbeiterakzeptanz. Die intuitive ELO-Benutzeroberfläche konnten alle Mitarbeiter bereits nach einer kurzen Schulung sicher bedienen.

Nachhaltiges ECM
Schneider & Wulf EDV-Beratung hat seine bisher gesteckten Ziele mit ELO voll erreicht, wie auch der Geschäftsführer Sven Wulf bestätigt: "ELO bietet uns seit der Einführung eine enorme Arbeitserleichterung und einen sehr viel besseren Überblick über alle Dokumente. Zudem wurde das Controlling von Rechnungen nachhaltig verbessert." Im März 2012 hat das Unternehmen auf das neue ELOprofessionel 2011 aktualisiert.

Anforderungen & Lösungen

IT-Umgebung

ERP-System/ Finanzbuchhaltung:
DATEV

CRM:
SuperOffice

Das Projekt auf einen Blick

Das Unternehmen

Die Schneider & Wulf EDV-Beratung liefert seit 1988 IT-Lösungen für den Mittelstand. Schwerpunkte des Leistungsangebots sind Service- und Dienstleistungskonzepte sowie die Entwicklung & Implementierung von Lösungen rund um das CRM-System Super Office.


Die Lösung

ELOprofessional wird als zentrale Plattform installiert, auf der die Belege der unterschiedlichen Systeme zusammenlaufen. Mit der Business-Partner-Lösung wird die Erfassung und Verbuchung der Rechnungsbelege automatisiert. ELO-Workflows steuern die Abläufe.


Der Nutzen

Schneller Rechnungsdurchlauf, Kontierung, hausintern, Transparenz, Kostenreduktion, sofortiger Zugriff auf alle Kunden- / Lieferantenbelege von allen berechtigten Anwendern.



Die Herausforderung

Einführung elektronischer Kunden- und Lieferantenakten auf einer zentralen Informationsplattform. Einbindung von DATEV, dem ERP-System C-Entron und dem CRM Super Office. Automatisierte Steuerung der Rechnungsfreigabeprozesse. Optimierung der Kontierung in Zusammenarbeit mit der externen Finanzbuchhaltung (FiBU).


Sven Wulf, Geschäftsführer Schneider & Wulf EDV-Beratung
"ELO bietet uns seit der Einführung eine enorme Arbeitserleichterung und einen sehr viel besseren Überblick über alle Dokumente. Zudem wurde das Controlling von Rechnungen nachhaltig verbessert."

Sven Wulf, Geschäftsführer Schneider & Wulf EDV-Beratung

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