Ein Projekt von
ELO Digital Office GmbH
ELO Digital Office GmbH

Kurzinfos
Unternehmensgröße

< 500 Mitarbeiter

Branchen:

Dienstleistungen, Finanzwesen

Land:

Luxemburg

Mit ELO Eingangsrechnungen digitalisieren und auswerten

Bei der Stugalux-Gruppe, einem Immobilien-Projektentwickler und Bauträger, gehen jährlich rund 13.000 Rechnungen ein. Da sich die Preise nach der jeweiligen Bestellmenge richten, hatte Stugalux die Idee, die Rechnungen zu digitalisieren. Denn so ließen sich die im Rahmen der Bestellung mit den Lieferanten vereinbarten Preise einfacher ab- und miteinander vergleichen – ganz im Sinne einer besseren Kostenkonsistenz. Ziel ist, die Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen und durch die Preiskontrolle Kosten zu sparen. Im Zuge derer wird geprüft, ob die tatsächlich berechneten Preise auch denjenigen entsprechen, die ausgehandelt wurden. Alle neuen Eingangsrechnungen werden nun von der Sekretärin eingescannt. Der ELO DocXtractor liest dabei die einzelnen Felder einer jeden Rechnung aus und synchronisiert die Daten automatisch mit dem System für Enterprise-Resource-Planning (ERP) Microsoft Dynamics Nav 2013.

Enges Zusammenspiel mit dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV
 „Wir haben den ELO DocXtractor gewählt, da er sich nahtlos mit unserem ERP-System verzahnen lässt und unseren Anforderungen am besten entspricht. Wir müssen nun nicht mehr wie zuvor Lieferanten und Betrag manuell eingeben, denn jetzt fließen automatisch alle Details rund um die Bestellung direkt in das ERP-System ein», präzisiert Arnaud Blondel, der bei Stugalux für die Organisation verantwortlich zeichnet. Für ihn hat Genauigkeit oberste Priorität, sowohl um eine Referenz wiederzufinden als auch um Preise zu kalkulieren. « Mit Hilfe des ELO DocXtractor verbessern wir die Datengenauigkeit innerhalb der kaufmännischen Software. So vermeiden wir erneute sowie fehlerhafte Dateneingaben.“ Dank der engen Verknüpfung des DocXtractor mit dem ERP-System ist Stugalux in der Lage, die vom Lieferanten berechneten Einkaufspreise automatisch abzugleichen.

Kostenersparnisse dank automatisiertem Abgleich der Lieferantenpreise
DerELO DocXtractor liest exakt jedes Rechnungsfeld aus und synchronisiert die Daten mit Microsoft Dynamics NAV. So lässt sich beispielsweise genau feststellen, welche Menge und welche Sorte von Beton zu welchem Preis bei welchem Lieferanten bestellt wurden. Bei Rechnungen mit Bestellbezug lassen sich so einfach die angesetzten Preise überprüfen – sowohl in Bezug auf den Lieferanten als auch den Warentyp. „Der DocXtractor hat sich durch den Rückgang fehlerhafter Preise von Seiten unserer Lieferanten schon beinahe bezahlt gemacht, seit wir ihn nutzen“, freut sich Arnaud Blondel. Sobald alle Felder abgeglichen sind, lassen sich Rechnungen einfach auswerten und die Kosten pro Artikel, die Entwicklung der Preise etc. nachvollziehen.

Zeitgewinn dank ELO
Stugalux gewinnt mit Hilfe der automatisierten Rechnungsbearbeitung nicht nur Zeit, die Mitarbeiter sind auch in der Lage, die einmal digitalisierten Dokumente einfach wiederzufinden – einschließlich aller enthaltenen Details. Grund hierfür ist die hohe Klassifikationsqualität des DocXtractor. So findet er in Sekundenschnelle die Angaben zur bestellten Menge an Sand oder Beton vergleichbarer Baustellen oder auch die Referenzen zu Anlagen oder Geräten, um eine identische Bestellung aufzugeben. Darüber hinaus hat Stugalux über die Zusammenarbeit mit dem IT-Beratungsunternehmen Multidata die Funktionalität des ELO ECM kennengelernt. So wird künftig jede übergeordnete Akte einer Baustelle mit Hilfe von ELO digitalisiert: Sie umfasst die Gesamtheit der Dokumente entlang des Lifecycle einer Baustelle (Besprechungsprotokolle, Bestellungen etc.). Dank der digitalen Recherchemöglichkeit sind die Mitarbeiter nun schneller auskunftsfähig. Das ELO ECM ermöglicht die Digitalisierung der konventionellen, papiergebundenen gelben Baustellenordner. Stugalux spart sich somit Archivfläche und profitiert von mehr Platz. Das ELO ECM bietet Stugalux einen effizienten Workflow, um verschiedene Versionen zu verwalten und die Elektro- und Architektenpläne freizugeben. Jeder in die Planung einbezogene Mitarbeiter kann so Änderungen vorschlagen – und dank der eindeutigen Versionsverwaltung jeden Bearbeitungsstand nachvollziehen. Die genehmigte Version wird dann in der Bauakte abgelegt. Dank der Möglichkeit, Dokumente in ELO zu teilen, verfügt jeder Beteiligte jeweils über den letzten Versionsstand des Plans, was Verwechslungen vermeidet. Mit Hilfe der ECM-App ELO for Mobile Devices können die Projektleiter auch direkt auf der Baustelle über ihre iPads auf die Bauakten zugreifen. Stugalux schätzt ganz besonders die Betreuung durch das Multidata-Team. Nicht zuletzt spielte die menschliche Komponente eine große Rolle für den Erfolg des Projektes. Ausschlaggebend war und ist jedoch auch die Tatsache, dass die Berater den Bauexperten die weiterführenden Möglichkeiten von ELO nahegebracht haben. Daher setzt Stugalux auch künftig auf die Zusammenarbeit mit Multidata.

Ausblick
Stugalux plant, einen Freigabe-Workflow für Rechnungen einzuführen.Außerdem wird eine Schnittstelle entwickelt, damit bestimmte Informationen aus dem ELO ECM automatisch auf eine Immobilien-Website einfließen können.Stugalux hat vor, das ECM-System immer intensiver zu nutzen, denn sie entdecken jeden Tag neue Funktionen, die ihren Arbeitsalltag vereinfachen.

Anforderungen & Lösungen

ELO-Module & Schnittstellen

IT-Umgebung

ERP-System/ Finanzbuchhaltung:
Microsoft Dynamics NAV

Betriebssystem:
Windows 7

Das Projekt auf einen Blick

Das Unternehmen

Stugalux ist ein Immobilien-Projektentwickler und Bauträger und beschäftigt über 300 Mitarbeiter, davon 250 Arbeiter.

Die Lösung

Alle Eingangsrechnungen werden mit dem ELO DocXtractor digitalisiert, der sich mit Microsoft Dynamics NAV synchronisiert. Das ELO ECM bietet auch von der Baustelle aus Zugriff auf die digitalen Akten.
Der Nutzen

  • Schnellerer Zugriff auf die Rechnungen
  • Automatische Erfassung der Preise
  • Einsparungen aufgrund von Kostenanpassungen bei festgestellten Abweichungen
  • Digitalisierung der Akten über den Lifecycle einer Baustelle hinweg
  • Fernzugriff auf Pläne
  • Workflow für die Freigabe von Plänen
Die Herausforderung

Digitalisierung der Rechnungen und Datensynchronisierung mit dem ERP-System zur automatischen Prüfung der  von den Lieferanten berechneten Einkaufspreise.

Arnaud Blondel, Organisationsleiter
"Dank der Digitalisierung können wir nun einfach die Preise vergleichen, die wir mit dem jeweiligen Lieferanten ausgehandelt haben. Dies reduziert den Aufwand, so dass sich die Anschaffungskosten für den ELO DocXtractor schon beinahe amortisiert haben."

Arnaud Blondel, Organisationsleiter

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