Des processus bien structurés sont la base d'une stratégie de dématérialisation réussie. Avec ELO ECM Suite, les processus manuels peuvent être dématérialisés, structurés et mis en place individuellement. Le résultat : plus de temps, des économies d'argent, des processus plus efficaces et une compétitivité hors normes. Toute l'entreprise profite de ces valeurs ajoutées.
Avec ELO ECM Suite, vous pouvez digitaliser et automatiser vos processus métier individuellement et selon vos exigences. Les processus sont finalisés plus rapidement, les décisions prises sur la base d’informations fiables, garanties par des étapes de validation efficientes. La solution de GED workflow ELO dispose d’une grande puissance de paramétrage, qui facilite la modélisation sur mesure des processus en fonction de vos besoins.
Selon la complexité des processus qu'il s'agit de représenter, différents workflows sont à votre disposition. ELO ECM Suite est un outil qui vous permet de diriger vos processus de manière personnalisé.
Des processus de validation ou de prise de connaissance pour un document précis peuvent être initiés en quelques clics via le processus ad hoc. La distribution des actions pourra au choix être séquentielle ou parallèlisée.
Les processus plus complexes peuvent être automatisés avec le processus standard. Pour ceci, le créateur de workflow, qui est intégré dans ELO ECM Suite, vous propose une grande flexibilité : vous pouvez créer des flux individuels, que vous pouvez adapter avec du scripting et des règles de traitement basées serveur.
Un grand nombre de processus d’entreprise peuvent être adressés via des workflows doublés de formulaires en ligne: factures, demandes de congés, déclaration d’affaires, saisie de contrats, etc. Avec le designer de formulaires intégré dans ELO ECM Suite, vous pourrez ainsi créer des formulaires personnalisés qui permettent de gérer vos processus en toute simplicité.
Dans votre centrale d'informations personnelle (Mon ELO), vous gardez une vue d'ensemble de tous les processus en cours, les processus expirés ou encore les processus récents. Vous pouvez interagir à tout moment : un clic sur le processus correspondant suffit pour le lancer dans l'affichage des tâches, et effectuer les actions et tâches prévues.
Malgré l'automatisation des processus métiers, de nombreuses validations sont effectuées par le biais de signatures. Les solutions de signature digitales remédient à ces difficultés : avec Universign ou ELO for DocuSign, ELO ECM Suite propose une interface qui vous permet d'apposer une signature digital sur vos documents et contrats, puis de les intégrer dans le processus de validation.
L’acronyme GED signifie « gestion électronique de documents ». Il s’agit d’un procédé numérique qui consiste à structurer et classifier l’information de manière à la rendre disponible et exploitable au sein de l’entreprise. La GED workflow s’occupe de tout le cycle de vie d’un document, depuis sa réception où il est scanné s’il est originellement sous format papier jusqu’à son archivage. Entre ces deux étapes, la GED fait intervenir différents processus de gestion, de stockage et d’accès à l’information, pour une exploitation sécurisée et traçable des documents et plus généralement de l’information dans l’entreprise.
Les objectifs de la mise en œuvre d’une gestion électronique de documents sont multiples. Au préalable, la dématérialisation permet de réduire considérablement la masse de documents papier en circulation au sein de l’entreprise et de faire des économies (photocopies, classeurs…).
Sur la partie GED à proprement parler, cette solution a pour but de :
L’entreprise génère et gère un volume considérable de documents et d’informations de formats divers. La GED permet de les centraliser, de les rationaliser (gestion des doublons, des versions…) et d’assurer la traçabilité de tous les flux et de tous les évènements. La gestion électronique de documents est une composante essentielle de la construction de processus de workflows au sein de l’organisation. Elle contribue ainsi à l’efficacité des collaborateurs et à la performance de l’entreprise.
Comme tout projet structurant pour l’entreprise, la mise en place d’un système de gestion électronique de documents (GED workflow) nécessite la réalisation d’une étude préalable, la rédaction d’une expression des besoins et d’un cahier des charges de GED workflow. Cette étude doit porter sur votre organisation et sa composition (nombre de collaborateurs, services, hiérarchie…) ainsi que sur l’analyse quantitative et qualitative des documents au sein de votre entreprise. Elle doit permettre de modéliser les processus de l’entreprise et les collaborations (sachant que la mise en place d’une GED permet de créer de nouvelles dynamiques).
Il est important dans ces phases amont d’être accompagné par une société experte. Celle-ci pourra vous aider à établir un schéma directeur cohérent et à structurer votre projet de GED workflow dans une démarche plus globale d’ECM (Enterprise Content Management). En tant que leader sur le marché de l’ECM, ELO vous apportera son expertise dans la construction de votre projet et la rédaction de votre cahier des charges fonctionnel. Ses équipes vous accompagneront dans le choix de la solution GED workflow ELO et des modules à déployer sur votre infrastructure.
La mise en œuvre de la solution GED workflow choisie nécessite également de procéder par étapes. Il est impératif que l’implémentation de la GED workflow ELO corresponde parfaitement aux enjeux décrits dans l’expression de vos besoins et que les utilisateurs s’approprient cette solution. Le déploiement de la GED workflow se déroule en plusieurs temps. La première phase concerne l’installation physique des logiciels sur l’infrastructure informatique existante, l’installation physique de la solution ELO et l’affectation des ressources indispensables au bon fonctionnement de l’application GED workflow. Une fois la recette de l’installation réalisée, il faut paramétrer le logiciel et définir les règles de stockage (support, arborescence, classification suivant la nature des documents, sécurisation des accès, stratégie d’archivage…). Il faut aussi paramétrer les principaux profils administrateurs, utilisateurs, et modéliser les règles d’indexation (métadonnées). Pour que cette implémentation soit opérationnelle, il faut bien valider les différentes phases de numérisation, d’indexation, de diffusion, de recherche et d’archivage.
Après l’installation et le paramétrage de la solution ELO suivant les directives de votre cahier des charges de ged workflow, il faut également former les utilisateurs pour une prise en main rapide de la solution de GED workflow et mettre à disposition une documentation (wiki stocké sur la GED workflow). Un premier travail à confier à vos collaborateurs pourrait être d’intégrer votre documentation existante dans votre système de GED.