Le système ECM (Enterprise Content Management) permet de dématérialiser et d’automatiser l'essentiel des processus métiers de votre entreprise. Avec notre suite logicielle, vous bâtissez un système d’information résilient, agile et intelligent, qui respecte vos objectifs et accompagne votre transformation numérique à travers la digitalisation progressive de tous vos processus.
En théorie, la dématérialisation des processus métiers, qui est une brique essentielle de la transformation numérique de l’entreprise, est une démarche claire, mais en pratique, comment cela se passe ?
De nombreuses entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité utilisent les solutions ELO et profitent de la richesse fonctionnelle de nos différents modules. Que ce soit pour la mise en place d’une gestion dématérialisée de leur système d’information, le déploiement de solutions spécifiques pour leur comptabilité, leur service RH, la gestion de leurs e-mails, ou pour répondre à un besoin d’outils de collaboration, le retour d’expérience de nos clients rassure sur la qualité et la pertinence de notre offre.
L’intégration réussie de nos solutions de dématérialisation des processus auprès de nos clients s’inscrit avant tout dans une démarche projet qui réunit l’ensemble des parties prenantes : la DSI, pour son expertise technique et son rôle de chef d’orchestre lors des phases d’analyse et de déploiement, mais aussi toutes les directions qui contribueront à formaliser les processus métiers pour les optimiser et les digitaliser, à déterminer les priorités, à identifier les services et les collaborateurs impliqués. La mise en œuvre d’un système d’information digitalisé nécessite aussi l’implication des utilisateurs, qui devront s’approprier les nouveaux dispositifs de dématérialisation des processus et utiliser quotidiennement ces outils.
Un cahier des charges précis et documenté permettra de synthétiser l’expression des besoins des différents groupes et, pour chaque métier, de modéliser les flux d’informations, depuis la phase de dématérialisation des documents et d’intégration des informations dans le système ELO jusqu’à leur archivage. Ce document de travail sera une base essentielle pour sélectionner les solutions pré-packagées d’ELO nécessaires au projet et correspondant aux métiers concernés par la dématérialisation de processus. Enfin, il permettra également d’intégrer pas à pas les différentes fonctionnalités en fonction du planning de déploiement prévu avec les différents pôles de votre entreprise.
Autour de la solution ELO ECM Suite, connectée aux différentes briques de votre système d’information (ERP, suite bureautique Microsoft Office, client de messagerie…), vous pourrez étendre la dématérialisation de vos processus par activité grâce aux solutions logicielles ELO comme :
La puissance de paramétrage de l’ECM ELO facilite l’installation et la personnalisation des procédures de digitalisation des processus métiers au sein de votre entreprise. Votre système de dématérialisation s’aligne sur les procédures et évolue avec agilité pour améliorer les processus, sécuriser les documents et les chaînes décisionnelles, et simplifier la collaboration de tous. Votre tableau de bord ELO Analytics, entièrement personnalisé selon votre bessoin avec vos KPI, vous permet de suivre en temps réel votre activité et de valoriser les gains obtenus (productivité, sécurité, décisionnel, collaboration…) avec la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des processus ELO.
La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise d’un support physique (papier le plus souvent) par un support numérique (fichier informatique).
Le succès de la mise en place de la dématérialisation repose sur le choix de solutions logicielles de digitalisation des processus performantes, agiles et modulables, et sur une gestion de projet sur mesure.
La première étape est de passer du support papier au support informatique. Cette opération peut se réaliser via un scanner qui permettra de déposer dans un dossier informatique le fichier correspondant. De là, la solution de GED ELO prend le relai pour capter ce document, le stocker et le ranger (manuellement ou automatiquement selon le paramétrage) dans une arborescence commune mais avec des droits d’accès définis.
Avec la dématérialisation, vous sécurisez les données et les flux de données dans l’entreprise. Vous assurez une meilleure traçabilité des documents, du traitement de l’information et des prises de décision. Vous améliorez l’efficacité de vos collaborateurs, vous développez leur productivité grâce à un travail collaboratif, et vous optimisez la performance de votre entreprise…
Enfin, grâce à la dématérialisation, l’information est disponible et accessible à tout moment et à tous les collaborateurs concernés, qu’ils soient dans l’entreprise, en télétravail ou en mobilité.