Idea rezygnacji z papieru w pracy przedsiębiorstw, administracji oraz urzędów powstała już dziesiątki lat temu – czy w dzisiejszej rzeczywistości zbliżamy się do jej realizacji? W ostatnim czasie koszty sprzętu komputerowego oraz oprogramowania znacząco spadły. Dodatkowo w każdym biurze dostępny jest obecnie sprzęt umożliwiający cyfryzację procesów wymagających do tej pory używania papieru. W połączeniu z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania pozwala to na redukcję kosztów na wielu płaszczyznach – czy to w obszarze wykorzystywanych zasobów czy też przy późniejszym przechowywaniu dokumentów.
Od papieru do pikseli: przekształcanie procesów analogowych
Przejście od pracy z wykorzystaniem papieru do pracy cyfrowej pociąga za sobą konieczność wprowadzenia ogólnej strategii cyfryzacji w postępowaniu z dokumentacją biurową. Mówiąc konkretnie, plan ten obejmuje zarówno digitalizację dokumentów, jak również związanych z nimi procesów. Przykładowo, jeżeli dane przedsiębiorstwo otrzymuje dużą ilość poczty, to systematyczne wdrażanie rozwiązań cyfrowych ułatwi przesyłanie poczty pomiędzy poszczególnymi działami firmy i przyspieszy jej działania.
Obecnie co ósme niemieckie przedsiębiorstwo funkcjonuje bez wykorzystania papieru
Tendencja jest wyraźna: obserwujemy silne ukierunkowanie na pracę bez papieru. Podczas gdy w 2018 roku tylko jedno na 100 przedsiębiorstw funkcjonowało bez papieru, do 2022 roku liczba ta zwiększyła się już ośmiokrotnie.
Niemniej jednak, co najmniej połowa procesów biurowych w dalszym ciągu wymaga wykorzystania papieru. Konieczne jest więc podjęcie odpowiednich działań, ponieważ rezygnacja z papieru czy też ograniczenie jego wykorzystania w biurze są w końcu korzystne dla każdego.
Korzyści płynące z pracy bez papieru
Bezpieczeństwo prawne i bezpieczeństwo danych
Przestrzeganie ustawowych wymagań dotyczących ochrony i bezpieczeństwa danych staje się łatwiejsze. Ponadto regularne tworzenie kopii zapasowych zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych.
Oszczędność czasu
Zintegrowane, zautomatyzowane i inteligentne wyszukiwarki pozwalają na zaoszczędzenie czasu przy poszukiwaniu konkretnych danych czy też dokumentów.
Współpraca i komunikacja
Cyfryzacja procesów wykorzystujących dokumentację papierową ułatwia również komunikację z innymi przedsiębiorstwami, zwiększając tym samym możliwości współpracy.
Praca zdalna
Cyfryzacja umożliwia również łatwiejsze zarządzanie dokumentacją – potrzebne informacje można wyświetlić w dowolnym miejscu i czasie nawet na smartfonie lub tablecie.
Oszczędność miejsca
Magazyny dokumentów i archiwa mogą zostać wykorzystane w innych celach – np. jako kolejne pomieszczenia biurowe dla pracowników.
Ochrona środowiska
Rezygnacja z procesów analogowych zmniejsza wykorzystanie papieru i przekłada się na redukcję transportu, co pozytywnie wpływa na środowisko.
Jakie rozwiązania cyfrowe, które mogą przyczynić się do rezygnacji z papieru w biurze, są obecnie dostępne na rynku?
Systemy z zakresu Enterprise-Content-Management (ECM) czy też systemy zarządzania dokumentacją wspierają cyfrowy rozwój instytucji: oferują one urzędom, przedsiębiorstwom i innym placówkom podstawowe narzędzia pozwalające na cyfryzację procesów wykorzystujących papier oraz na centralne przechowywanie istotnych danych.
System ECM można bez problemu zintegrować ze środowiskiem IT danej instytucji. Staje się on następnie elementem centralnym, który umożliwia komunikację pomiędzy systemami, a dwukierunkowa integracja sprawia, że nie następują przerwy w transmisji danych. Poprzez automatyzację procesów przedsiębiorstwo systematycznie wspiera wdrażanie pracy bez papieru.
Na drodze do biura bez papieru
„Korzystanie z systemu ELO ECM Suite pozwala na znaczne zmniejszenie zużycia papieru w pracy biurowej i to w krótkim czasie. W przyszłości chcielibyśmy dodatkowo zoptymalizować nasze rozwiązania i jednocześnie zwiększyć wydajność obiegu dokumentów w obszarze zarządzania komunikacją mailową i fakturami.”
Ingolf Diez, Właściciel i Prezes spółki, evonos GmbH & Co. KG
Czy samo ograniczenie papierowych dokumentów jest drogą do celu?
Są takie przedsiębiorstwa, które we własnym zakresie pracowały nad wdrożeniem pracy bez wykorzystania papieru. Pojawia się jednak pytanie, czy „biuro bez papieru” faktycznie takie jest? Według definicji biuro bez papieru oznacza, że w miejscu pracy nie wykorzystuje się papierowych dokumentów ani też procesów wymagających ich użycia.
Całkowita rezygnacja z papieru w biurze wydaje się jednak trudna, ponieważ istnieją takie dokumenty, które zawsze wymagają formy papierowej, jak np. różnego rodzaju zaświadczenia, notarialnie poświadczane dokumenty oraz niektóre rodzaje umów. Ograniczenie wykorzystania papieru jawi się zatem jako bardziej realistyczny cel. Przedsiębiorstwa czerpią korzyści z licznych zalet cyfryzacji i otwierają sobie w ten sposób drogę do owocnej przyszłości.
Start w przyszłość bez papieru
Wdrożenie odpowiednich działań jest konieczne bez wątpienia wtedy, gdy poprzez tradycyjny sposób pracy dochodzi do utraty informacji, pomijania poszczególnych etapów pracy, nikt nie jest świadomy, nad czym pracują jego współpracownicy, a także wtedy, kiedy pojawiają się błędy. Podjęcie decyzji o cyfryzacji procesów biznesowych jest zatem pierwszym ważnym krokiem ku lepszej przyszłości.
Chcą Państwo wprowadzić swoje przedsiębiorstwo w przyszłość bez papieru? System ECM jest tym, czego Państwu potrzeba.
