Formularbasierter Workflow - Mit wenig Aufwand viel erreichen

Formularbasierter Workflow

Viele Abläufe und Vorgänge in Unternehmen haben erst einmal nichts mit Dokumenten zu tun. Die elektronische Steuerung solcher Vorgänge wie z.B. Urlaubsanträge, Bedarfsanforderungen oder die Rechnungsprüfung sparen Unternehmen enorm viel Zeit und ermöglichen ein effizientes und transparentes Arbeiten. Aus diesem Grund hat ELO seine bestehenden Workflow-Funktionalitäten um den leistungsstarken formularbasierten Workflow erweitert.

Entspannter Urlaubsantrag

Ein wichtiger privater Termin steht an und Sie wollen sich kurzfristig zwei Tage Urlaub nehmen. Öffnen Sie einfach Ihr ELO-Urlaubsformular, Ihr Name ist bereits voreingetragen. Sie sehen sofort, wie viele Resturlaubstage und Überstunden Sie haben. ELO zieht sich diese Informationen, mittels entsprechender Regeln und den ELO Automation Services, automatisch aus der Personaldatenbank. Über das Auswahlfenster im Formular wählen Sie bequem den Urlaubszeitraum aus. Die Tage werden sofort vom Resturlaub abgezogen, mit Berücksichtigung der Wochenenden und Feiertage. Ihre Urlaubsvertretung ist ebenfalls bereits eingetragen.

Abschließend drücken Sie auf Senden, der Workflow startet und das Formular landet in den Aufgaben Ihres Vorgesetzten. Dieser öffnet das Formular und kann darin nun ausschließlich den Status „genehmigen/ablehnen“ und eine Bemerkung einfügen. Je nach Entscheidung erhalten Sie anschließend automatisch eine E-Mail, ob Ihr Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt worden ist.

Ihr eigenes Formular – einfach erstellt

Was mit dem Urlaubsantrag schnell, einfach und transparent abläuft, funktioniert natürlich auch mit weiteren Vorgängen wie z.B. der Bedarfsanforderung oder der Rechnungsprüfung. Mit dem ELO Formular-Editor bauen Sie sich ohne großen Aufwand Ihr eigenes Formular und setzen einen Workflow dahinter, bequem lassen sich so Stichwortlisten oder Teilformulare erstellen, die je nach Workflowknoten angezeigt werden. Der Workflow-Editor beruht auf HTML-Formularen, diese lassen sich bequem mit dem ELO-Editor über Auswahllisten anpassen. Somit fügt sich der formularbasierte Workflow schnell und nahtlos in Ihre Prozesse und Anwendungen ein.

Bedarfsanforderung leicht gemacht

Die Bedarfsanforderung beispielsweise ist ein Vorgang, der im ERP-System abläuft, häufig aber vorgelagerte Prozesse außerhalb der ERP-Anwendung beinhaltet. Der formularbasierte Workflow kann solche Szenarien perfekt abbilden und die Informationen an die kaufmännische Anwendung übergeben. Wichtige Informationen wie beispielsweise Kostenstellen oder Preislisten werden dann direkt aus dem ERP-System bezogen und müssen nicht redundant gehalten werden. Bei sehr komplexen Workflows behält der Anwender mit einer Detailansicht immer den Überblick über einzelne Workflowknoten bzw. den gesamten Prozess.

Gesetzliche Vorgaben einhalten

Alle Workflows lassen sich in PDFs umwandeln und dienen der optimalen Verfahrensdokumentation und stellen damit einen wichtigen und wertvollen Beitrag für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dar.