ELO Signatur für sichere Prozesse

Die ELO-Signaturkomponente ist im Standard aller drei Produktlinien der ELO Dokumenten-Management-Systeme integriert. Damit lassen sich auf einfachste Weise Dokumente signieren und revisionssicher aufbewahren. Besonders die gesetzeskonforme Dokumentation und Verwaltung von elektronischen Rechnungsprozessen wird zum Kinderspiel.

Die Signaturkomponente hat eine Vielzahl von Funktionen. So kann der Anwender z.B. die elektronische Unterschrift direkt aus ELO heraus mit einem akkreditierten Trustcenter abgleichen und überprüfen. Die Signatur sichert dadurch nicht nur Dokumente gegen Manipulation, sie beweist auch, wer ein Dokument unterzeichnet hat. In ELO ist zudem das komfortable Nachsignieren von abgelaufenen digitalen Signaturen sowie die direkte Einbettung und Mehrfachsignatur von PDF/A-Dokumenten möglich.

Was ändert sich mit dem Steuervereinfachungsgesetz?

Mit dem in Krafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes am 01.07.2011 ist die papierbasierte Rechnung der elektronischen gleichgestellt. Bedurfte es früher einer qualifizierten elektronischen Signatur für den  Vorsteuerabzug, so fällt diese heute weg. Dennoch müssen Unternehmen den Zusammenhang zwischen Rechnung und der dazugehörigen Leistung lückenlos belegen können, allerdings ist ihnen freigestellt wie. Die ELO Workflow-Lösungen ermöglichen die einwandfreie Protokollierung von Prozessschritten; Damit sind Unternehmen nicht nur auf der sicheren Seite, sie profitieren auch von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen.

Pharmaindustrie und FDA

ELO ist FDA-konform und erfüllt alle Voraussetzungen für den Einsatz in den Bereichen Nahrungsmittel, Pharma, Gesundheit und der Herstellung von Medizinprodukten. Die FDA Richtlinien (21 CFR Part 11) definieren innerhalb der Pharmaindustrie Vorgaben, nach denen elektronische Dokumente, Unterschriften und Signaturen einem Schriftstück in Papierform mit Unterschrift von Hand gleichgestellt werden. Diese Vorgaben gelten für alle nach FDA zwingend zu führenden Dokumente, falls diese in elektronischer Form erstellt, editiert, geändert, abgerufen, archiviert oder übertragen werden. In diesem Fall bleibt der Einsatz einer elektronischen Signatur nach wie vor erforderlich.