Was ist Enterprise-Content-Management (ECM)?

Beherbergen Sie in den Kellerräumen Ihrer Firma ein Ordnerarchiv? Mit der Einführung eines ECM-Systems können Sie sich dieses platzraubende und damit teure Unterfangen sparen. Denn die digitale Archivierung von Dokumenten ist die Grundlage eines ECM-Systems: Dokumente, Daten und Informationen können hier zentral abgelegt und in Verbindung mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation revisionssicher (> GoBD) aufbewahrt werden. Die Ablage funktioniert wie eine klassische Aktenstruktur: Es gibt digitale Regale, Ordner und Trennblätter. So finden sich auch Papierfreunde schnell zurecht.

Ein ECM-System bietet optimale Bedingungen für einen sicheren Umgang mit wertvollen Unternehmensdaten. Hierzu tragen bei:

• AES-Verschlüsselung
• Schlüsselkreise
• Vergabe von Zugriffsrechten auf bestimmte Dokumente oder für spezielle Personen

Schließlich gibt es immer Informationen, die nicht für alle zugänglich sein sollen – gerade im Personalbereich. Daher können mit einem ECM-System auch personenbezogene Daten (> DSGVO) besonders gut geschützt werden.

Die Arbeit mit digitalen Dokumenten steht derer mit Papier in nichts nach. So bietet ein ECM-System zum Beispiel eine digitale Dokumentenvorschau, auf der man digitale Stempel oder Haftnotizen anbringen kann. Viel wichtiger ist aber die Versionierung: Wer am Dokument arbeitet, checkt dies – ersichtlich für alle System-User – aus. Sobald wieder eingecheckt, ist es auch wieder für alle anderen bearbeitbar. Plus: Die bearbeiteten Versionen erhalten fortlaufende Nummern und sind damit lückenlos nachvollziehbar. Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente per E-Mail verschickt und gleichzeitig daran gearbeitet wurde – mit dem unschönen Ergebnis, dass jeder einen anderen Stand vorliegen hatte.

Die meisten Unternehmen haben das Microsoft-Office-Paket im Einsatz, zur üblichen Arbeitsumgebung gehören also Outlook, Word, Excel und PowerPoint. ECM-Nutzer müssen dieses gewohnte und geschätzte Umfeld aber keinesfalls verlassen:

• Das ECM-System ist in einer schlanken Leiste in die Bildschirmoberfläche integriert.
• Anwender können über diese Leiste mit nur einem Klick ihre Dateien im System ablegen.

Sie wollen auf das Abspeichern im Windows-Filesystem trotzdem nicht verzichten? Dann bietet Ihnen das ECM-System an, dort einen Link zu hinterlegen – ohne den Speicherplatz der Festplatte zu beanspruchen.

Verbringen Sie auch einen nicht unwesentlichen Anteil Ihrer Arbeitszeit mit Suchen? In welcher Mail hatte der Kollege letzte Woche doch gleich das wichtige Dokument verschickt …? ECM schafft hier mit ausgefeilten Suchtechnologien Abhilfe, denn Sie können:

• … nach einzelnen Stichworten suchen
• … die Suche auf ein bestimmtes Datum oder einen Zeitraum eingrenzen
• … nach Erstellern bzw. Absendern von Informationen suchen
• … nicht nur nach Dateinamen, sondern auch direkt im Dokumenteninhalt suchen
• … gezielt nach bestimmten Dateitypen (z. B. PDF) filtern.

Landen bei Ihnen Papierrechnungen auch erst einmal in Postkörben und werden dann buchstäblich von A nach B getragen? Analoge Freigabeprozesse sind umständlich und zeitraubend. Damit Dokumente und Informationen schneller dorthin gelangen, wo sie benötigt werden, sind digitale und automatisierte Prozesse notwendig. Mit einer Workflow-Komponente lassen sich diese in einem ECM-System digital abbilden:

• Freigaben in Sekundenschnelle
• Individuell konfigurierbare Prozesse auf Knopfdruck
• Mit Prozessvisualisierungen jederzeit den Überblick über aktuelle Bearbeitungsstände behalten

Zusammenarbeit ist ein zentraler Aspekt beim Management von Unternehmensinformationen. Nicht zuletzt deshalb haben Chat-Technologien bereits Einzug in die Unternehmen gehalten. In einem ECM-System, das über Chat-Feeds verfügt, kann man sich zum Beispiel direkt am Dokument mit den Kollegen austauschen. Zudem ist es möglich, anstelle von Dokumenten Links auf Dokumente und Informationen per E-Mail zu versenden – das entlastet Ihre E-Mail-Postfächer enorm. Und dank der Verwendung von Hashtags und Umfragen lässt sich auch themenbezogen optimal in einem ECM-System zusammenarbeiten.

Würden Sie nicht eine Menge Zeit sparen, wenn Sie Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Informationen immer direkt erkennen würden? Dazu verfügen moderne ECM-Systeme über intelligente Komponenten zur Analyse und Visualisierung von Daten innerhalb des Systems. So können Sie schnell Schlüsse aus zusammenhängenden Informationen ziehen:

• Große Datenmengen schnell und effizient auswerten
• Datenvisualisierungen in Form von Diagrammen, Kennzahlen und Tag-Clouds
• Zusammenhänge zwischen Daten aus verschiedenen Quellen herstellen

Die Verfügbarkeit von Informationen an zentraler Stelle im Unternehmen ist ein wichtiger Aspekt beim Enterprise-Content-Management. Sind Sie aber viel unterwegs und möchten von überall auf Informationen zugreifen? Dann brauchen Sie mobile Softwarelösungen für Smartphone, Tablet und den Zugriff über einen Webbrowser.

• Mobile Apps für Smartphone und Tablet (iOS und Android)
• Sicherer Web-Zugriff auf das ECM-System über Browser
• Synchronisierung von Daten und Informationen auf sämtlichen Geräten