ELO customer: AOK Bundesverband GbR

Seit 140 Jahren versichert die AOK Menschen für den Krankheitsfall und ist zudem die größte Pflegekasse Deutschlands. Der AOK-Bundesverband ist der politische Interessensvertreter der AOK-Gemeinschaft.

Nicht nur die technischen Besonderheiten sind in diesem Projekt hervorzuheben, sondern auch die organisatorischen und menschlichen Themen. Bisher arbeitete der AOK Bundesverband primär in Papierform oder mit E-Mail/Excel. Die ganzheitliche Überführung der o.a. Prozesse in das ELO ECM benötigt viel Schulung und Fingerspitzengefühl, um alle Anwender und Bedenkenträger von der digitalen Welt zu überzeugen. Durch individuelle Handouts, Sprechstunden, Fragerunden und Präsenzschulungen investierten wir viel Zeit in diesem Bereich. Ergänzend wurden individuelle Hilfetexte in den Formularen eingebaut, sodass jeder Anwender direkt bei der Erfassung unterstützt wird.

Neben den Business Solutions wurden individuelle Formulare, Strukturen und Workflows geschaffen.

Die jeweiligen Akten werden alle untereinander referenziert, sodass in einer Beschaffungsakte auch die dazugehörigen Vergabe-, Vertrags- und Rechnungsakten zu sehen sind. Die jeweiligen hausinternen Aufgaben und Freigaben werden mittels diverser Workflows auf den jeweiligen Akten abgebildet.

Stammdaten wie z. Bsp. die Kreditoren werden mittels SAP-Suchhilfen in Echtzeit in den verschiedenen ELO-Formularen zur Verfügung gestellt.

Vertragsmanagement und Eingangsrechnungsprüfung mittels ELO DocX wird mit den bekannten Business Solutions abgebildet.

Neben der Beschaffung wurde ein Prozess aus dem Personalwesen abgebildet. Dabei wird den Abteilungsleitern ermöglicht via ELO-Formular und Workflow neuen Personalbedarf anzuzeigen. Dieser wird dann geprüft und durch den Vorstand und die Personalabteilung bestätigt und die entsprechende Stelle ausgeschrieben.

Dank ELO ECM konnte der vorher intransparente und langsame Beschaffungsprozess zu einem digitalen und nachvollziehbaren Workflow umgebaut werden.

• Schnelle Verfügbarkeit aller relevanten Informationen vom Bedarf über Vergabe und Vertrag bis zur Rechnung

• Vollständige Revisionssicherheit

• Gesicherte Nachvollziehbarkeit von allen Arbeitsschritten

Sämtliche Aktendurchläufe wurden mittels ELO ECM digitalisiert und somit die Verarbeitungszeiten merklich erhöht. Der Zugriff auf die Stammdaten im SAP stellt eine vollständige und korrekte Veraktung der Belege im ELO ECM sicher. Mittels der Vertretungsfunktion werden die Aufgaben verteilt und somit fristgemäß erledigt.

Ein Überblick über die Vielzahl an Daten und Dokumente liefern die integrierten ELO-Dashboards. Die Suchmöglichkeiten werden durch exportierbare Excel-Reports abgerundet. Die Buchhaltung kann nun auch eRechnungen entgegennehmen und automatisiert verarbeiten.