ELO customer: Coko-Werk GmbH & Co. KG

Hohe Prozesstransparenz und effektive Projektsteuerung

Mit ELO erhält Coko Werk eine hohe Transparenz der Arbeitsprozesse und kann die Ressourcen für aufwendige Projektsteuerung minimieren. Die Archivierung aller relevanten Dokumente wurde mit ELO auf einer einheitlichen Plattform komplett automatisiert. Es gibt eine elektronische Bestellmappe. Mit dem umfassenden Workflow-Management wurden Arbeitsabläufe in und zwischen den Abteilungen optimiert. Mitarbeiter können direkter auf gewünschte Belege und Lieferungen zugreifen.

Die Coko Werk GmbH & Co. KG mit Sitz in Bad Salzuflen ist Spezialist für die Verarbeitung von thermoplastischen Kunststoffen. Das Unternehmen ist mit über 500 Mitarbeitern und einem Umsatz von etwa 60 Millionen Euro pro Jahr eines der modernsten der Branche. Als Systemlieferant bietet Coko Werk von der Entwicklung über die Konstruktion und den Werkzeugbau bis zur Montage fertiger Baugruppen Komplettservices aus einer Hand. Das Unternehmen hat eine Spitzenstellung im deutschen Markt, richtet sich aber zunehmend auch international aus.

Potenziale für die Zukunft

Derzeit wickelt der eigene Fuhrpark täglich einen Durchsatz von ca. 1.000 Europaletten ab, Tendenz steigend. Coko Werk steht für hohe Produktqualität und vorbildlichen Service weit über das Produkt hinaus. Diesen Anspruch stellt das Unternehmen auch an seine internen Prozesse. Dabei wurde die klassische Aufbewahrung der Masse ein- und ausgehender Belege in physischen Ordnern als zunehmendes Problem erkannt.

Eine Lösung, die überzeugt

Sowohl das hohe Volumen der kaufmännischen Dokumente als auch die Vielfalt der geschäftsrelevanten Informationen, die zum Teil physisch als Papier und teilweise in digitaler Form vorlagen, führten im Fall einer Vorgangsrecherche zu einem hohen Arbeitsaufwand. Vor diesem Hintergrund fällte Coko Werk die Entscheidung, die verschiedenen Abteilungen mit der Einführung von ELOprofessional im Tagesgeschäft dauerhaft zu entlasten. Die Archivierung aller relevanten Dokumente wurde mit ELO auf einer einheitlichen Plattform komplett automatisiert. Mit dem umfassenden Workflow-Management wurden Arbeitsabläufe in und zwischen den Abteilungen optimiert. Mit ELOprofessional konnte Coko Werk einen Meilenstein setzen hin zu einer nachhaltigen Minimierung des Zeitaufwandes und der Kosten für diese Aufgabenbereiche.

Effiziente Implementierung

Die Einführung von ELO erfolgte schnell und unkompliziert. Das Branchentemplate sowie die Realisierungsmethodik des ELO Business-Partners ermöglichten eine rasche und kosteneffiziente Implementierung. Mitte Dezember 2005 fand das Projekt-Kick-Off statt. Das ehrgeizige erste Ziel, bereits ab Januar 2006 sämtliche Eingangslieferscheine und Rechnungen über ELOprofessional durch Anbindung an ifax.OPEN automatisiert zu archivieren, wurde gemeinsam mit dem ELO Business-Partner problemlos erreicht.

Im nächsten Schritt wurde in nur vier Tagen im Januar 2006 die Integration mit dem PPS-System ifax.OPEN auch für alle ausgehenden Belege realisiert. Die Lieferscheine werden am Wareneingang in ELOprofessional erfasst. Diese Belege werden im PPS-System gebucht und damit wird automatisch ein Barcode erzeugt. Der Inhalt des Barcodes ist die Wareneingangsnummer. Beim Einscannen der Belege wird dieser Barcode ausgelesen und die Informationen zum jeweiligen Lieferschein werden ergänzt. Die Verschlagwortung erfolgt über den Barcode. Wenn die Rechnung zu einem Lieferschein eingeht, kann diese leicht anhand des archivierten Lieferscheins geprüft werden. Eingangsrechnungen werden zur Rechnungskontrolle ebenfalls im PPS-System erfasst. Damit wird wiederum ein Barcodeetikett erzeugt, das auf die Rechnung aufgeklebt wird. Scannt man diese Rechnung nach der Bezahlung ein, werden automatisch die entsprechenden Schlagwörter zugelesen, und die Ablage kann problemlos über ELOprofessional erfolgen.

Selbständig die Lösung ausbauen

Im Vertriebsprozess werden heute ebenfalls alle wesentlichen Prozesse über ELOprofessional erfasst: Von der Bestellung und Auftragsbestätigung über Lieferscheine und Ladelisten bis hin zu den entsprechenden Ausgangrechnungen. Wichtig für das Coko Werk war außerdem, dass die Lösung nach der ersten Implementierungsphase später selbstständig erweitert werden kann. ELOprofessional ist über eine Visual Basic-Schnittstelle steuerbar. Coko Werk verfügt intern
über entsprechendes Visual Basic Know-how und erledigt durch die Zusammenarbeit mit dem ELO Business-Partner jetzt viele Dinge selbst.

Schnelle und effektive Recherche

Die Schulung der Benutzer war auch dank der komfortablen Nutzeroberfläche der ELO DMS Lösung ein voller Erfolg. Mitarbeiter, die mit dem Scannen von Belegen betraut sind, benötigten einen halben Tag Schulung, um mit der neuen Lösung selbstständig zu arbeiten. Endanwender, die nur die Suchfunktionalitäten von
ELOprofessional nutzen, konnten bereits nach einer zweistündigen Einweisung sicher mit der Lösung arbeiten. Die erste Schulung wurde durch den ELO Business-Partner vorgenommen. Anschließend konnte Coko Werk die Trainings der weiteren Anwendergruppen selbst durchführen. Die Benutzer loben, dass Dokumente heute schnell und einfach gefunden werden. "Lieferscheine wurden früher jeweils über einen ganzen Arbeitstag gesammelt und am folgenden Tag zur Fakturierung an die Buchhaltung weitergeleitet. Somit musste man jeweils einen kompletten Tag warten, um Einsicht auf die Lieferscheine zu erhalten. Heute haben unsere Mitarbeiter direkten Zugriff auf den entsprechenden Beleg und sehen sofort, ob eine Lieferung versendet wurde," so der Leiter der EDV und Organisation Andreas Kleinelanghorst.

Potenziale für die Zukunft

Neben der Einbindung von externen Belegen sowie Informationen aus dem PPS-System sollen künftig Office- und E-Mail-Dokumente in die Archivierung eingebunden werden. Auf diese Weise wird eine vollständige Dokumentation der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten sichergestellt. Coko Werk nutzt ein Projektmanagement von der Werkzeugentstehung bis zum fertigen Produkt. Diese Prozesse werden künftig ebenfalls in ELOprofessional abgebildet. Da diese Workflows komplex und viele Mitarbeiter daran beteiligt sind, erfordert dies eine gründliche interne Vorbereitung. In der aktuellen Projektphase wird betrachtet, wie die Prozesse derzeit laufen und wie sie mit Hilfe der neuen Lösung optimiert werden können. Damit erreicht Coko Werk eine wesentlich höhere Transparenz bei den Abläufen. Zeit und Ressourcen für die aufwändige Projektsteuerung werden minimiert.