ELO customer: Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft

Die Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft wurde 1959 als Verein gegründet. Sie umfasst 53 Regional- sowie 30 Kontakt- und Selbsthilfegruppen in der Deutschschweiz, der Romandie und im Tessin.

Die Gesellschaft wird von 1'300 Freiwilligen unterstützt. Sie informiert, unterstützt, berät, begleitet und vernetzt MS-Betroffene, Angehörige, Fachpersonen und Freiwillige.

Zu den Aufgaben zählen die Aufklärung und Sensibilisierung der Öffentlichkeit über MS. Rund 15’000 Menschen sind in der Schweiz von dieser Krankheit betroffen. Die Gesellschaft unterstützt seit über 20 Jahren Schweizer MS-Forschungsprojekte mit namhaften finanziellen Beiträgen. 
Um unabhängig und neutral zu arbeiten, verzichtet sie auf finanzielle Beiträge aus der Pharmaindustrie und finanziert sich grösstenteils mit privaten Spenden.

Kreditorenrechnungen wurden noch auf Papier verteilt und mit Stempel quittiert worden. Buchungssätze wurden manuell eingetragen und von Visumsberechtigten handschriftlich visiert. Die Buchungsdaten wurden erneut manuell von der Buchhaltungsmitarbeiterin in die Software übertragen und die Zahlungsdaten per Giromat eingelesen. Der Aufwand und die Fehleranfälligkeit waren hoch.
Informationen über die Rechnungen waren erst ab der Buchung im System vorhanden und diese auch nur für autorisierte Abacus Benutzer und nicht für alle übrigen Mitarbeitenden der MS-Gesellschaft an den drei Standorten Zürich, Lausanne und Lugano einsehbar.

Der gesamte Rechnungseingangsprozess wird in ELO abgewickelt: Die Originalrechnung wird als PDF per E-Mail an eine spezielle Adresse geschickt oder als Scan an den ELO Workflow übergeben.

Mit dem ELO DocXtractor werden die relevanten Daten ausgelesen und daraus ein Buchungssatz erstellt, Konto und Kostenstellen werden direkt aus Abacus aufgerufen.

Die Rechnungsprüfung und das Visum des Verantwortlichen erfolgen ebenfalls im ELO Workflow. Nach der Rechnungsfreigabe werden die Daten via Kreditorenbeleg-Schnittstelle in die Abacus Kreditorensoftware exportiert. Dort geben die Buchhaltungsmitarbeitenden schliesslich die Rechnung zur Zahlung frei.

Dank eines Dokument-Links, der auf der Buchung im Abacus Dossier gespeichert ist, lässt sich eine Rechnung auch weiterhin im Abacus Dossier einsehen. Somit präsentiert sich das Beleg-Dossier für den Abacus Anwender in gewohnter Form, obwohl die Dokumente effektiv im DMS gespeichert sind.

Über die Schnittstelle DMS-Connector sind optimierte digitale Prozesse möglich, weil alle Systeme Zugriff auf einheitliche und qualitativ hochwertige Stammdaten haben. 

Mit ELO und Abacus ist bei der MS-Gesellschaft der Rechnungseingangsprozess digital, transparent und revisionssicher geworden. Der ELO Workflow steuert alle Abläufe des Kreditoren-Rechnungsverarbeitungsprozesses.
Die Pflege der Kostenstellen samt Rechnungsprüfung erfolgt in Abacus. Alle Belege sind im DMS archiviert und mit der Buchung in Abacus verknüpft, so dass ein Originalbeleg direkt in einem Abacus Programm aufgerufen werden kann. Sämtliche Prozessdaten der Freigabe einer Rechnung sind in ELO dokumentiert. Auch sind darin Rechnungen von allen autorisierten Mitarbeitenden direkt aufruf- und einsehbar. 
Die nun eingesetzte Invoice-Lösung hat die angestrebten Erleichterungen gebracht, alle Rechnungen sind von Anfang an im System nutzbar.