Készen áll rá a cége, hogy változtasson a már meglévő rendszeren? Hogy górcső alá vegye a szervezeti folyamatokat és adott esetben optimalizálja azokat? Ha igen, már meg is tette az első fontos lépést. Nem a bevált folyamatok megszüntetéséről vagy akár munkahelyek leépítéséről van itt szó. Sokkal inkább egy újragondolásról: az ismétlődő analóg folyamatok újragondolásáról, melyek akadályozzák Önt és munkatársait abban, hogy a lényegre koncentráljanak – ez pedig cégük üzleti sikere.

Ebben segít Önnek egy ECM rendszer: a meglévő IT környezethez optimálisan csatlakoztatott ECM gondoskodik az automatizált folyamatokról, a digitális információkezelésről, valamint a biztonságról és adatvédelemről. De mégis hogyan vezethető be sikeresen egy ECM rendszer az Ön cégénél?

1. Vonjon be minden résztvevőt a folyamatba

Rögtön az ECM bevezetésének kezdetekor vonjon be minden érdekeltet a folyamatba, a döntéshozókat és a jövőbeni felhasználókat egyaránt. A digitalizációs projektben való közös munka során bukkannak felszínre legjobban az esetleges fenntartások vagy akár félelmek az érintett szakmai területek részéről. Mutasson perspektívát a felhasználóknak: az eredmény számtalan új lehetőség lesz, a napi munka hatalmas mértékű tehermentesítésével összekötve, mely az időtrabló manuális tevékenységek kieséséből fog adódni.

2. Határozza meg az alapkövetelményeket

Minden kezdet nehéz, ezért a következő lépésként ajánlatos egy specifikációs leírás keretében definiálni az alapterületeket és -követelményeket, melyeket elsődlegesen meg akarunk valósítani az ECM rendszerrel. Sok cég a könyveléssel kezdi: az ECM projektek nem ritkán egy digitális számlafeldolgozás bevezetésével kezdődnek – a további területek, mint a HR vagy a jogi osztály azután gyakran követik a jó példát.

3. Futtasson le egy aktuális állapotelemzést

Miután azonosították az alapkövetelményeket és definiálták a pilot-projektet, folytasson le egy aktuális állapotelemzést a meglévő üzleti folyamatokról. Itt fontos, hogy lehetőleg pontosan dokumentálják az egyes folyamati lépcsőket és összegyűjtsék az ezekkel összefüggő kiegészítő információkat. Például kiterjedt papír archívum van a könyvelésen, mely kiváltható a digitalizáció során? Milyen külső rendszereket (pl. ERP vagy könyvelőrendszer) kell összekapcsolni az ECM rendszerrel? Az ilyen és további kérdéseket tisztázzák ebben a projektfázisban.

Emellett érdemes ennél a lépcsőnél a lehetséges jövőbeni kihívásokat is számbavenni: mit vár el a könyvelés? Várhatóan törvényi változások? Rugalmasan igazíthatóak és bővíthetőek a jövőben a digitális folyamatok?

4. Határozza meg a céljait

A következő lépcsőben határozza meg a céljait, melyeket az ECM megoldás bevezetésével el szeretne érni. Egy folyamat melyik pontján nyújthat különös hasznot az ECM rendszer? Hol lehet a legtöbb időt megtakarítani a digitális megoldással és hogyan lehet eszerint forrásokat megspórolni?

Emellett fontos ebben a fázisban meghatározni, hogy milyen intézkedések szükségesek a technikai megvalósításhoz. Fel van készülve a céges IT infrastruktúra a digitális folyamatra? A dokumentumok archiválása adott szabályok szerint kell történjen? És ki melyik dokumentumhoz férhet hozzá?


5. Találjon egy erős partnert

Egyáltalán nem könnyű az előző kérdésekre egyedül válaszokat találni. Emiatt alapvető, hogy egy ECM rendszer bevezetésénél erős partnert tudhasson maga mellett. Pontosan ezt kínálják a rendszerházak és IT tanácsadók, akik végigkísérik a teljes bevezetési folyamatot és testreszabva helyezik üzembe a szoftvert.

Az ELO-nál ezek az ELO Business Partnerek: világszerte több mint 1000 ilyen partner segít Önnek ECM projektje sikeres lebonyolításában. Az Ön közelében is található ELO Business Partner.

6. Tervezze meg gondosan ECM projektjét.

A gondos tervezés a sikeres ECM projekt alfája és ómegája. Természetesen ebben is segít Önnek egy közelben elérhető ELO Business Partner. A projekt pontos menetét az idővonallal együtt és a szükséges ráfordításokat mind figyelembe kell venni a tervezési fázisok során – így korán kitűnnek a lehetséges buktatók és időben el lehet kerülni őket.

7. Kezdje kis lépésekkel

A tulajdonképpeni üzembehelyezésről kis lépésekben szintén az ELO Business Partner gondoskodik. Így nem keletkezik zavar a cég napi működésében és a digitalizációs megoldás lépésről lépésre épülhet be a produktív üzembe. Itt ajánlott az ECM rendszert először egy fejlesztési- és tesztrendszerre telepíteni és csak az utolsó lépésben váltani produktív üzemmódra – így zökkenőmentesen sikerül az átállás és kényelmesen lehet átvinni a működő folyamatokat az ECM rendszerre.

8. Gondoljon a jövőre

Egy ECM rendszer bevezetésénél már az elején gondoljon a jövőre is: milyenek lesznek az üzleti folyamatai öt vagy tív év múlva? Melyik pontokon várható a folyamatok esetlegesen alapvető változása? Mely további területek és üzleti folyamatok profitálhatnának még az ECM megoldásból?

Válasszon ezért az ECM projektjéhez egy lehetőleg rugalmas és bővíthető megoldást – így a jövőre is lehető legjobban felkészül.

ÖSSZEGZÉS

Ilyen rugalmas megoldás az ELO ECM Suite: a vállalati folyamatai digitalizálásához készült teljes szoftver-rendszer az Ön igényeihez szabott és bármikor bővíthető, ha változnak a körülmények vagy nőnek a követelmények. Itt részletesen megtudhatja, mi mindent kínál Önnek az ELO ECM Suite.