Zákazník ELO: Binder Gruppe

In 1910 gründete Friedrich Binder das gleichnamige Unternehmen mit Sitz im Baden-Württembergischen Mönsheim. Heute, in vierter Generation geführt, ist BINDER Marktführer für Schmuckketten in Deutschland und größter Produzent im Bereich der Creolen. Ihre hochwertigen Schmuckstücke exportiert BINDER rund um den Globus - selbstverständlich mit dem Label „Made in Germany“: das gesamte Produkt, vom Draht bis zum fertigen Collier, wird im eigenen Haus produziert. So entstehen hochwertige Ketten mit einzigartigem Charakter und überzeugenden Qualitätsmerkmalen.

Die Zusammenarbeit mit der Trauringmanufaktur egf schafft seit 2013 neue Synergiepotenziale. Gemeinsam werden innovative Legierungen, Maschinen und Exportstrategien entwickelt und auf internationalen Messen präsentiert.

Auch in Zukunft werden Tradition und Innovation das Unternehmen leiten. Der Fokus liegt auf der Digitalisierung von Technik und Vertrieb, konsequenter Automatisierung, stetiger Optimierung von Prozessen und Produktentwicklung.

Bereits in 2009 - im Zuge des Systemwechsels auf abas ERP - führte man im Hause Friedrich Binder die erste DMS-Lösung ein. „Uns ging im wahrsten Sinne des Wortes der Platz aus. Wir brauchten eine digitale Lösung und abas hat zu diesem Zeitpunkt EASY DMS empfohlen“, erinnert sich der damalige Projektleiter Andreas Rüd, der heute in der Binder Gruppe (egf und BINDER) für IT und Prozesse verantwortlich ist.

Das stetige Wachstum des Unternehmens und der Zusammenschluss zur Binder Gruppe veränderte die Anforderungen an die Software-Lösungen jedoch schnell. Mit den Schwerpunkten „Invoice-Management“ und „Workflow“ begaben sich Andreas Rüd und sein Projektteam auf die Suche nach einer skalierbaren Lösung für ganzheitliches Informationsmanagement - sowohl für BINDER als auch für die egf Manufaktur.

Auf einer Messe lernte die Binder Gruppe schließlich die ECM-Lösungen aus den Softwarehäusern ELO und ACTIWARE kennen und schätzen

An die „sehr gute“ Projekteinführung mit der FastPass-Methodik erinnert sich Andreas Rüd gerne zurück: „Es liegt in unseren Mentalität selbst anzupacken und das konnten wir mit FastPass. Die Testumgebung stand sofort zur Verfügung und der gelieferten Standard konnte in agiler Zusammenarbeit mit ACTIWARE ausgebaut werden. Die Grundstimmung im Projekt war hervorragend, da sich alle Mitarbeitenden aktiv eingebracht haben. FastPass hat sich als sehr schnelle und funktionierende Methodik bestätigt - ein Pflichtenheft dagegen hätte ich gar nicht so genau beschreiben können.“

Statt aufwendigen Analysen und Konzeptprüfungen werden in FastPass starke Standards - Best Practices out of the box - genutzt: mit dem Solution Template Trade steht eine fertige ECM-Organisation (Ablagestruktur, Verschlagwortung, Beleg- und Dokumentenarten) zur Verfügung und das Application Template liefert die Integration.

Projekte starteten so mit einem sehr hohen Fertigstellungsgrad und bieten durch Anpassungen und Erweiterungen dennoch Individualität.

In der täglichen Arbeit ist es insbesondere das Eingangsrechnungsmanagement, das für die Binder Gruppe unverzichtbar geworden ist. „Der Eingangsrechnungs-Prozess hat die Erwartungen übertroffen.“

Im ersten Schritt übermittelt die Finanzbuchhaltung hierzu alle eingehenden Rechnungen an den ELO DocXtractor. Digitale Rechnungen direkt per Drag+Drop, die wenigen Papierrechnungen müssen vorab eingescannt werden. Im Anschluss verarbeitet der ELO DocXtractor alle eingehenden Rechnungen automatisiert: per OCR-Erkennung werden die Inhalte (Absender, Rechnungssumme, etc.) erkannt und die Belege entsprechend klassifiziert.

Für sichere Ergebnisse sorgen unter anderem der Stamm- und Bestelldatenabgleich mit abas ERP. Nach der Verifizierung erfolgt der Export nach abas ERP und gleichzeitig wird der Freigabe-Workflow gestartet. Über verschiedene Workflow-Knoten werden die Rechnungen dem jeweiligen Sachbearbeiter in der ELO ECM Suite zur Bearbeitung und Freigabe angezeigt. Übersteigt eine Rechnung eine gewisse Summe oder ist ein Kreditlimit überzogen, wird der Workflow automatisch an die Geschäftsführung weitergeleitet.