Zákazník ELO: DRF Stiftung Luftrettung gemeinnützige AG

Ein DMS auf höchstem Niveau
Die DRF Luftrettung ist mit 31 Stationen in Deutschland, Österreich und Dänemark, fünfzig Rettungshubschraubern, drei Ambulanzflugzeugen sowie über 38.000 Einsätzen pro Jahr Kompetenzträger in der Luftrettung und setzt in den Bereichen Flugbetrieb, Technik und Medizin hohe Qualitätsstandards. Um sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren zu können, müssen ihre internen Prozesse optimal funktionieren. Die DRF Luftrettung besteht aus einem gemeinnützigen Förderverein, einer Stiftung des bürgerlichen Rechts, einer gemeinnützigen AG und ihren Tochterunternehmen.

Diese ebenso komplexe wie dezentrale Struktur - 28 Hub-schrauberstationen sind im gesamten Bundesgebiet und drei im Ausland verteilt - erforderte ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem. Beispielsweise wurde die Rechnungseingangsbearbeitung durch die stetig steigende Zahl an Belegen immer aufwändiger und kostenintensiver. So initiierten die Abteilungen Finanz- und Rechnungswesen und IT in 2009 ein Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, um Prozesse zu optimieren und automatisieren.

Bei der Lösungsauswahl war es entscheidend, dass die Workflows zur Rechnungsbearbeitung problemlos abgebildet werden. Außerdem war die nahtlose Integration der zentralen Finanzbuchhaltung, Microsoft Dynamics NAV, erforderlich. Die Entscheider bewerteten Funktionalitäten und Bedienkomfort, Administrierbarkeit und Lösungsflexibilität. ACTIWARE punktete mit dem System von ELO, hier vor allem mit den besonderen Möglichkeiten zur Anwendungsintegration und seiner DMS-Expertise.

„Die Flexibilität und Lösungsorientierung des ACTIWARE-Teams bei unserem Projekt kann man gar nicht hoch genug bewerten“, so Andreas Görzen,
Projektleiter DMS bei der DRF Luftrettung. „Das war eine extrem gute Zusammenarbeit.“

Eine organisatorische Herausforderung technisch perfekt gemeistert
Das Scannen der Eingangsrechnungen und die automatische Belegerkennung waren wesentliche Aspekte und mit dem ELO DocXtractor quasi „out of the box“ abdeckt.

Die eigentliche, interne Herausforderung für die DRF Luftrettung bestand zunächst darin, den Workflow für die Rechnungseingangsbearbeitung klar zu definieren. Abhängig von Kostenstelle, Lieferant bzw. Sachkonto wird heute in der Finanzbuchhaltung der richtige Workflow automatisch ausgelöst.

Hohe Anforderungen an den ECM-Partner
Bei der Lösungsauswahl war es entscheidend, dass die Workflows zur Rechnungsbearbeitung problemlos abgebildet werden. Außerdem war die nahtlose Integration der zentralen Finanzbuchhaltung, Microsoft Dynamics NAV, erforderlich. Die Entscheider bewerteten Funktionalitäten und Bedienkomfort, Administrierbarkeit und Lösungsflexibilität. ACTIWARE punktete mit dem System von ELO, hier vor allem mit den besonderen Möglichkeiten zur Anwendungsintegration und seiner DMS-Expertise.

„Die Flexibilität und Lösungsorientierung des ACTIWARE-Teams bei unserem Projekt kann man gar nicht hoch genug bewerten“, so Andreas Görzen,
Projektleiter DMS bei der DRF Luftrettung. „Das war eine extrem gute Zusammenarbeit.“

Eine organisatorische Herausforderung technisch perfekt gemeistert
Das Scannen der Eingangsrechnungen und die automatische Belegerkennung waren wesentliche Aspekte und mit dem ELO DocXtractor quasi „out of the box“ abdeckt.

Die eigentliche, interne Herausforderung für die DRF Luftrettung bestand zunächst darin, den Workflow für die Rechnungseingangsbearbeitung klar zu definieren.
Abhängig von Kostenstelle, Lieferant bzw. Sachkonto wird heute in der Finanzbuchhaltung der richtige Workflow automatisch ausgelöst.

Optimale Prozess-Unterstützung durch passgenaue Middleware
Zur Einbindung der Daten aus den operativen Systemen, bietet der ELO Business Logic Provider (ELO BLP) eine Integrationslösung für eine regelbasierte
Dokumentenverarbeitung. Die DRF Luftrettung konnte so ihr DMS einfach und schnell umsetzen.

Der ELO BLP ermöglicht die Verarbeitung und Ablage von Druckdaten aus NAV, von Scanbelegen und Microsoft-Office-Dokumenten sowie von E-Mails aus Lotus Notes direkt in das DMS. Die Konfiguration der Business-Logik erfolgt über einen grafischen Designer. „Mit dem Business Logic Provider erledigen wir sämtliche
Dokumentenübergaben an ELO. Dadurch ist unsere Ablage extrem strukturiert. Wir können sie einfach und komfortabel, ohne Programmieraufwand, verwalten“, schildert Andreas Görzen.

Wenn heute die Anwendung angepasst oder erweitert werden soll, ist die Umsetzung meist nur eine Kleinigkeit. „Es geht schnell und wir benötigen kaum Dienstleistung. Im Business Logic Provider können wir vieles selbst erledigen. Dabei ist die konfigurierbare Oberfläche ein klarer Vorteil“, erläutert Görzen weiter.

Systemübergreifende Funktionalität auf Knopfdruck: interaktiv und kontextbasiert
Die DRF Luftrettung bietet ihren Mitarbeitern über ELO Business Connect wichtige Suchfunktionalitäten und Informationen für das Tagesgeschäft, wie der Projektleiter DMS an Beispielen verdeutlicht: „Wenn ich in NAV einen Debitor aufrufe, kann ich per Knopfdruck alle Belege zu diesem Debitor in ELO einsehen.
Oder wenn ein Mitarbeiter eine Rechnung zurückweisen will, muss er nur einen Button in ELO wählen und er erhält automatisch ein komplett vorbereitetes Rückweisungsschreiben mit Adressdaten, Rechnungsnummer und -datum.“

So werden Prozesse enorm beschleunigt. Business Connect liefert interaktiv kontextbezogene Funktionen zur Steigerung der Produktivität für Geschäftsobjekte und -vorgänge in NAV. Die Lösung ermöglicht die einfache Integration von Daten aus Drittanwendungen und bietet applikationsübergreifende Suchfunktionen.

Ein umfassendes DMS – schnell umgesetzt
Im Januar 2011 startete die DRF Luftrettung mit der Bearbeitung der Eingangsbelege. Im Juli 2011 wurden sämtliche  Ausgangsbelege sowie die Anlagenbuchhaltung hinzugenommen. Auch die zurückliegenden Jahre wurden nachgescannt. Seit März 2012 werden auch die Bankbelege in ELO archiviert.

DMS – einfach und flexibel erweiterbar
Inzwischen erledigt die Mitglieder- und Spenderverwaltung ihren gesamten Schriftverkehr über das DMS, egal ob E-Mail, Fax oder Brief. Die Eingangspost,
darunter Anfragen und Adressänderungen, wird heute mit passgenauen Workflows bearbeitet. So kann man beispielsweise in NAV per Knopfdruck eine E-Mail in Lotus Notes erzeugen, die später wiederum in ELO abgelegt wird. Je nach Task wird ggf. ein eigener Workflow gestartet.

Seit August 2012 arbeitet die Stabstelle Kommunikation mit dem neuen DMS. Es wird ein umfassendes Archiv an Veröffentlichungen, Dokumentationen und Vorlagen in ELO gepflegt. Auch für dieses Projekt nutzt die DRF Luftrettung den Business Logic Provider. Die Umsetzung erfolgte in nur zwei Tagen.

Produktivität deutlich erhöht
sich signifikant verbessertie Förderer- und Spenderbetreuung machte im September 2012 ein Mailing mit rund 220.000 Aussendungen. Die 16.000 Antworten verarbeiteten im Oktober neun Mitarbeiter. Es wurden 46.000 Workflow-Aufgaben erledigt. „Hier ist der Vorteil des neuen DMS für uns klar messbar. Das wäre früher nicht machbar gewesen“, resümiert Görzen. Die DRF Luftrettung hat ihre Produktivität mit dem neuen DMS wesentlich gesteigert. Fehler bei der Datenerfassung wurden minimiert, und die Datenqualität hat sich signifikant verbessert.