Zákazník ELO: MBS Medical Business Solutions AG

Die MBS Medical Business Solutions AG wurde im Oktober 2000 gegründet. Als Dienstleistungsunternehmen für Einrichtungen des Gesundheitswesens haben wir uns in den Bereich Beschaffung und Logistik für Krankenhäuser spezialisiert und sind seit Oktober 2001 im operativen Geschäft tätig.

Bei MBS werden die Eingangsrechnungen unterteilt nach Handelsrechnungen (Kundenauftrag)  und  allgemeiner  Geschäftsbetrieb  (Eigenbedarf). Bisher wurde tagesaktuell in Excel ein Rechungseingangsbuch zur Dokumentation geführt. Abweichend vom   Standard sind unter bestimmten Konstellationen Prüfungen der  Eingangsrechnungen durch die Fachabteilung notwendig. Dieser Prozess soll standardisiert über einen ELO Workflow bearbeitet werden. 
Beim Wareneingang sind die Lieferscheine ebenfalls elektronisch zu verarbeiten. 
Im Falle einer Reklamation wird die Ware immer von MBS selbst abgeholt. Hierfür  wird  in  Microsoft Dynamics NAV  ein  Reklamationsbeleg ausgeduckt und den Fahrer übergeben. Der zurückgeführte Beleg soll anschließend ebenfalls archiviert werden. Die Ladelisten und Kommissionierbelge aus dem ERP-System sollen analog verarbeitet werden.
Desweiteren sollen relevante E-Mails vorgangsbezogen archiviert werden.

Für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen kommt der MODUS ArchiveLink zum Einsatz. So kann statt der Excel-Liste nun das Rechungseingangsbuch von ArchiveLink in Microsoft Dynamics NAV genutzt werden.
Weiterhin wurde für den Prüfungsprozess der  Eingangsrechnungen für die  Fachabteilungen ELO Workflow konzipiert und eingeführt.
Im Bereich des Wareneingangs werden die Lieferscheine nun mit  einem Barcode beklebt und anschließend eingescannt. Innerhalb des ERP-Systems wird der Barcode ausgelesen und mit dem Wareneingang verknüpft. Damit sind die Voraussetzung geschaffen, um die Lieferscheine über die ArchiveLink-Funktionalität automatisiert in ELO zu archivieren.
Nach einem ähnlichen Verfahren werden die zurückgeführten Reklamationsbelege archiviert. Für  die  Verarbeitung  wird  in  Microsoft Dynamics NAV ein Barcode auf den Beleg mit aufgedruckt. 
Der zurückgeführte Reklamationsbeleg wird in ELO eingescannt und über die ArchiveLink-Standardfunktionalität vollautomatisiert mit dem NAV-Vorgang verknüpft und archiviert. Analog wird mit den Ladelisten und den Kommissionierbelegen aus Microsoft Dynamics NAV verfahren.

Die E-Mail-Archivierung erfolgt zunächst clientbasiert per ELO Outlook Makros. Diese ermöglichen im Standard eine vorgangsbezogene Archivierung der E-Mails. Eine vollständige, revisionssichere Archivierung ist zu einem späteren Zeitpunkt geplant.

Alle Anforderungen von MBS im Bereich der Ausgangs- und Eingangsbelegverarbeitung konnten durch den Einsatz des MODUS ArchiveLinks mit minimalen Detailanpassungen bedient werden.
Sämtliche Belege liegen nun zentral im DMS vor und sind sofort und direkt über den NAV- und/oder ELO Client im Zugriff. Dabei sind der Aufwand für die Verschlagwortung und Ablage sowie die Fehleingaben durch den Einsatz des ArchiveLinks quasi nicht mehr gegeben.
Der ELO Workfow unterstützt die Zertifizierung durch die Einhaltung der Prozessstandards und sorgt für mehr Transparenz und Effizienz bei der Prozessbearbeitung.
Mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation ist MBS nun außerdem in der Lage, die Papierbelege zu vernichten und spart zusätzlich Zeit und Raum bzgl. der Papierablage.