Zukunftsfähigkeit hängt zunehmend von einer ressourcenschonenden und nachhaltigen Ausrichtung der Geschäftstätigkeit ab. Denn Umwelt- und Klimaschutz liegen nicht nur im Trend, Klimaschutz hat vielmehr Grundrechtscharakter. Der Global Tech I Offshore Wind GmbH war Nachhaltigkeit von Anfang an ein Bedürfnis. Daher setzte sie konsequent seit ihrer Gründung auf Digitalisierung und damit papierarmes Arbeiten – sowie im Zuge dessen seit 2016 auch auf Softwarelösungen aus dem Hause ELO Digital Office.
Die Unternehmenssoftware ELO ECM Suite unterstützt seither – eng an verschiedenste Drittsysteme angebunden – unterschiedliche digitale Prozesse: Im ersten Projektschritt profitierte die Buchhaltung von einem automatisierten Rechnungseingang, sprich einem schnelleren und fehlerbereinigten Durchlauf. Global Tech I erkannte rasch den Mehrwert und zog sukzessive im Qualitätsmanagement, in der Rechtsabteilung, beim Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank sowie bei der digitalen Überwachung von Bauteilen nach. Und es gibt noch viel Luft nach oben.
Die Global Tech I Offshore Wind GmbH betreibt rund 180 km vor der Küste Bremerhavens den gleichnamigen Nordsee-Windpark. Fünf Jahre lang wurden Pläne geschmiedet, 2010 begann dann die eigentliche Errichtung, bevor das Werk im September 2015 in Betrieb gehen konnte. Der Windpark besteht aus 80 Windkraftanlagen und stellt insgesamt 400 Megawatt saubere Energie her, um rund 450 000 Haushalte zu versorgen.
Global Tech I wird von der Hamburger HafenCity aus geleitet und beschäftigt rund 100 Mitarbeiter. Allein das Offshore-Team besteht aus etwa 30 Personen. In Hamburg befinden sich neben dem Management die kaufmännischen und technischen Fachbereiche sowie der Betriebsleitstand. Dieser ist für die allgemeine Betriebsüberwachung des Windparks, die Netzbetriebsführung und die Seeraum- und Wetterbeobachtung verantwortlich. Von hier aus erfolgt auch die Kommunikation mit den Direktvermarktern und dem Übertragungsnetzbetreiber. Starke Partner sind in die Service- und Instandhaltungsprozesse eingebunden.
Von Anfang an digital
Am Leitstand der Global Tech I laufen sämtliche Fäden für den Betrieb des Windparks zusammen. Die Mitarbeiter überwachen rund um die Uhr den Zustand der Anlagen. Dazu beobachten sie den Seeraum kontinuierlich und erfassen und analysieren täglich tausende unterschiedliche Datenpunkte. Eine komplexe Aufgabe, die neben Sorgfalt die richtigen Werkzeuge erfordert. Innovative und digitalisierte Abläufe waren quasi ein Muss. Global Tech I richtete sich daher von Anfang an nachhaltig digital aus, sowohl im technischen als auch im kaufmännischen Bereich.
2016 fiel im Zuge dessen der Startschuss für die Einführung einer ECM-Software, die sich nahtlos an das System für Enterprise-Resource-Planning (ERP) Microsoft Dynamics NAV anbinden ließ. Ziel war zunächst, den Rechnungseingangsprozess in der Buchhaltung vollständig zu automatisieren. Punkten konnte die ELO ECM Suite. Ihre serienmäßig integrierte Schnittstelle zum ERP-System überzeugte bei der Evaluation. „Wir wollten ein ECM-System für das gesamte Unternehmen. Inzwischen gilt dieses als essenzieller Baustein unseres Unternehmenserfolgs“, erinnert sich Detlef Klinge, Dokumentenmanager bei der Global Tech I Offshore Wind GmbH.
Über Abteilungsgrenzen hinweg
Doch wie konnte ELO nun zum Erfolgskurs des Windkraftbetreibers beitragen? Man startete zunächst mit deren Implementierung in der Buchhaltung, wo der betreuende ELO Business Partner einen individuell angepassten Rechnungseingangs-Workflow aufsetzte. Dieser basiert auf der in der ECM-Suite serienmäßig integrierten Workflow-Komponente. Die Anbindung an das ERP-System war unkompliziert, da die Suite auch hier eine entsprechende Schnittstelle mitbringt. Sämtliche im ERP-System generierten Belege werden seitdem automatisch rechtskonform im ECM-Archiv abgelegt. Praktisch ist, dass die User sie jederzeit auch direkt aus dem ERP-System heraus aufrufen können. So behält die Buchhaltung Rechnungen, Bestellungen und andere Belege einfach im Blick und Skontofristen werden zuverlässig eingehalten.
Die Rückmeldungen fielen überaus positiv aus. Daher loteten die Projektpartner im nächsten Schritt weitere Einsatzszenarien aus. Als Kandidaten identifizierten sie das Asset-Management-System, mit dem Global Tech I u. a. sämtliche Bauteile des Windparks digital überwacht. Auch hier bewährt sich eine bidirektionale Schnittstelle zum elektronischen Archivieren sämtlicher Daten im ECM-System. Die Mitarbeiter können so direkt vor Ort – sogar in luftiger Höhe – über die ELO App per Smartphone oder Tablet die Wartungspläne der einzelnen Windkraftanlagen einsehen.
Doch damit nicht genug: Weiteres Potenzial zur Entlastung der Mitarbeiter und zur Abkehr von manuellen Abläufen boten die vorkonfigurierten Fachbereichslösungen, die ELO Business Solutions. So machte ELO Contract zur Verwaltung sämtlicher Verträge in der Rechtsabteilung den Auftakt. Und mit der Wissensmanagement-Software ELO Knowledge baut Global Tech I eine zentrale Wissensdatenbank für alle Mitarbeiter auf.
Manuell hat ausgedient
Seit seiner Einführung sorgt das ELO System für frischen Wind in den Geschäftsabläufen der Global Tech I. Die am Betriebsleitstand in Hamburg aus dem Windpark erfassten Daten gelangen seither vom ERP-System direkt in das ECM-Archiv, bei Bedarf auch mobil über die ELO App. Das Dokumenten-Handling gestaltet sich – inklusive der Prozesse für das Homeoffice –wesentlich komfortabler, der zentralen rechtskonformen Ablage sei Dank.
Aufgrund der positiven Bilanz forcieren die Projektbeteiligten die ECM-Lösung mit bemerkenswerter Kreativität. So wurden weitere Workflows implementiert, beispielsweise zur Abwicklung sogenannter Tolerierungsanträge oder zur Freigabe von QM-Dokumenten im Qualitätsmanagement.
„Die Akzeptanz der ECM-Lösung bei den Mitarbeitern ist überwältigend. Immer mehr Abteilungen wollen sie nutzen und so die Automatisierung weiter vorantreiben“, so Detlef Klinge abschließend. Konkret geplant ist bereits die Einführung der digitalen Personalakte ELO HR Personnel File und der Bewerbermanagement-Software ELO HR Recruiting in der Personalabteilung. Ganz offensichtlich steht der Wind günstig für eine durchgängige und nachhaltige Digitalisierung bei Global Tech I.
„Die Akzeptanz der ECM-Lösung bei den Mitarbeitern ist überwältigend. Immer mehr Abteilungen wollen sie nutzen und so die Automatisierung weiter vorantreiben.“
