Die passende ELO Schnittstelle zu Ihrem SAP-System

SAP führt Ihre Geschäftsdaten, ELO verwaltet die zugehörigen Dokumente: Wer beide Systeme verbindet, öffnet Rechnung, Bestellung oder Vertrag direkt aus dem SAP-Vorgang, ohne die Oberfläche zu wechseln.

Die Aufgabenteilung ist klar. SAP bleibt führend für Stammdaten, Geschäftslogik und Prozesse. ELO übernimmt Ablage, Versionierung und rechtskonforme Archivierung. Die Dokumente liegen physisch im ELO Repository bzw. ELO Workspace, SAP hält nur die Verknüpfung. So bleibt die SAP-Datenbank frei von umfangreichen Dokumentdaten.

Typische Herausforderungen:

• Datensilos. Daten liegen im SAP-System, weitere im Finanzsystem, als Dokumente ebenso wie als Metainformationen. Solange diese Bestände unverbunden bleiben, kann keines der Systeme sein Potenzial ausspielen. Das Ziel ist, sie so zu vernetzen, dass beide Systeme optimal nutzbar sind.
• Begriffsvielfalt. Private Cloud, Public Cloud, On-Premises, dazu verschiedene Schnittstellen: Es kursieren viele Bezeichnungen. Dadurch bleibt oft unklar, welches System sich über welche Funktion mit welchem verbinden lässt. Ein gemeinsames Verständnis ist der erste Schritt.

Doch welche Schnittstelle passt zu welcher SAP-Landschaft, und wo liegen die typischen Stolpersteine?

Das bringt die Kombination aus SAP und ELO

Die Integration zahlt auf vier Punkte ein:

• Strukturierte, rechtskonforme Ablage: In SAP erzeugte Dokumente archiviert ELO rechtskonform, etwa eine Ausgangsrechnung direkt bei ihrer Entstehung.
• Zugriff in beide Richtungen: Wer hauptsächlich in SAP arbeitet, greift aus SAP auf Dokumente in ELO zu und verlässt dabei die gewohnte Oberfläche nicht. Wer lieber in ELO arbeitet, springt von dort in den SAP-Vorgang.
• Der passende Client für jede Rolle: Nutzergruppen arbeiten mit unterschiedlichen Clients, und ELO lässt sich zusätzlich in die SAP-Oberfläche einbinden. Das hebt die User Experience.
• 360-Grad-Sicht: Daten, Dokumente und Vorgänge sind von beiden Systemen aus sichtbar, Prozesse laufen über Systemgrenzen hinweg nahtlos.

ELO und SAP entfalten ihren Nutzen vor allem dann, wenn die Systeme tief integriert sind. So entsteht eine 360-Grad-Sicht auf Daten, Dokumente und Vorgänge, und Prozesse laufen nahtlos über Systemgrenzen hinweg.

Mehr als ein Dokumentenarchiv

Den größten Nutzen bringt nicht die Ablage allein, sondern die Verzahnung mit dem Prozess. Ein Beispiel ist der Rechnungseingang: ELO erfasst die Rechnung und liest sie aus, anschließend werden die Angaben mit SAP-Daten abgeglichen. Geprüft wird, ob der Lieferant bekannt ist, eine Bestellung vorliegt und Beträge sowie Positionen stimmen. Je nach Ergebnis läuft die Rechnung automatisch weiter oder geht zur Prüfung, gebucht wird über standardisierte SAP-Schnittstellen. Ähnlich funktionieren Vertragsmanagement und digitale Personalakte.

Welche Schnittstelle passt?

Als Faustregel gilt: Klassische SAP-Systeme nutzen ArchiveLink, neue Cloud-Umgebungen setzen auf CMIS. Beide Wege stehen mit von SAP zertifizierten ELO Schnittstellen zur Verfügung.

ArchiveLink ist eine seit vielen Jahren etablierte SAP-Technologie. Bei ELO setzt ELO Smart Link for SAP ERP sie um, eine von SAP zertifizierte Schnittstelle. Ein Dokument wird bei seiner Entstehung an ELO übertragen und mit dem passenden SAP-Objekt verknüpft. Der Schwerpunkt liegt auf Ablage und Verknüpfung.

CMIS (Content Management Interoperability Services) ist ein standardisierter Ansatz für die Anbindung von Content-Management-Systemen. ELO CMIS for SAP Solutions ist von SAP zertifiziert und verbindet SAP S/4HANA Cloud über die SAP Business Technology Platform mit ELO. Neben dem Dokument übergibt SAP die im Standard gesendeten Metadaten, die in ELO gespeichert werden. In Cloud-Szenarien gehören Authentifizierung, Berechtigungen, Single-Sign-On und sichere Verbindungen zur Einrichtung, deshalb ist der Start etwas aufwändiger als On-Premises.

Fünf Fragen vor der Entscheidung

Die SAP-Version allein entscheidet nicht. Diese Fragen helfen bei der Wahl:

1. Welche SAP-Version und welches Betriebsmodell setzen Sie ein, und wie betreiben Sie ELO?
2. Sollen Dokumente nur archiviert oder in ELO Prozesse eingebunden werden?
3. Welche Metadaten brauchen Sie für Klassifizierung, Suche und Workflows?
4. Läuft bereits eine produktive ArchiveLink-Integration, und bringt ein Wechsel fachlichen Mehrwert?
5. Ist ein Umstieg auf SAP S/4HANA oder in die Cloud geplant?

Wer einen Wechsel in die Cloud plant, sollte CMIS frühzeitig einbeziehen

Die Schnittstellenwahl hängt nicht allein von der heutigen SAP-Version ab, denn: Wer einen Wechsel in die Cloud plant, sollte CMIS frühzeitig einbeziehen. Eine Schnittstelle sollte nicht nur den heutigen Bedarf abdecken, sondern auch zum künftigen Betriebsmodell passen. SAP und ELO entwickeln sich in dieselbe Richtung, auch wenn es unterschiedliche Systeme sind.

Zum einen setzt sich die Cloud mit SaaS-Lösungen durch: Unternehmen betreiben ihre Systeme nicht mehr selbst, sondern nutzen sie als Dienst. Für die Dokumentenarchivierung gewinnt damit die standardisierte CMIS-Anbindung an Bedeutung. Zum anderen ist Künstliche Intelligenz an nahezu jeder Stelle angekommen. Ihr Gewicht wird weiter zunehmen, und sie nimmt Anwendern schon heute Arbeit ab.

Fazit: Das Zielbild bestimmt die Schnittstelle

Eine allgemeingültige Antwort auf die Frage „ArchiveLink oder CMIS?“ gibt es nicht. ArchiveLink passt zu SAP ECC und bestehenden S/4HANA-Landschaften mit etablierter Archivierung. CMIS ist die Wahl für die S/4HANA Public Cloud und für Architekturen, die auf Cloud und Standardisierung ausgerichtet sind. Entscheidend sind: Ihre Systemlandschaft, Ihr künftiges Betriebsmodell und die Prozesse, die Sie abbilden wollen.

Sie suchen das optimale DMS für Ihr SAP-System? Als SAP Gold Partner betrachten wir Ihre ELO Anbindung auch aus SAP-Sicht und prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche Schnittstelle zu Ihrer SAP-Landschaft passt.