Ein Fuhrpark bindet Kapital und produziert dabei einen stetigen Strom an Dokumenten, von der Zulassung über Leasingverträge bis zu Prüfnachweisen und Schadenmeldungen. Sobald diese Aufgaben über Excel-Listen und E-Mail-Postfächer laufen, geht der Überblick schnell verloren und Fristen bleiben unbemerkt. NX FleetOperations von Nexory GmbH verlagert die Dokumenten- und Prozessverwaltung der Flotte auf eine zentrale Plattform – die ELO ECM Suite.
Was Fuhrparkmanagement umfasst
Fuhrparkmanagement bezeichnet die Organisation, Steuerung und Überwachung aller Fahrzeuge eines Unternehmens über den gesamten Lebenszyklus, von der Beschaffung über den laufenden Betrieb bis zur Aussteuerung. Dazu gehören die Verwaltung von Fahrzeugdaten und Verträgen, die Einhaltung gesetzlicher Pflichten wie Hauptuntersuchung, UVV-Prüfung und Führerscheinkontrolle sowie die Kontrolle der Kosten je Fahrzeug.
In der Praxis verteilt sich diese Arbeit oft auf mehrere Abteilungen. Der Fuhrparkleiter plant Termine, die Buchhaltung verbucht Tankrechnungen und Leasingraten, der Einkauf verhandelt Verträge. Fehlt eine gemeinsame Datenbasis, entstehen Doppelarbeit und Lücken im Überblick. Eine zentrale Softwarelösung schließt diese Lücke, indem sie alle Fahrzeuginformationen an einem Ort hält und wiederkehrende Prozesse planbar macht.
Der Fuhrpark-Alltag zwischen Excel-Chaos und Feuerwehr-Rolle
Wer einen Fuhrpark verantwortet, kennt das Problem: Fahrzeugdaten, Verträge und Fristen verteilen sich meist auf mehrere Excel-Listen, E-Mails und Papierordner – ohne zentralen Überblick. TÜV-Termine, Führerscheinkontrollen und Inspektionen laufen so leicht aus dem Ruder, wenn niemand aktiv daran erinnert.
Gleichzeitig fehlt oft eine verlässliche Datenbasis: Wo befindet sich ein Fahrzeug gerade, wie hoch ist der aktuelle Kilometerstand, wie sicher wird tatsächlich gefahren? Ohne Echtzeit-Standortdaten oder Auswertungen zum Fahrverhalten bleiben das Bauchgefühl statt belastbare Fakten.
Auch bei den Kosten ist der Überblick mühsam: Tankbelege und Werkstattrechnungen verschiedener Anbieter müssen manuell zusammengetragen werden, nur um zu erkennen, welches Fahrzeug wie viel kostet.
Für die Fahrer selbst ist der Alltag ebenfalls unnötig kompliziert: Ein Schaden muss telefonisch oder per E-Mail gemeldet werden, Werkstatttermine werden umständlich vereinbart, und der Führerschein wird oft nur sporadisch – wenn überhaupt – kontrolliert.
Das Fristenmanagement bleibt dabei meist reaktiv: Verantwortliche müssen selbst hinterherlaufen, statt rechtzeitig informiert zu werden, bevor eine Frist abläuft. Und geht es um die Zukunft, etwa die Umstellung auf E-Mobilität, fehlt oft die objektive Grundlage: Ohne echte Fahrprofile lässt sich kaum fundiert entscheiden, welche Fahrzeuge sich tatsächlich für die Elektrifizierung eignen.
Das Ziel: aus der reaktiven Feuerwehr-Rolle herauszukommen und stattdessen mit verlässlichen Daten vorausschauend zu planen.
So wird das Fuhrparkmanagement digital
Die ELO ECM Suite verwaltet Dokumente und legt Akten digital ab, dazu steuern Workflows die zugehörigen Prozesse. Für den Fuhrpark dient diese Digitalisierungsplattform als Dokumenten- und Prozessschicht, die Unterlagen bündelt, Fristen überwacht und Freigaben regelt.
ELO ist dabei kein Telematik- oder GPS-System. Die Live-Ortung eines Fahrzeugs oder die Auswertung von Fahrdaten leistet weiterhin ein Telematikdienst. ELO übernimmt die Ebene darüber und verwaltet die Fahrzeugunterlagen, überwacht Fristen und steuert die Freigabeprozesse. Solche Lösungen richten zertifizierte ELO Business Partner auf der ELO ECM Suite ein und verknüpfen sie bei Bedarf mit Telematik- und Leasingdaten. Ein Beispiel dafür ist die Fuhrparklösung NX FleetOperations von Nexory.
Alle Fahrzeugdokumente in einer zentralen Akte
Ein Fuhrpark erzeugt über den Lebenszyklus jedes Fahrzeugs eine Vielzahl an Unterlagen. Auf der ELO Plattform landen sie in einer strukturierten Fahrzeugakte statt in E-Mail-Postfächern und lokalen Laufwerken:
- Zulassungsbescheinigungen, Fahrzeugscheine und Kennzeichendaten
- Leasing- und Kaufverträge samt Laufzeiten und Konditionen
- Versicherungspolicen, Schadenmeldungen und Gutachten
- Wartungs- und Reparaturbelege sowie Prüfnachweise (HU, UVV, DGUV)
- Führerscheinkopien und Nachweise der Führerscheinkontrolle
- Tank- und Ladebelege sowie Kostenrechnungen je Fahrzeug
Jedes Dokument wird beim Ablegen automatisch verschlagwortet und dem passenden Fahrzeug zugeordnet. So ist jede Unterlage in Sekunden auffindbar, auch Jahre später bei einer Betriebsprüfung. Die Ablage erfolgt GoBD-konform, sodass steuerrelevante Belege gesetzeskonform und manipulationsgeschützt archiviert bleiben.
Fristen, Führerscheinkontrolle und Freigaben automatisieren
Noch stärker als das Ablegen zahlt sich das Automatisieren wiederkehrender Abläufe aus. Die Workflows der ELO ECM Suite erinnern selbstständig an fällige Termine und leiten Vorgänge an die zuständigen Personen weiter, bevor etwas liegen bleibt.
Läuft eine Hauptuntersuchung, ein Leasingvertrag oder eine Versicherung aus, erzeugt das System rechtzeitig eine Wiedervorlage. Die halbjährliche Führerscheinkontrolle wird als wiederkehrende Aufgabe geplant und dokumentiert. Gerade sie wird in vielen Betrieben unterschätzt, dabei hängt an ihrem lückenlosen Nachweis die Halterhaftung des Unternehmens. Rechnungen für Reparaturen oder Neubeschaffungen durchlaufen einen digitalen Freigabe-Workflow mit klaren Zuständigkeiten, sodass der frühere Papierumlauf entfällt. Der KI-gestützte ELO Assistant liest eingehende Belege aus und schlägt die passende Zuordnung vor, was die manuelle Erfassung spürbar verkürzt.
NX FleetOperations: Fuhrparkmanagement mit ELO über den Partner Nexory
ELO liefert die Plattform, die konkrete Fuhrpark-Anwendung stammt von spezialisierten Partnern. Für den Fuhrpark ist das die Lösung NX FleetOperations der Nexory GmbH, die vollständig in die ELO ECM Suite integriert ist. Anwender arbeiten in der gewohnten ELO Oberfläche und greifen dort auf alle Fuhrparkfunktionen zu, ohne eine separate Insellösung öffnen zu müssen.
Die Lösung bildet den kompletten Fuhrpark ab:
- Mandanten-, Firmen- und Standortverwaltung, um mehrere Unternehmenseinheiten und Zweigstellen in einer Oberfläche zu steuern
- Vollständige Fahrzeug- und Fahrerverwaltung mit digitaler Akte je Fahrzeug
- Direkte Zuordnung von Leasing-, Service- und Versicherungsverträgen zum jeweiligen Fahrzeug oder Fahrer
- Zentrale Partnerverwaltung mit allen Kontakten zu Versicherungen, Werkstätten und Dienstleistern
- Automatisierte Terminplanung für TÜV, UVV-Prüfungen und Führerscheinkontrollen
- Grafisches Dashboard, das anstehende Termine und den Status der Flotte in Echtzeit zusammenführt
Weil Nexory auf der ECM Suite aufsetzt, nutzt die Fuhrparklösung direkt deren gemeinsame Dokumentenbasis und Workflow-Engine und bindet vorhandene Systeme über die bestehenden Integrationen an. Die Partnerschaft bedeutet außerdem, dass Einführung, Konfiguration und Support über das Netz zertifizierter ELO Business Partner laufen, die die Lösung an die Struktur des jeweiligen Fuhrparks anpassen.
Integration in Microsoft 365, SAP und DATEV
Ein Fuhrpark ist eng mit anderen Abteilungen verzahnt. Kosten fließen in die Buchhaltung, Verträge liegen beim Einkauf. Die tägliche Kommunikation wiederum läuft über Outlook. Die ELO Plattform integriert sich in bestehende Systeme, ohne eine weitere Dateninsel zu schaffen. Über die Microsoft-365-Integration lassen sich Dokumente direkt aus Outlook, Word oder Teams ablegen, die SAP- und DATEV-Anbindung überträgt Rechnungs- und Kostendaten in die Finanzprozesse.
Erfahrungsgemäß steht und fällt die Akzeptanz einer solchen Lösung mit dieser Integration. Wenn Beschäftigte den Fuhrpark aus den Werkzeugen heraus bedienen, die sie ohnehin nutzen, sinkt der Schulungsaufwand und die Zusammenarbeit zwischen Fuhrpark, Buchhaltung und Einkauf wird einfacher. Der Low-Code-Ansatz erlaubt es zudem, Formulare und Prozesse ohne Programmierkenntnisse an die eigene Organisation anzupassen.
Welche KPIs im Fuhrparkmanagement wichtig sind
Eine zentrale Datenbasis ist die Voraussetzung für belastbare Kennzahlen. Sind die Fahrzeugdaten an einem Ort gebündelt, lassen sich folgende KPIs sauber auswerten:
- Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership) je Fahrzeug und je Kilometer
- Auslastungs- und Nutzungsgrad, besonders bei Poolfahrzeugen
- Schadensquote und durchschnittliche Reparaturkosten pro Fahrzeug
- Einhaltungsquote von Fristen wie HU, Wartung und Führerscheinkontrolle
- Kraftstoff- beziehungsweise Energieverbrauch und CO2-Ausstoß je Fahrzeug
- Standzeiten und Ausfalltage über die Flotte hinweg
Der Wert dieser Kennzahlen hängt an der Datenqualität. Liegen alle Belege digital und zugeordnet vor, entstehen Auswertungen automatisiert, ohne dass Zahlen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden müssen.
Fazit: Allzeit gute Fahrt – in die Spur mit einer Beratung
Ob sich der Umstieg lohnt, lässt sich am besten an der eigenen Flotte durchrechnen. Für ein konkretes Angebot und eine Demo von NX FleetOperations gibt es zwei Wege: Unternehmen, die ELO noch nicht einsetzen, können per Klick auf den Link unten eine Beratung anfordern. Bestandskunden wenden sich direkt an ihren betreuenden ELO Business Partner, um den Fuhrpark als weiteres Modul zu ergänzen. Halten Sie für das Gespräch Flottengröße, gewünschte Funktionen und vorhandene Systeme wie SAP oder DATEV bereit, damit die Kalkulation von Anfang an zur Ausgangslage passt.
FAQ: Fuhrparkmanagement mit ELO
Was ist die ELO ECM Suite für eine Software?
Das Dokumentenmanagementsystem ist der Kern der ELO ECM Suite. Es erfasst, verschlagwortet und speichert Dokumente in digitalen Ordnern/Verzeichnissen, macht sie über eine Volltextsuche auffindbar und protokolliert jede Änderung. Im Fuhrpark bildet dieses DMS die Grundlage für die zentrale Fahrzeugakte.
