A papírmentes iroda koncepciója a cégeknél, hivataloknál és hatóságoknál már több évtizede megjelent – ma tényleg minden eddiginél közelebb állunk ahhoz, hogy valóra váljon? A hardveres és szoftveres termékek ára időközben jelentősen lecsökkent. Emellett ma már minden irodában megtalálható a papíralapú folyamatok digitalizálásához szükséges hardveres kiépítettség. A megfelelő szoftveres megoldással egyesítve sok területen költség takarítható meg, akár az erőforrások, akár a dokumentumok fizikai tárolása terén.
Papírról pixelekre: az analóg folyamatok átállítása
A papíralapúról digitális munkavégzésre való átállás szükségessé teszi egy digitalizálási stratégia megvalósítását is a dokumentumokkal végzett munkához. Ez a terv magába foglalja mind a digitalizálandó munkadokumentációkat, mind a hozzájuk tartozó folyamatokat. Ha az adott cégnek például sok a beérkező postája, akkor azok szisztematikus digitalizálása megkönnyíti a szétosztásukat a különböző részlegek között, felgyorsítva az eljárást.
Körülbelül minden nyolcadik cég papírmentes
A trend egyértelmű: a cégeknél erős elmozdulás tapasztalható a papírmentes munkavégzés irányába. 2018-ban 100 cégből csak egy működött teljesen papírmentesen, míg 2022-re ez a szám már nyolcszorosára nőtt. Ennek ellenére legalább minden második munkafolyamat a korábbiakhoz hasonlóan továbbra is papíralapon történik. Cselekvési igény áll fenn tehát, mivel a papírmentes, ill. kevés papíros munkavégzéssel végső soron mindenki csak jól jár.
A papíralapú iroda előnyei
Jogi és adatbiztonság
Az Adatvédelem- és biztonság törvény által előírt követelményei optimális módon teljesülhetnek. Emellett a rendszeres adatmentések az adatbiztonságot is javítják.
Időmegtakarítás
Az integrált, automatizált, intelligens keresési mechanizmusokkal jelentős mennyiségű idő takarítható meg az adatok és dokumentumok kikeresésénél.
Csapatmunka és kommunikáció
A dokumentumalapú folyamatok digitalizálásával a kommunikációs útvonalak minden szinten egyszerűbbé válhatnak, ami optimálisabbá teszi az együttműködést
Mobil munkavégzés
A digitális dokumentumok központilag adminisztrálhatók, az információk pedig időtől és helytől függetlenül, akár okostelefonon, táblagépen is rendelkezésre állnak.
Helymegtakarítás
A fizikai raktárak és irattárak más célra is felhasználhatók, például plusz irodák létesíthetők bennük a munkatársak számára.
Környezetkímélés
Az analóg folyamatok megszüntetése csökkenti a papírfogyasztást és a szállítási célú utak mennyiségét: ennek végső soron kedvező hatása van a környezetre.
Milyen digitális lehetőségeket kínál ma a piac arra, hogy az irodában ki lehessen váltani a papírt?
A vállalati tartalomkezelő rendszerek (Enterprise Content Management, ECM) és a dokumentumkezelő rendszerek is elősegítik a digitális átállást: a hivatalok, hatóságok és cégek számára optimális alapot nyújtanak a papíralapú folyamatok digitalizálásához és a fontos adatok központi tárolásához.
Az ECM rendszer maradéktalanul integrálható a meglevő informatikai környezetbe, és annak központi elemévé válva átveszi a kommunikációt az egyes rendszerek között, valamint kétirányú összeköttetések útján biztosítja, hogy ne szakadjon meg a dokumentumok továbbítása. A cég folyamatainak automatizálása egyre inkább támogatja a papírmentes munkavégzést.
Út a papírmentes irodához
“Az ELO ECM Suite segítségével az iroda papírfogyasztását rövid időn belül sikerült rendkívüli mértékben lecsökkentenünk. A jövőben ezt még inkább szeretnénk optimalizálni és egyidejűleg az e-mail- és számlakezelési munkafolyamatokat is hatékonyan integrálni akarjuk.”
Ingolf Diez, ügyvezető-tulajdonos, evonos GmbH & Co. KG
A papírszegény munkavégzés a megoldás?
Léteznek cégek, amelyek a papírmentes munkavégzést a saját adataik szerint már megvalósították. Fennáll azonban a kérdés, hogy a “papírmentes iroda” mennyire papírmentes a valóságban? A “papírmentes” fogalom, ill. a papírmentes munkavégzés definíció szerint azt jelenti, hogy a munkahelyen sem papíralapú dokumentumok, sem papíralapú folyamatok nincsenek használatban.
Az irodákban nagyon nehéz teljesen lemondani a papírokról, mivel még mindig vannak olyan dokumentumok, amelyek papírformában léteznek. Ilyenek pl. az okiratok, a jegyzői hitelesítésű dokumentumok, valamint bizonyos szerződésfajták is. Mindezek miatt realisztikusabb célkitűzés a kevés papíros munkavégzés elérése. A cégek jól járnak a rengeteg előnnyel, és a digitalizálásban nagy lehetőségeket látnak.
Lépjen be a papírszegény jövőbe!
A cselekvési igény legkésőbb akkor jelentkezik, amikor a kézi munkafolyamatok során információk vesznek el, munkalépéseket felejtenek el, senki se tudja, hogy a keresett kollégák éppen hol dolgoznak, ill. ha hibák lépnek fel. Ha ilyen esetben Ön amellett dönt, hogy digitalizálja üzleti folyamatait, azzal az első lépést máris megtette.
Ön is szeretné bevezetni cégét a papírkímélő jövőbe? Ha igen, akkor a legjobb, amit tehet, az egy ECM rendszer alkalmazása.
