Ce înseamnă gestionarea conținutului întreprinderii (ECM)?
ECM înseamnă mult mai mult decât simpla arhivare digitală a documentelor:
Gestionarea conținutului pentru întreprinderi se referă la lucrul cu documente „vii” într-un sistem care permite utilizatorilor să acceseze toate documentele, datele și informațiile stocate, folosind funcțiile de căutare, realizând conexiuni la fluxurile de lucru și automatizând procesele.
Un sistem ECM se află în centrul ecosistemului IT al unei companii. Acesta comunică cu toate sistemele, cartografiază fluxuri de lucru digitalizate la nivel interdepartamental și oferă o gamă largă de extensii tehnice pentru diferite aplicații.
ECM înseamnă gestionarea complexă și inteligentă a informațiilor.
Ce este mai exact un sistem ECM?
În subsolul companiei dumneavoastră se află depozitată o arhivă cu documente? Introducerea unui sistem ECM vă poate ajuta să economisiți spațiu și, în esență, bani. Sistemele ECM sunt proiectate pentru arhivarea digitală a documentelor, oferirea accesului la date și informații dintr-o locație centrală și stocarea în conformitate cu cerințele legale. Sistemul funcționează precum o structură clasică de îndosariere, cu dosare și fișiere digitale.
Un sistem ECM reprezintă platforma perfectă pentru gestionarea sigură a datelor comerciale valoroase. Securitatea este asigurată prin:
- criptare AES
- chei de criptare
- permisiuni pentru anumite documente sau pentru anumiți utilizatori
Până la urmă, întotdeauna există informații care nu trebuie puse la dispoziția oricui – în special în domeniul resurselor umane. Sistemele ECM sunt ideale pentru protejarea datelor cu caracter personal (RGPD).
Lucrul cu documente digitale nu este în niciun caz inferior celui bazat pe documente fizice, pe suport hârtie. De exemplu, sistemele ECM oferă o previzualizare digitală a documentului, pe care utilizatorii pot aplica ștampile digitale sau note autoadezive. Însă ce este mai important este funcția de control al versiunii: utilizatorii care lucrează la documente le procesează prin check-out, aspect clar vizibil pentru toți utilizatorii sistemului. Odată reintroduse în sistem, aceste documente pot fi din nou editate de către alți utilizatori. Un avantaj: versiunilor editate li se alocă numere de serie pentru transparență completă. Perioada în care documentele se trimiteau prin e-mail în timp ce se lucra la ele – având ca rezultat nefericit faptul că toată lumea avea o versiune diferită, s-a încheiat.
Majoritatea companiilor utilizează suita Microsoft Office, care include de cele mai multe ori Outlook, Word, Excel și PowerPoint. Utilizatorii ECM nu trebuie să-și părăsească mediile familiare:
- sistemul ECM este integrat pe desktopul lor sub forma unei bare de instrumente de mici dimensiuni.
- Cu ajutorul acestei bare de instrumente, utilizatorii pot îndosaria documente cu un singur clic.
Mai doriți totuși să stocați documente în sistemul dumneavoastră de fișiere Windows? Sistemul ECM vă permite să creați link-uri fără a ocupa spațiu valoros pe hard disk.
Petreceți mult timp la serviciu căutând ceea ce aveți nevoie? Colegul dumneavoastră a trimis un e-mail cu acel document important săptămâna trecută... oare care era? ECM oferă funcții de căutare complexe:
… căutare după cuvinte cheie specifice
… restrângerea căutărilor la o anumită dată sau perioadă
… căutare dupa numele celui care a creat/trimis un document
… căutarea de conținuturi specifice din documente, nu doar după denumirea fișierului
… filtrare după tipuri specifice de fișiere (de ex. PDF).
Facturile dumneavoastră ajung în diferite căsuțe poștale, numai pentru a fi mutate ulterior din punctul A în punctul B? Procesele de aprobare analogice sunt greoaie și consumatoare de timp. Este nevoie de procese digitale automatizate, astfel încât documentele și informațiile să fie disponibile acolo unde este nevoie de ele - rapid. Cu ajutorul fluxurilor de lucru, aceste procese pot fi cartografiate digital în sistemul ECM:
- aprobări în câteva secunde
- procese personalizate la o simplă apăsare de buton
- vizualizări ale proceselor pentru o privire de ansamblu asupra stadiului actual
Atunci când este vorba despre gestionarea informațiilor companiei, colaborarea este esențială. Acesta este unul dintre motivele pentru care tehnologiile de tip chat au devenit atât de populare în cadrul companiilor. Un sistem ECM care oferă o funcție de chat le permite utilizatorilor să discute cu colegii direct din cadrul fuxului unui document. De asemenea, se pot trimite link-uri prin e-mail către documente, informații sau documente în locul altor documente, economisind spațiu în inbox-ul e-mailului dumneavoastră. Hashtagurile și sondajele sunt numai câteva dintre celelalte funcții care oferă posibilitatea de optimizare a colaborării în cadrul unui sistem ECM.
Nu-i așa că ați economisi enorm de mult timp dacă ați înțelege mai rapid date complexe? Sistemele ECM moderne dispun de componente inteligente pentru analizarea și vizualizarea datelor direct din cadrul sistemului. Folosiți-vă rapid de datele dumneavoastră:
- analizați volume mari de date în mod rapid și eficient
- vizualizați date sub formă de grafice, cifre-cheie și cloud-uri cu etichete
- conectați date din surse diferite
Un aspect important al gestionării conținutului întreprinderii este disponibilitatea informațiilor într-o locație centrală din cadrul companiei. Sunteți plecat frecvent în deplasări și doriți să vă accesați datele indiferent unde v-ați afla? Atunci aveți nevoie de soluții software mobile pentru smartphone-ul sau tableta dumneavoastră sau acces prin intermediul unui browser web.
- Aplicații mobile pentru smartphone-uri și tablete (iOS și Android)
- Acces web securizat la sistemul ECM prin intermediul unui browser
- Sincronizarea datelor pe toate dispozitivele
