Digitales Dokumentenmanagement, das für Ordnung sorgt

Mit Dokumentenmanagement ist die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente gemeint. Das betrifft auch Dokumente, die erst um Nachgang digitalisiert wurden.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) umfasst die automatisierte Erfassung sowie Speicherung von Dokumenten und Informationen, dabei bietet das System einen sicheren Ablageort. Darüber hinaus werden die Dokumente organisiert und kontrolliert – Berechtigungskontrolle, Versionierung, schnelles Finden und eine effektive Zusammenarbeit am digitalen Dokument.

Die Hauptfunktion eines professionellen DMS ist sensiblen Unternehmensdaten eine zentrale, sichere und verschlüsselte Ablage zu bieten. Zusätzlich ist ein mobiler Zugriff über App oder Web-Varianten auf die Daten möglich. Des Weiteren ist durch das Erstellen von Revisionen sichergestellt, dass das Originaldokument unverändert bleibt. Denn sobald ein Dokument verändert, kommentiert oder bearbeitet wird, entsteht eine neue Versionen des Dokuments.

Einige Prozesse können automatisiert werden, wie beispielsweise die Dokumentenfreigabe. Das erleichterter die Arbeit, vor allem wenn das DMS an Drittsysteme wie ERP oder CRM angebunden wird.

Ein Unternehmen mit einem guten DMS profitiert vor allem von Zeit- und Kostenersparnissen. Durch die digitale Verwaltung großer Dokumentenbestände wird die Informationssuche beschleunigt, die interne Kommunikation transparenter und der Service optimiert. Gleichzeitig kann der Papierverbrauch drastisch reduziert werden.

Alle unternehmensrelevanten Dokumente sollten archiviert werden: Rechnungen, Verträge wie Arbeits-, Miet- und Darlehensverträge, Belege, E-Mails und Akten aller Art. Vorteilhaft ist die Archivierung in digitaler Form, um Platz zu sparen, alle Daten griffbereit zu haben und somit schnell auskunftsfähig zu sein. Ein DMS bietet neben dem zentralen Ablageort für alle Dokumente und Informationen auch die Grundlage für eine GoBD-konforme Archivierung der Dokumente.

Sobald ein Dokument in das Archiv übernommen wird, werden die wichtigsten Metadaten automatisch erfasst und das Dokument wird indiziert, das heißt mit Suchbegriffen ausgestattet und kategorisiert. Das vereinfacht u. a. die Suche. Im System wird der Originalzustand des Dokuments gespeichert und bleibt irreversibel.