eOffice

Solusi untuk membantu tata kelola surat masuk dan surat keluar dalam perusahaan

ELO Digital Office Indonesia menghadirkan solusi ELO e-Office yang dapat membantu dalam pengelolaan persuratan di perusahaan. Selain tata persuratan seperti surat masuk dan keluar, solusi ini pun dapat digunakan untuk standar operasional prosedur, kebijakan, hingga perjanjian yang dilakukan dalam satu platform.

Keunggulan lain dari solusi ELO e-Office ini juga dapat membantu proses penyimpanan dokumen, disposisi, pengesahan dokumen yang ditandatangani secara digital, serta pengiriman dokumen yang termonitori dengan sangat baik.

Manfaat

Penyimpanan Digital

Dokumen akan tersimpan dalam satu lokasi dan mengehemat tempat penyimpanan.

Memastikan Keamanan Dokumen

Menjamin keamanan dokumen baik penyimpanan, hak akses, serta pemantauan secara berkala.

Mudah dalam Kolaborasi

Berkat adanya fitur chatroom, pengguna akan lebih mudah dalam berkolaborasi dengan sesame karyawan.

Hemat Biaya Operasional

Anda tidak memerlukan biaya untuk tempat penyimpanan dokumen dan biaya – biaya operasional lainnya.

Terintegrasi dengan Sistem Tanda Tangan Digital

Solusi ini terintegrasi secara mulus dengan sistem pihak ketiga tentunya sistem tanda tangan digital yang akan mempermudah dalam persetujuan.

Penomoran Otomatis

Surat yang akan dikirimkan akan secara otomatis diberikan penomoran surat.

Memudahkan Pemantauan

Setiap kegiatan yang dilakukan terhadap dokumen akan selalu terpantau dimanapun dan kapanpun.

Terdapat Reminder dan Notifikasi

Pengguna akan mendapatkan pemberitahuan terkait tenggat waktu serta jika terdapat pembaharuan dokumen.

Sekilas Tentang Solusi

Sentralisasi dokumen masuk dan keluar

Dokumen atau surat masuk dan keluar berikut dengan korespondensinya akan terdigitalisasi dan tersimpan dengan struktur yang baik sehingga mudah untuk dicari dan ditemukan dengan cepat.

Disposisi Dokumen

Proses melanjutkan informasi kepada bagian yang terkait secara digital sehingga dapat mempersingkat waktu dan lebih efisien.

Disposisi Dokumen

Proses pengisian informasi seperti nomor dokumen, perihal, alamat, maupun informasi lainnya yang dibutuhkan dari sebuah dokumen dapat dibuat secara otomatis.

Pembuatan Konsep Dokumen

Proses pembuatan draft konten dokumen yang dapat dihasilkan secara otomatis melalui sistem ke dalam template dokumen yang telah tersedia sehingga mempersingkat waktu pembuatan dokumen.

Proses Surat Masuk dan Keluar dengan ELO e-Office

Staff Sekretaris/Mail Room melakukan scan dan upload soft copy dokumen kedalam ELO dan kemudian diteruskan kepada bagian penerima dokumen
Dokumen yang diterima oleh divisi terkait akan diproses dan ditindak lanjuti melalui proses disposisi dokumen
Proses penindaklanjutan dokumen seperti pembuatan surat balasan, distribusi ke internal atau hanya sekedar informasi saja dapat dilakukan didalam sistem.
Jika dibutuhkan dokumen keluar seperti surat keluar, proses pembuatan konsep hingga penandatanganannya juga dapat menggunakan template yang sudah ada atau upload secara manual
Dokumen keluar dapat ditindaklanjuti untuk dikirim kepada pihak internat atau eksternal sesuai dengan hasil tindaklanjut dokumen masuk. Informasi tanggal pengiriman dan proses pengiriman dokumen dapat dimasukan kedalam sistem.

Terintegrasi dengan Layanan Tanda Tangan Digital

Kami telah menjalin kerja sama serta dapat terintegrasi dengan layanan tanda tangan digital yang telah tersertifikasi oleh KOMINFO seperti Privy id dan Djelas. Sehingga apabila membutuhkan persetujuan atau tanda tangan secara digital, dapat dilakukan langsung di dalam aplikasi.