Client ELO: KESSLER Sekt GmbH & Co. KG

KESSLER Sekt est une entreprise basée à Esslingen, en Bade-Wurtemberg. Leur vin mousseux de qualité est produit à l'aide de méthodes traditionnelles, mais avec des installations de production très modernes. Ainsi, en dématérialisant ses processus commerciaux avec ELO ECM Suite, la société Kessler, fondée en 1826, a démontré à quel point elle est moderne et innovante dans ses projets.

Miser sur la qualité est une tradition chez KESSLER Sekt : cela fait presque 200 ans que leurs vins mousseux sont produits à partir des vignobles les plus réputés d'Allemagne et d'Europe. L'entreprise ne souhaite pas se reposer sur son expérience de longue date. Au contraire, elle considère avoir un engagement vis-à-vis de ses clients pour que ce savoir-faire fasse toute la différence en termes de qualité. La production de leurs vins mousseux se base sur la même méthode traditionnelle utilisée autrefois par leur père fondateur, à la différence près qu'aujourd'hui, l'entreprise utilise des installations de production hautement modernes, qui garantissent une qualité hors normes. Dans la dématérialisation de ses processus papier, l'entreprise mise sur un avenir digital avec ELO ECM Suite et ELO Business Solutions.

En plus de la maison-mère située dans le centre historique de Esslingen, KESSLER a ouvert une unité de production à quelques kilomètres de là, dans la zone industrielle de la ville. Là aussi, se reflète le mariage des valeurs traditionnelles avec des processus métier innovants : c'est dans cette synergie que réside tout le succès de l'entreprise.

Toutefois, la distance entre les deux sites a apporté des difficultés au fil du temps : des documents papier rattachés à plus de 15 000 commandes annuelles faisaient quotidiennement la navette entre les deux sites. Un effort logistique considérable qui ne cessait de croître. De plus, l'organisation du service achats était également décentralisée et les documents de ce service étaient stockés à un seul et même endroit. C'est pourquoi la direction a décidé de dématérialiser de nombreux processus à l'aide d'un système d'Enterprise Content Management (ECM).
 

Le plus ancien producteur de vins mousseux d'Allemagne a très vite porté son attention sur ELO ECM Suite, de l'entreprise ELO Digital Office. Un partenaire ELO de longue date et très expérimenté, SoftMate GmbH, a installé les produits ELO en plusieurs étapes, après de nombreuses réunions et un travail de planification méticuleux en amont. Le premier projet a débuté en 2018 avec la dématérialisation de l'intégralité des commandes dans le système ELO. D'autres projets ont rapidement suivi, d'abord par la réalisation d'un dossier d'achat numérique dans ELO ECM Suite, puis par le traitement automatisé des factures entrantes avec ELO Invoice, que KESSLER Sekt utilise depuis octobre 2020. Cela a été un avantage considérable notamment pendant la pandémie, lors de laquelle la majorité du personnel administratif était en télétravail.

• Archivage des documents sortants et création d'un dossier des ventes dématérialisé avec ELO ECM Suite

Pendant la période des fêtes en 2018, qui représente entre 25 et 30 % du chiffre d'affaires annuel pour KESSLER, les experts de chez SoftMate ont commencé à dématérialiser tous les documents de vente pour les archiver dans ELO ECM Suite. Les documents sont regroupés dans le système ECM dans un dossier des ventes numérique, afin qu'ils puissent être centralisés et traités rapidement.  Une interface vers le système ERP existant permet d'enregistrer les informations de façon automatisée dans le dossier des ventes numérique. Qu'il s'agisse du devis, de la confirmation de commande, du bon de livraison ou de la facture, tous les documents pertinents sont disponibles en quelques clics. Depuis la facture, il est possible de basculer dans la structure de dépôt correspondante du service comptabilité. Difficile de faire plus simple.

• Traitement des commandes dématérialisée dans le service achats

Le service achats s'organisait de façon décentralisée, ce qui avait pour effet que les différents documents ne pouvaient être visualisés que par l'acheteur correspondant. Mais étant donné que l'entreprise avait de nombreux processus d'achat en dehors des achats classiques pour la production des vins mousseux, notamment des prestations pour les événements, pour les visites guidées du site ou encore pour les différentes activités de sponsoring, cette organisation décentralisée s'est avérée de plus en plus compliquée. Les opérations commerciales datant de plusieurs années étaient longues à retrouver. Grâce au dossier des achats dématérialisé dans ELO ECM Suite, toutes les commandes sont non seulement disponibles en l'espace de quelques secondes, mais elles peuvent aussi être gérées directement dans le système ELO.

• Traitement des factures entrantes automatisé avec ELO Invoice

Les factures entrantes sont regroupées via une boîte mail centralisée, puis elles sont envoyées à l'employé qui en a la charge, tout ceci via le système ELO. Ensuite, le processus de facture électronique démarre avec la Business Solution ELO Invoice. Toutes les validations sont dirigées automatiquement et la facture est déposée dans le dossier correspondant dans le système ELO. « Grâce aux processus numériques, le traitement et la validation des factures peuvent être effectués indépendamment de l'heure et du lieu – ce qui fut un avantage considérable pendant la crise sanitaire, étant donné que la majorité des collaborateurs étaient en télétravail. », déclare Kerstin Loy.

• Un gain de temps considérable : les montagnes de papier font désormais partie du passé
• Une plus grande transparence et un accès rapide aux informations
• Aucune restriction en télétravail