ELO customer: Hoffmann & Krippner GmbH

Hoher Service dank zentraler Archivierung und Workflow

Mit ELOenterprise stehen Hoffmann + Krippner Informationen zu Kunden und Produkten auf Knopfdruck zur Verfügung. Das DMS ist an das ERP-System Infor gekoppelt. Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und der allgemeine Schriftverkehr aus Office-Dokumenten oder E-Mails werden komplett in ELOenterprise erfasst und archiviert. Das Wissen des Unternehmens befindet sich wieder im produktiven Umlauf und wird optimal genutzt. Die Nähe zum Kunden kann durch ELO optimal gelebt werden.

Bei Hoffmann + Krippner – dem führenden Hersteller von kundenspezifischen Tastaturen in Deutschland – werden nicht nur einfach Tastaturen hergestellt, sondern Lösungen entwickelt. Denn Tastatur ist nicht gleich Tastatur. Einige sind von innen beleuchtet, andere weisen jede Art von Schmutz von sich oder befinden sich direkt am Bildschirm. Schließlich braucht es in hygienisch anspruchsvollen Umgebungen andere Tastaturen als in der öffentlichen Verwaltung. Wegweisende Technologie und kundennahe Projektabwicklung sind daher bei Hoffmann + Krippner das A und O.

Optimale Prozesse für wegweisende Technologien

Das Produktportfolio des Unternehmens erfüllt dabei höchste Anforderungen von der einfachen Folientastatur bis hin zu komplexen Spezialentwicklungen. Dieses Angebot erfordert aufwändige und komplexe Prozesse im gesamten Unternehmen. Daher ist die schnelle Recherche von Informationen und die Transparenz der
Geschäftsabläufe unabdingbar, um dem hohen Anspruch an Qualität und Kunden-Service gerecht zu werden. Hoffmann + Krippner hat daher beschlossen, auch bei der Optimierung der Unternehmensprozesse auf wegweisende Technologien zu setzen und ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen.

Transparente Prozesse erhöhen die Produktivität

Über 35 Jahre Erfahrung und Erfolg im Entwickeln von maßgeschneiderten Tastaturen sprechen für sich. Mit dem Erfolg geht aber auch eine Menge Dokumentenverwaltung einher. Daher sollte das vorhandene physische Archiv digitalisiert werden, damit wichtige Informationen zu Kunden und Produkten auf einen Blick zur Verfügung stehen. Gerade bei abteilungsübergreifenden Prozessen ist diese Art der Transparenz wichtig, um produktives Arbeiten zu ermöglichen. Die einfache Anbindung des DMS an das bestehende ERP-System Infor sowie die Integration der Dokumente und E-Mails aus den Office-Anwendungen wurde als selbstverständlich erachtet. Bei der Evaluierung der verschiedenen DMS-Anbieter spielte für Hoffmann + Krippner aber auch die intuitive Anwendung des DMS eine entscheidende Rolle. Eine benutzerfreundliche Lösung, mit der auch ungeschulte Mitarbeiter gleich arbeiten können, war somit Grundvoraussetzung. Kurz und knapp: Den Anspruch, den das Unternehmen an seine eigene Technologie und Kundenphilosophie legte, erwartete es auch von der Qualität und dem Service des DMS Anbieters. Nach umfangreicher Evaluierung unterschiedlicher DMS Lösungen hat sich Hoffmann + Krippner für ELOenterprise entschieden.

Durchdachte Projekte sparen Kosten

Die Komponentenserver-Architektur von ELOenterprise ermöglicht es auf einfache Weise, komplexe Schnittstellen zu operativen Systemen zu entwerfen. ELO besitzt zudem trotz der umfangreichen Funktionalitäten eine intuitive Benutzeroberfläche. Darüber hinaus haben die Kompetenz und der Service des ELO Business-Partners die Geschäftsleitung überzeugt.

In nur wenigen Wochen wurde das Projekt ELOenterprise bei Hoffmann + Krippner realisiert. Die Kosten für die Einführung des DMS konnten dadurch deutlich reduziert werden. Die Anbindung von ELO an das ERP-System Infor ermöglicht heute die automatische Archivierung von Belegen. Hierfür wurde eine flexible und
standardisierte Schnittstellenlösung des Business-Partners genutzt, die eine nahtlose Integration gewährleistet. Auch Altbelege in Papierform wurden digitalisiert und sind nun ebenfalls in die Lösung eingefügt.

Offene Systemarchitektur

Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen sowie der allgemeine Schriftverkehr aus Office-Dokumenten oder E-Mails werden komplett in ELOenterprise erfasst und archiviert. Auch die Altbelege in Papierform wurden digitalisiert. Sie stehen ebenfalls im zentralen Archiv zur Verfügung. Braucht ein Mitarbeiter jetzt
Informationen zu Kunden oder Produkten, kann er diese auf Knopfdruck abrufen. Das Wissen des Unternehmens befindet sich somit wieder im produktiven Umlauf und wird optimal genutzt.

Weiter denken

Der nächste wichtige Schritt bei Hoffmann + Krippner ist die Standardisierung der Prozesse mit ELOenterprise. Für Bestellungen werden Musterserien produziert, die der Kunde evaluiert. Das alles geschieht bisher mit Formularen und viel Papieraufwand. Zudem wird der Prozess parallel in verschiedenen Abteilungen bearbeitet. Dadurch kam es in der Vergangenheit oft zu redundanten Kundenanfragen. Die im ELOenterprise integrierten Workflows können Abläufe und zeitliche Vorgaben zielgenau definieren und steuern. Prozesse bleiben dadurch in Gang, stagnieren also nicht. Fällt ein Mitarbeiter aus, werden klare Vertreterregeln geschaffen – so bleibt der Bearbeitungsfluss garantiert. Der gesamte Vorgang und die komplette Abstimmung mit dem Kunden werden sauber dokumentiert. Das bringt dem Unternehmen enorme Qualitätsverbesserungen, Zeiteinsparungen und Kostenreduzierungen.

Das Fazit ist klar: DMS ist nicht gleich DMS. Die individuelle Anpassung mit ELOenterprise an die Bedürfnisse und Prozesse bei Hoffmann + Krippner ermöglichen es dem Unternehmen, die Leitmaximen Kundennähe und Qualität noch besser umzusetzen. Darüber hinaus trägt die flexible ELO Technologie den weiteren Erfolg von Hoffmann + Krippner mit.