¿Qué es la gestión de contenido empresarial (ECM)?

¿Hay algún archivo de documentos oculto en los sótanos de la compañía? Implantar un sistema ECM puede permitir un ahorro de espacio y, en última instancia, de dinero. El objetivo de los sistemas ECM consiste en archivar documentos digitalmente, proporcionar acceso a los datos y a la información en una ubicación central y almacenarla acorde con las especificaciones legales. El sistema actúa como una clásica estructura de archivado con archivadores, registros y pestañas digitales.

"Un sistema ECM es la plataforma perfecta para un tratamiento seguro de valiosos datos empresariales. Seguridad garantizada mediante:

• Cifrado AES
• Claves de cifrado
• Permisos para documentos específicos o para usuarios específicos

Al fin y al cabo, siempre existe información que no debería estar disponible para cualquier persona, especialmente en RR.HH. Los sistemas ECM resultan ideales para proteger datos personales (R.G.P.D.)."

El trabajo con documentos digitales no tiene nada que envidiar a la propuesta del papel. Por ejemplo, los sistemas ECM ofrecen una vista previa del documento digital al cual los usuarios pueden dotar de sellos digitales o notas adhesivas. Pero más importante aún es la función de control de versión: los usuarios que estén trabajando en los documentos, pueden desprotegerlos y esto resulta visiblemente patente para el resto de los usuarios del sistema. Una vez que se protegen de nuevo, otros usuarios pueden volver a editar estos documentos. Una ventaja: a las versiones editadas se les asignan números de serie para lograr una total transparencia. Atrás quedaron las épocas en las que los documentos se enviaban por correo electrónico mientras se trabajaba en ellos, con el catastrófico resultado de que cada cual disponía de una versión diferente.

"La mayoría de las compañías usan la suite de Microsoft Office, la más común incluye Outlook, Word, Excel, y PowerPoint. Pero, los usuarios de ECM no tienen por qué salir de entornos habituales:

• El sistema ECM está integrado dentro de sus escritorios en forma de una delgada barra de herramientas.
• Los usuarios pueden archivar los documentos con un simple clic en esta barra de herramientas.

¿Aún desea almacenar documentos en su sistema de archivos de Windows? El sistema ECM le permite crear enlaces sin agotar la valiosa memoria de disco duro."

¿Pierde mucho tiempo en el trabajo buscando lo que necesita? Un compañero le envió un correo electrónico que contiene un importante documento la semana pasada, por cierto... ¿cuál era? ECM dispone de unas sofisticadas funciones de búsqueda:

• … Buscar por palabras clave específicas
• … Restringir búsquedas a una fecha o periodo específicos
• … Buscar por usuarios que crearon/enviaron un documento
• … Buscar por contenidos de documento específicos y no solo por nombre de archivo
• … Filtrar por tipos de archivos específicos (p. ej. PDF).

¿Terminan sus facturas en diferentes bandejas de entrada, solo para que luego las pase del punto A al punto B? Los procesos analógicos de aprobación resultan tediosos y pueden costarle mucho tiempo. Se requieren procesos digitales automatizados para que los documentos y la información estén disponibles allí donde se necesiten y, sobre todo, cuanto antes. Estos procesos se pueden asignar digitalmente en el sistema ECM con flujos de trabajo:

• Aprobaciones en cuestión de segundos
• Procesos personalizados solo pulsando un botón
• Visualizaciones de procesos para una visión global del estado actual

Cuando se trata de gestionar la información de la compañía, la clave está en la colaboración. Esta es una de las razones por las que las tecnologías para chatear se han vuelto tan populares en las compañías. Un ECM que ofrece una función de chat permite a los usuarios comunicarse con los compañeros precisamente en el marco de la incorporación de documentos. También se pueden enviar enlaces a documentos y a información por correo electrónico, en lugar de todo el documento, lo que ahorra espacio en su bandeja de entrada. Los hashtags y las encuestas son solo otras funciones más que permiten optimizar la colaboración en un sistema ECM.

¿No ahorraría gran parte de su tiempo si fuera capaz de interpretar datos complejos? Los modernos sistemas ECM se caracterizan por componentes inteligentes para analizar y visualizar datos directamente en el sistema. Saque partido de sus datos rápidamente:

• Analice grandes volúmenes de datos de forma rápida y eficiente
• Visualice datos en forma de tablas, cifras clave y nubes de etiquetas
• Conecte datos procedentes de diferentes fuentes

"Un aspecto importante de la gestión de contenido empresarial es la disponibilidad de la información en una ubicación central dentro de la compañía. ¿Pasa mucho tiempo fuera de la oficina y desea acceder a sus datos sin importar dónde se encuentre? En ese caso, necesita soluciones de software móviles para su smartphone, tableta, o acceso a través de un navegador.

• Aplicaciones móviles para smartphones y tabletas (iOS y Android)
• Acceso web seguro al sistema ECM a través del navegador
• Sincronización de datos entre todos los dispositivos"