Rechnungen digitalisieren und E-Rechnung einführen

Unternehmensprozesse sind so individuell wie die zugrundeliegende Organisation. Lösungsszenarien sind jedoch im Kern prinzipiell vergleichbar. 
So zeigt sich die Basis eines Rechnungseingangsprozesses sowie dessen Datenerfassung in nahezu allen Unternehmen gleich. 

Mit Hilfe von ELO Business Solutions soll ein gemeinsamer Nenner im Sinne von Best Practices gefunden werden.
Der in der BS ELO Invoice implementierte Rechnungsworkflow bildet bereits im Standard alle wesentlichen Prozessschritte von der 
Rechnungserfassung, Vorkontierung und den erforderlichen Freigabeprozessen ab.

Für eine zuverlässige und übersichtliche Rechnungseingangsüberwachung sind somit alle Prozessschritte im ELO Rechnungsworkflow berücksichtigt.

Grundsätzlich ja.
Nur die Rechnungen die über den ELO Workflowprozess  mit den Teilschritten Rechnungseingang, Rechnungsumlauf, ERP-Prozesse sowie Rechnungsüberwachung 
den automatischen Prozess der Rechnungsverarbeitung durchlaufen haben können dann final als Buchungsstapel an der nachgelagerte FIBU-System übergeben werden.
Dennoch kann natürlich davon abweichend eine manuelle Erfassung von Rechnungsdokumenten durchgeführt werden. 
Dies ist neben der automatisierten Rechnungs- oder Belegverarbeitung jederzeit möglich. 
Hierzu werden dieselben Erfassungsmasken genutzt, die auch bei einer OCR-Extraktion o.ä. genutzt werden. 
Dafür stehen ebenfalls Prüf- und Logikroutinen zu Verfügung, welche die automatisiert bereitgestellten Informationen prüfen und deren Plausibilität bewerten.

Daher können auch manuell erfasste und geprüfte Rechnungen in den automatischen Übergabeprozess übernommen werden 
(wenn diese zum Abschluss in den automatischen Datenübergabeprozess integriert werden).

Ja und Nein:

Ja weil, es können zwar die jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen eine Vorkontierung im ELO vornehmen. Grundsätzlich buchen wir aber nicht direkt eine nachgelagerte FIBU hinein.
Wir sind letztendlich keine FIBU-Anwendung, aber wir können die Buchungszeilen entweder per ASCII-Datei oder als XML-Importdatei 
mit den jeweiligen Buchungsvorschlägen, die in der ELO Rechnungsformularmaske hinterlegt worden sind (Zuordnungen von Sachkonten, Kostenträger bzw. Kostenstellen),
an eine externen FiBU-Software übergeben, diese dort einlesen lassen und dort könnten die vorkontierten Rechnungsbelege direkt gebucht und zur Zahlung angewiesen werden.

Nein, wenn eine saubere Erfassung und Vorkontierung in der ELO Business Solutions Invoice erfolgt ist, können wir die Daten entweder per Importdatei (siehe oben) oder auch direkt
über eine Datenbankanbindung zur Blindverbuchung an der FIBU-System übergeben und automatische buchen lassen.
Dies ist aber in der Regel bei den meisten Kunden nicht der Fall. 
Die verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen auf der FIBU Seite gerne immer noch eine finale Prüfung der importieren Buchungsstapel durch, 
bevor der Kontierungs- und Buchungsvorgang im Rahmen der Stapelverarbeitung endgültig abgeschlossen wird.

Bei einer elektronischen Rechnung müssen die erforderlichen Informationen wie Lieferscheinnummer, Bestellnummer, Auftragsnummer etc. natürlich erst einmal vorhanden sein, 
sonst findet ja keine automatische Zuordnung statt.
Wäre dies nicht der Fall müsste die E-Rechnungen manuell den entsprechenden ERP-Belegen über die Invoice-Formularmaske zugeordnet werden. Wäre dies aber der Fall, sprich die anderen Belegdaten befinden sich auf der E-Rechnung bzw. sind per XML dort eingebunden, können diese Daten entweder direkt im ERP-System, 
oder über eine Schattendatenbank und dort in den jeweiligen Tabellen ausgelesen oder auch reingeschrieben werden.
Somit könnte eine mit der ELO BS Invoice erfasste und in ELO archivierte E-Rechnung auch im ERP-System aufgerufen und angezeigt werden, oder in Bezug auf andere ERP-Belege, 
die sich bereits im ELO Archiv befinden, dorthin automatisch im Nachgang, also bei der Ablage der E-Rechnung, referenziert werden.