Egy digitális szerződéskezelő rendszer felgyorsítja az üzleti folyamatokat
A beszerzéstől a jogi osztályon át a különbőző szakmai osztályokig - minden céges sikerhez döntő tényező a folyamatos áttekintés. A szerződések itt központi szerepet játszanak. És itt kezdődik a kihívás is, hiszen a szerződések jelentős részei a határidők. A rengeteg napi információ közt ezeket nem szabad szem elől téveszteni - amit könnyebb mondani, mint megtenni.
Emellé jönnek még a növekvő megfelelőségi és revíziós követelmények vagy az európai adatvédelmi törvény (GDPR) előírásai. A jelszó: jogilag megfelelő és biztonságos megőrzés.
És végül az is lényeges, hogy a szerződésekben taláható információkat hatékonyan tudjuk használni, például érdeklődés esetén azok gyors visszakeresésével - hiszen ebből az egész cég profitál. Mindenesetre adja magát a kérdés, hogy hogyan lehet az információk hatékony visszakeresését megvalósítani?
A szerződések a modern információkezelés lényeges részeként
Egy digitális szerződéskezelő rendszerrel (contract management system) nyugodtan nézhet szembe az előbb említett kihívásokkal. A megoldás üzleti folyamatainak (és így szerződéseinek) digitalizálásában rejlik. Ha emellett a szerződéskezelő (contract management) még egy vállalati tartalomkezelő (ECM) rendszerrel is össze van kapcsolva, már nagyon jó feltételekkel indulunk.
Mit csinál tulajdonképpen egy vállalati tartalomkezelő rendszer?
Az ECM magában foglal minden technológiát, metódust és eszközt, melyek lehetővé teszik egy cég teljes információkészletének (dokumentumok, adatok, képek, videók stb.) digitális rögzítését, mentését és hatékony kezelését.
Az ECM-mel kombinált digitális szerződéskezelés előnyei
Szerződések digitális rögzítése minden hozzájuk tartozó információval együtt. A munkaszerződéstől a szándéknyilatkozatig - minden szerződéstípus leképezhető digitálisan.
A szerződések központilag és jogilag megfelelően kerülnek mentésre egy digitális szerződésaktában. Az előzőleg meghatározott hozzáférési jogosultságokkal emellett az adatvédelmi követelmények betartása is biztosított.
A szerződésaktában automatikusan létrehozott struktúrák gondoskodnak a nagyobb rendszerezettségről. A folytatólagosan generált szerződésszámok lehetővé teszik a szerződések egyértelmű azonosítását.
A közvetlen a szerződés melletti hírfolyamok (feed-ek) megkönnyítik a módosítások követhetőségét. Így fontos információkkal egészíthetők ki a szerződéskötések vagy tárgyalások.
A kezelőpanelek segítségével gyorsabban adható felvilágosítás, pl. a kritikus határidejű szerződésekről. Így színes sávokkal ábrázolhatóak a szerződések futamidői, amivel gyorsabbá válik az információk rögzítése.
A szerződések a gyors keresőfunkcióval pillanatok alatt előkereshetők. Itt nem csak az egyértelmű jellemzőkkel (pl. ID) rendelkező szerződések keresését értjük, hanem a "körülbelüli" keresést is, kulcsszavak alapján.
Szerződések és egyéb fontos dokumentumok digitális aláírása vagy aláiratása - a digitális aláírással elfelejthetjük a fárasztó kinyomtatás, aláírás, beszkennelés és újbóli archiválás folyamatát.
Egy záradékkezelővel igény esetén további záradékok (szöveges blokkok) adhatóak a szöveghez, melyek nem szerepelnek a sztenderd sablonokban. Ezeket előzőleg a jogi osztály megfogalmazhatja és frissítheti.
Az Allianz MTV Stuttgart a digitális szerződéskezelésre épít
"Az ELO megoldás intuitív kezelhetősége gyorsan meggyőzött minket - ahogy a seperc alatt telepített és testreszabott digitális szerződéskezelő és digitalizált HR Business Solutions alkalmazások is."
Aurel Irion, Üzletvezető, stuttgart indoors GmbH
