Digitális dokumentumkezelés, mely mindent rendszerezetten tart

A dokumentumkezelés az elektronikus dokumentumok adatbázis-alapú kezelését jelenti. Ez vonatkozik azokra a dokumentumokra is, amelyeket csak később digitalizáltak.

A dokumentumkezelő rendszer (DMS) magában foglalja a dokumentumok és információk automatikus rögzítését és mentését, emellett a rendszer biztonságos tárolási helyet biztosít. Emellett a dokumentumok rendszerezése és ellenőrzése is biztosított - engedélyezés, verziókezelés, gyors visszakereshetőség és hatékony együttműködés a digitális dokumentumon.

A professzionális DMS fő feladata, hogy központi, biztonságos és titkosított tárolót biztosítson az érzékeny vállalati adatok számára. Az adatokhoz való mobil hozzáférés is lehetséges alkalmazáson vagy webes verzión keresztül. Továbbá a revíziók létrehozása biztosítja, hogy az eredeti dokumentum változatlan maradjon. Amint egy dokumentumot módosítanak, kommentálnak vagy szerkesztenek, a dokumentum új verziója jön létre.

Egyes folyamatok automatizálhatók, például a dokumentumok jóváhagyása. Ez megkönnyíti a munkát, különösen akkor, ha a DMS harmadik féltől származó rendszerekhez, például ERP vagy CRM rendszerekhez kapcsolódik.

Egy jó dokumentumkezelő rendszerrel rendelkező vállalat mindenekelőtt az idő- és költségmegtakarításból profitál. A nagy dokumentumállományok digitális kezelése felgyorsítja az információk keresését, átláthatóbbá teszi a belső kommunikációt és optimalizálja a szolgáltatást. Ugyanakkor a papírfogyasztás drasztikusan csökkenthető.

Minden, a vállalat szempontjából fontos dokumentumot archiválni kell: számlákat, szerződéseket, például munkaszerződéseket, bérleti és kölcsönszerződéseket, nyugtákat, e-mailek-ket és mindenféle iratot. A digitális formában történő archiválás előnyös a helytakarékosság szempontjából, az összes adat kéznél van, és így gyorsan tudunk információt szolgáltatni. Amellett, hogy egy DMS az összes dokumentum és információ központi tárolóhelyét biztosítja, a GoBD-nek megfelelő dokumentumarchiválás alapját is képezi.

Amint egy dokumentum átkerül az archívumba, automatikusan rögzítésre kerülnek a legfontosabb metaadatok és a dokumentum indexelésre kerül, azaz a rendszer keresőkifejezésekkel látja el és kategorizálja. Ez többek között leegyszerűsíti a keresést. A dokumentum eredeti állapotát a rendszer elmenti és az visszafordíthatatlan marad.

A számlákat a beérkezésükkor el kell menteni. Az elektronikus számlákat elektronikusan kell tárolni, és nem nyomtathatók ki. A papíralapú számlák digitalizálhatók és a GoBD-nek megfelelően digitálisan archiválhatók.

Az ÁFA-törvény előírja, hogy a papíralapú dokumentumokat eredeti formában kell archiválni, míg az elektronikus dokumentumokat elektronikusan kell tárolni, biztosítva a jogosulatlan hozzáférés és módosítás elleni védelmet. 

A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály kimondja, hogy amennyiben a jogszabály feltételei teljesülnek, úgy a számviteli törvény szerinti bizonylat-megőrzési kötelezettség teljesíthető az elektronikus másolattal.

Lényeges szempont, hogy a cégeknek vállalnia kell hasonló módon, mint a papíralapú archiválásnál, hogy a készített másolattal az eredeti bizonylat adatait késedelem nélkül előállítja, biztosítja a folyamatos leolvashatóságot, továbbá az utólagos módosítás lehetőségét teljesen kizárja. 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendelet III. fejezete kimondja, hogy az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal szükséges ellátni, tehát a másolatra rá kell kerülni az elektronikus aláírásnak vagy bélyegzőnek, illetve amennyiben szükséges elektronikus időbélyegzőnek.