Mesterséges intelligencia a beérkező levelek kezeléséhez
Beérkező számlák, megrendelések, betegjelentések, szerződések és még sok egyéb dokumentum érkezik naponta egy céghez különböző csatornákon keresztül - e-mailben, klasszikus papír formátumban vagy még mindig faxon. De meddig tart, mire a bérkező információk elérik a megfelelő címzettet ill. a megfelelő postfiókban landolnak? És hogy lehet a legjobban megbirkózni az egyre növekvő mennyiségű e-postával?
Ezek a kihívások
A bejövő posta témájában a cégeknek sok kihívással kell megküzdeniük: a beérkező levelek szétosztásától kezdve az erőforrások megfelelő kihasználásán át a home office "problémájáig". Mert hogyan kapják meg a kollégák a postát, ha nem az irodában, hanem otthonról dolgoznak? A helyzet hiányzó priorizálást és lassú reakcióidőket eredményez.
Hagyja, hogy a digitalizálás tegye a dolgát
Egy vállalati tartalomkezelő (ECM) rendszerrel már a beérkező posta szétosztásakor megteremti a nagyobb hatékonyság optimális alapjait. A különböző digitalizációs elemek összjátéka és a mesterséges intelligencia (AI) által okos megoldás jön létre a beérkező posta kezelésére. A megoldás felismeri az adott megkeresés sürgősségét és felgyorsítja a reakcióidőt.
A beérkező levelek kezelése az ELO segítségével
A dokumentumok különböző csatornákon át kerülnek a központi postakezelőbe. Ott nyelvi modellek (LLM) és gépi tanulási módszerek segítségével osztályozzák és elemzik őket, és kivonják a dokumentumon található adatokat. A meglévő folyamatismeret alapján a dokumentumok
végül átadásra kerülhetnek további folyamatokba.
Demó igénylése
Fedezze fel az ELO előnyeit ingyenes demónkkal,
és kapjon választ egyéni kérdéseire.
Hogy néz ki ez a gyakorlatban?
A bejövő posta digitális kezelési lehetőségei pont olyan sokrétűek, mint a cégéhez naponta befutó dokumentumok. Csak két példa arra, hogyan profitálhat Ön is egy okos postakezelő megoldásból.
Betegszabadság igazolása
Egy kolléga beteget jelent, az orvosi igazolást postán küldi meg. A dokumentum szkennelésre és elemzésre kerül a központi bejövő posta rendszerben és a benne szereplő információk alapján közvetlenül besorolásra a munkavállaló személyzeti aktájába. Ezt követően további folyamatok indulhatnak: például automatikkusan lehet értesíteni a kollégákat a betegség miatti kiesésről vagy meg lehet határozni a megfelelő helyettesítési szabályokat.
Hotelfoglalás
Egy üzleti úthoz szeretne szállodai szobát foglalni és e-mailben elküld egy ajánlatkérést. A hotel válaszként megküldi az ajánlatát, Ön pedig ezután lefoglalja a szobát. Az e-mail levelezésben szereplő adatok alapján - legyen az utazási dátum, a szoba ára vagy a foglalási szám - a beérkező maileket automatikusan a megfelelő foglaláshoz lehet rendelni és közvetlenül az érintett kollégáknak továbbítani.
Négy lépésben a rendezettebb bejövő postáért
A beérkező dokumentumokat különböző input-csatornák csatolásán keresztül lehet rögzíteni és átadni a működő ECM rendszerbe. Nem számít, hogy papírformátumról, e-mail-ről és csatolmányairól vagy fax dokumentumról van-e szó - a további feldolgozás szempontjából nem jelent különbséget, hogyan érkezik be a posta a céghez.
A posta beérkezése után a dokumentumok az ELO DocXtractor AI modul segítségével kerülnek osztályozásra. Megállapításra kerül a bizonylat típusa és ennek alapján levezethető a megfelelő üzleti folyamat. A további feldolgozáshoz a szükséges infromációk közvetlenül a dokumentumból kerülnek kiolvasásra.
A bizonylatinformációk alapján a dokumentumok az egyes szakmai területek bejövő postájába irányítódnak. Ha hiányoznak a megfelelő infromációk a dokumentumból vagy nem teszik lehetővé az egyértelmű hozzárendelést, akkor a dokumentum a globális beérkező postai mappában marad és egy munkatárs hozzárendelheti a megfelelő bejövő postához.
Ahogy egy dokumentum besorolásra került egy szakterület beérkező mappájába, következhet a dokumentum szakmai feldolgozása ill. a megfelelő üzleti folyamat. A helytelenül besorolt dokumentumokat bármikor át lehet helyezni más szakmai területek bejövő postájába. Ennek előnye: az áthelyezés tanulási hatást vált ki, mely növeli a megoldás folyamatismeretét és ezzel egyre jobbá teszi azt.
A digitalizálás már az áruk beérkezésével elkezdődik
A dél-olasz Carelli kereskedőcég már az áruk beérkezésekor teljesen digitális folyamatokra épít: naponta1500 dokumentum – ide számítanak a megrendelők és szállítólevelek, de a számlák is – kerül beszkennelésre és azután átadásra közvetlenül a rákövetkező folyamatokba – ez hatalmas idő- és forrás megtakarítás.
"Az ELO-nak köszönhetően sikerült az árufogadás és a bejövő posta folyamatait hatékony és intelligens módon automatizálnunk."
Stefano Incerto, IT-vezető, Carelli Srl
Megoldásaink a bejövő posta okos kezelésére
Központi digitalizációs platform
Az ELO ECM Suite a digitális folyamatok tökéletes alapja - már a bejövő postánál. A postafiók funkciók és dinamikus beviteli struktúrák megkönnyítik a beérkező dokumentumok elosztását. A központi archívumban ezek jogilag megfelelő módon tárolódnak és bármikor rendelkezésre állnak.
Intelligens dokumentumelemzés
Az ELO DocXtractor gondoskodik a beérkező dokumentumok osztályozásáról és elemzéséről, és beolvassa az információkat a bizonylatokból. Az öntanuló rendszer modern AI technológiát használ az adatellenőrzéshez és ezáltal támogatja a későbbi üzleti folyamatokhoz való hozzárendelést.
Szerveroldali e-mail menedzsment
Az ELO XC e-mail menedzsment megoldás gondoskodik e-mailjei automatikus és jogilag megfelelő archiválásáról. Ez nemcsak a Microsoft Exchange postafiókjainak terhelését csökkenti, hanem lehetővé teszi az e-mailekben lévő információk hatékony felhasználását a további folyamatokban.
Nem szeretné elveszíteni a kontrollt adatai felett?
Ez érthető, mivel az adatszuverenitás a bizalom, a biztonság és az üzleti rugalmasság alapja a digitális világban. Annak biztosítása érdekében, hogy mindenkor megőrizze az adatai feletti ellenőrzést, erős irányítási struktúrák és egyértelmű szabályok szükségesek az adatbiztonság és -integritás terén, a digitális folyamatok magabiztos kezeléséhez. Tudjon meg többet arról, hogyan erősíti az ELO az Ön adatszuverenitását.
Miért az ELO a megfelelő szoftver az Ön vállalkozása számára?
Személyre szabott bevezetés
ELO Business Partnereink az első naptól kezdve támogatják Önt, biztosítva a zökkenőmentes bevezetési folyamatot.
Tapasztalat
Több mint 25 évnyi szakértelemmel a hátunk mögött Németország vezető szoftverszolgáltatói közé tartozunk.
Képzés
Rendszeres képzéseink biztosítják, hogy Ön naprakész maradjon szoftverünk legújabb funkcióival kapcsolatban.
Helyben
Több mint 1000 IT-szolgáltatóból álló globális hálózatunk támogatásával helyi jelenléttel rendelkezünk, bárhol is legyen.
Támogatás
Átfogó támogatási szolgáltatásaink garantálják, hogy gyorsan válaszolunk az Ön kérdéseire.
Made in Germany
Minden szoftverfejlesztésünk a németországi központunkban történik.
