Fordította: AI
Intelligens e-mail menedzsment használatával az egész vállalat nyer
A vállalati környezetben zajló információcseréhez még mindig az e-mail a leggyakrabban használt kommunikációs csatorna. Németországban minden üzleti e-mail címre átlagosan naponta 42 e-mail fut be (forrás: Bitkom). Így egy közepes cég 250 munkatárssal naponta körülbelül 10 500 e-mailt fogad. 200 munkanappal számolva ez évente 2,1 millió e-mailt jelent - növekvő tendenciával.. De hogyan kezeljük az egyre növekvő információfolyamot a legjobban egy cégen belül?
Meg kell találni a helyes megoldást úgy, hogy közben eleget teszünk a törvényileg előírt megőrzési idő és az adatvédelmi (értsd GDPR) előírások követelményeinek is. Hogyan mentjük el tehát jogszabálynak megfelelően és biztonságosan az üzleti e-maileket?
A hatékony e-mail menedzsment kíméli szerverei kapacitását, csökkenti a backup időket és gondoskodik az akadálymentes folyamatokról - mindegy, hogy helyi vagy felhőalapú mail szerverekről van-e szó. Mert az e-mail menedzsment megoldások egy cég ECM stratégiájának részeként a cloud - pl. a Microsoft 365 - szolgáltatásokhoz is biztosítják a szükséges kapcsolódást. Így az összes e-mail szolgáltatás optimálisan tud együtt működni.
További központi szempont az archiválás: az e-mailek hosszútávú megőrzése egy központi helyen, ahol biztonságosan kerülnek bevitelre a jogi előírások szerint és bármikor villámgyorsan visszakereshetőek. Egy ECM rendszer ilyen helynek számít, hiszen a legjobb feltételeket nyújtja a törvény szerinti megőrzési kötelezettség teljesítéséhez. De az európai GDPR adatvédelmi előírásoknak is mindenkor megfelel egy ECM rendszer, az egyéni jogosultsági koncepciókkal, protokollálással és hozzáférési ellenőrzéssel.
Az e-mail menedzsment ezt is jelenti: az e-mailek hozzárendelését és továbbítását későbbi vállalati folyamatokhoz. Ezzel például nyernek a könyvelésen dolgozó kollégák. Az ECM rendszeren belüli intelligens elemzőeszközök gondoskodnak róla, hogy a megfelelő következtetéseket vonhassák le az e-mailek további feldolgozásához. Ha például egy e-mail számlaadatokat tartalmaz, mint a számlaszám és számlaösszeg, vagy egy PDF formátumú számlát a mellékletben, akkor azt automatikusan hozzá lehet rendelni a bejövő számla folyamathoz - így nem mulasztunk el skontó határidőket és nagyságrendekkel nő a könyvelés hatékonysága.
A különböző automatizmusok, például egy megbízhatóan működő spam-szűrő, szintén fontos elemei a céges e-mail menedzsmentnek. Ide számítanak az automatizáció új lehetőségei is, mint pl. az automatikusan generált válaszok, melyek hasznosak lehetnek a különböző szakmai részlegeknek. Az ilyen auto-responderek használatával elérhető lehetőségek az egyszerű kézbesítés-visszaigazolástól az ügyfél-lojalitás automatizált kommunikáció általi erősítéséig terjednek, és még nagyobb szerepet fognak játszani a jövőbeni e-mail menedzsmentben.
A modern e-mail menedzsment bővített lehetőségei közé tartozik az e-mailek tartalmának mesterséges intelligencia által támogatott elemzése, amely nem csak a címsor adatait veszi figyelembe, hanem az összes, az e-mail törzsben található információ alapján von le végkövetkeztetéseket. Ezen az alapon végül ismét automatikus válaszok generálhatóak. Ha ügyfele például egy bizonyos termék után érdeklődik, az érdeklődés/ajánlatkérés tartalma használható a megfelelő válasz automatikus előkészítéséhez. Ez nem csak a beszerzésnek és az értékesítésnek jön jól, hanem a könyvelésnek is.
A kevesebb több: legyen vége a fárasztó e-mail pingpongnak.
Tekintse az e-mailek kerülését is cége e-mail menedzsmentjének fontos részeként. Nézze meg egyszer alaposan: hány e-mail lenne elkerülhető a postafiókjában, illetve más kommunikációs formákkal helyettesíthető? Ehhez kínálnak megfelelő megoldást az ECM rendszerek. Az új csapatmunka lehetőségek, mint pl. chat a kollégákkal közvetlenül egy dokumentum beviteli pontján, feleslegessé teszik az e-mail pingpongot és így tehermentesítik a postafiókokat.
A megoldás: e-mail menedzsment egy ECM megoldás részeként
Ne elkülönült problémának tekintse az e-mailek kezelését a cégen belül, hanem egy fölérendelt IT stratégia építőkövének. Ilyen stratégia alapját képezik a vállalati tartalomkezelő rendszerek, melyek optimálisan együttműködnek cége e-mail infrastruktúrájával.
A Würth Elektronik az intgerált e-mail-menedzsmentre épít.
Az e-mailjeinket teljesen automatizáltan és folyamatokhoz kapcsolva archiváljuk az ECM megoldásunk keretei közt – így semmilyen információ nem vész el.
Thomas Kalmbach, Team Leader Business Applications, Würth Elektronik GmbH & Co. KG
Út az intelligens e-mail menedzsmenthez
Egy ECM rendszerrel lefekteti a cége minden területét átfedő információkezelés alapjait. Építse fel erre az alapra saját, egyéni e-mail menedzsment megoldását:
nem számit, hogy e-mail infrastruktúrája Microsoft 365 és Exchange, Microsoft Office és Outlook, vagy HCL (IBM) Notes alapú – az ELO Digital Office szoftvermegoldásaival többet hoz ki e-mailjeiből.
