Sicurezza e conformità

Dal 2018, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE impone alle aziende di trattare i dati personali in modo trasparente, sicuro e conforme alle normative. Rafforza i diritti degli interessati e richiede misure tecniche e organizzative complete per proteggere le informazioni personali. ELO supporta le aziende con una piattaforma ECM completa che soddisfa già molti dei requisiti del GDPR come standard:

• ELO ECM Suite offre un modello di dati con identificatori fissi per i dati personali, al fine di rendere i dati univocamente identificabili e tracciabili. 
• La cancellazione automatica e i periodi di conservazione garantiscono che i dati personali vengano cancellati in modo tempestivo e tracciabile, compresa la registrazione.
• Una dashboard GDPR e funzioni complete di reporting e registrazione consentono una rapida verifica da parte delle autorità e facilitano gli audit interni.
• Le funzioni relative al diritto all'informazione, all'esportazione dei dati e alla portabilità dei dati consentono l'esportazione sicura di tutti i dati relativi a una persona, compresa la crittografia.
• ELO integra TOM, database di moduli, directory di elaborazione e offre archiviazione dati crittografata per aree sensibili quali file del personale, gestione dei candidati o gestione dei visitatori.

Maggiori informazioni su questo argomento:

• ELO for GDPR (EN)


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Dal 1° gennaio 2025, la fatturazione elettronica obbligatoria richiede alle aziende in Germania di essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche in un formato strutturato conforme alla norma europea EN 16931. Entro il 2028, anche l'emissione di fatture elettroniche diventerà gradualmente obbligatoria. L'obiettivo è modernizzare e semplificare la contabilità, ridurre gli errori manuali e combattere le frodi fiscali. Per facilitare il passaggio alla fatturazione elettronica obbligatoria, ELO offre funzioni che coprono tutti i requisiti rilevanti:

• Elaborazione automatizzata delle fatture elettroniche in entrata: ELO Invoice legge, analizza ed elabora i dati delle fatture in modo completamente automatico.
• Supporto per formati standardizzati quali XRechnung o ZUGFeRD, conformi ai requisiti della norma EN 16931.
• Archiviazione conforme alle normative di tutte le fatture elettroniche in conformità con i requisiti legali (GoBD).
• Conformità ai requisiti legali: ELO supporta le aziende nella transizione alla ricezione e all'invio di fatture elettroniche.
• Piattaforma centrale per l'intero flusso di lavoro delle fatture digitali: dalla ricezione alla verifica fino all'archiviazione.

Maggiori informazioni su questo argomento:

• Gestione digitale delle fatture con ELO Invoice
• Approfondimenti sui requisiti e sui vantaggi della fatturazione elettronica
• Post sul blog relativi alla fatturazione elettronica

I principi per la corretta gestione e conservazione di libri contabili, registri e documenti in formato elettronico, nonché per l'accesso ai dati (GoBD), garantiscono che i dati elettronici rilevanti ai fini fiscali soddisfino i requisiti legali per essere riconosciuti come prove. Nella sua Dichiarazione di conformità GoBD, ELO conferma che le sue soluzioni implementano e soddisfano i seguenti principi:

• Certificazione: le soluzioni software ELO sono state sottoposte a verifica e certificate da revisori indipendenti per garantire che, se utilizzate correttamente, soddisfino i requisiti GoBD.

• Archiviazione conforme alle normative: le soluzioni consentono l'archiviazione dei documenti in conformità con i requisiti di audit.

• Immutabilità: funzioni speciali garantiscono che, una volta archiviati, i documenti non possano essere modificati o cancellati senza che ciò venga registrato, soddisfacendo così un requisito fondamentale del GoBD in materia di immutabilità.

• Accesso ai dati: i sistemi supportano le opzioni di accesso ai dati richieste dalle autorità fiscali, consentendo ai revisori di accedere ai dati archiviati utilizzando vari metodi.

• Documentazione dei processi: ELO offre funzioni per la documentazione dei processi e la tracciabilità dei flussi di lavoro, semplificando la creazione della documentazione obbligatoria relativa ai processi

Maggiori informazioni su questo argomento:

• Dichiarazione di conformità ai requisiti tedeschi in materia di contabilità informatizzata (GoBD; EN)
• Domande e risposte sui requisiti legali nazional (EN)

Il DORA (Digital Operational Resilience Act) è un regolamento dell'Unione Europea entrato in vigore il 17 gennaio 2025 con l'obiettivo di rafforzare la resilienza digitale delle società finanziarie contro gli attacchi informatici, le interruzioni dei servizi IT e i rischi legati alle TIC. Armonizza i requisiti in tutta Europa in materia di gestione dei rischi, segnalazione degli incidenti, gestione dei fornitori terzi e test di resilienza, e impone agli istituti finanziari di adeguare di conseguenza i propri processi, sistemi e, in particolare, i contratti con i fornitori di servizi ICT. ELO rafforza la conformità con il modulo DORA:

• Archiviazione conforme alla normativa DORA e flussi di lavoro orientati alla conformità, supportati da controllo delle versioni, auditing e analisi dei contratti assistita dall'intelligenza artificiale.
• Supporto per audit e richieste ad hoc attraverso valutazioni rapide e reportistica automatizzata.
• Struttura centrale delle cartelle DORA per una documentazione completa e tracciabile di tutti gli oggetti rilevanti dal punto di vista normativo.
• Strutture di moduli predefinite in conformità con i requisiti dell'Autorità bancaria europea (EBA), ad esempio per fornitori di servizi e servizi.
• Compilazione automatica del registro delle informazioni, compresa la segnalazione alle autorità di vigilanza come la BaFin, con un semplice clic.
• Integrazione con la firma digitale e la gestione dei contratti per processi sempre sicuri, efficienti e a prova di audit.

Maggiori informazioni su questo argomento:

• Conformità DORA nella gestione dei contratti con ELO Contract
• Post sul blog relativo al regolamento DORA (EN)