Vertaald door AI
ELO: Een betrouwbare basis voor verantwoorde digitale transformatie
In een steeds meer gereguleerde bedrijfsomgeving worden wettelijke vereisten en fiscale voorwaarden steeds belangrijker. Bedrijven staan voor de uitdaging om niet alleen de huidige richtlijnen zoals de AVG, GoBD, DORA of verplichte elektronische facturering te begrijpen, maar deze ook veilig en efficiënt te implementeren. Met name in de context van moderne technologieën zoals cloudinfrastructuren laat ELO zien hoe essentieel duidelijke compliance-structuren zijn voor een stabiele, veilige en betrouwbare digitale omgeving.
Op deze pagina kunt u zien aan welke wettelijke vereisten – van gegevensbescherming tot branchespecifieke regelgeving – ELO actief voldoet en hoe het bedrijf zijn oplossingen afstemt op het ondersteunen van regelgevingsconforme en transparante bedrijfsprocessen.
ISO 9001:2015
De norm ISO 9001:2015 staat voor kwaliteitsmanagement: als bedrijf dat gecertificeerd is volgens ISO 9001:2015, zet ELO Digital Office zich in om aan hoge kwaliteitsnormen te voldoen en zijn processen voortdurend te optimaliseren. Hierdoor kunnen we efficiënt en snel reageren op uw wensen.
ISO/IEC 27001:2022
De ISO/IEC-norm 27001:2022 stelt eisen aan de informatiebeveiliging in bedrijven. In overeenstemming met de ISO/IEC 27001:2022-certificering heeft ELO Digital Office een effectief informatiebeveiligingsbeheersysteem (ISMS) geïmplementeerd. Dit zorgt ervoor dat uw gegevens en informatie altijd zo veilig mogelijk worden bewaard.
IDW PS 880: Er is geen betere manier om auditconforme archivering te certificeren
ELO ECM Suite is gecertificeerd door het accountantskantoor EY in overeenstemming met de erkende auditstandaard IDW PS 880 en is daarom geschikt voor auditconforme archivering in overeenstemming met de GoBD.
Wat dit betekent voor uw bedrijf:
- Geverifieerde naleving van wetgeving: EY heeft onafhankelijk geverifieerd dat ELO ECM Suite u in staat stelt uw documenten te archiveren in overeenstemming met GoBD-vereisten.
- Geminimaliseerd auditrisico: GoBD-conforme verwerking zorgt voor volledigheid en nauwkeurigheid, wat u gemoedsrust geeft tijdens elke operationele en financiële audit.
- Governance en controle: Op rollen gebaseerde machtigingen ondersteunen een effectief intern controlesysteem (ICS) en bieden volledige transparantie in toegang en processen.
- Een toekomstbestendige beslissing: ELO biedt u een getest, schaalbaar platform in plaats van op zichzelf staande oplossingen, flexibel geïntegreerd met uw bestaande IT-omgeving.
AVG
Sinds 2018 verplicht de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU bedrijven om persoonsgegevens op een transparante, veilige en regelgevingsconforme manier te verwerken. Het versterkt de rechten van betrokkenen en vraagt om uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om persoonlijke informatie te beschermen. ELO ondersteunt bedrijven met een uitgebreid ECM-platform dat standaard al aan veel van de AVG-vereisten voldoet:
- ELO ECM Suite biedt een datamodel met vaste identificatiecodes voor persoonsgegevens, zodat gegevens uniek identificeerbaar en traceerbaar zijn.
- Geautomatiseerde verwijdering en bewaartermijnen zorgen ervoor dat persoonsgegevens tijdig en traceerbaar worden verwijderd, inclusief logboekregistratie.
- Een AVG-dashboard en uitgebreide rapportage- en logfuncties maken snelle verificatie door autoriteiten mogelijk en vergemakkelijken interne audits.
- Functies voor het recht op informatie, gegevensexport en gegevensoverdraagbaarheid maken het mogelijk om alle gegevens met betrekking tot een persoon veilig te exporteren, inclusief versleuteling.
- ELO integreert TOM's, formulieren databases, verwerkingsmappen en biedt versleutelde gegevensopslag voor gevoelige gebieden zoals personeelsdossiers, kandidaatbeheer of bezoekersbeheer.
Meer informatie over dit onderwerp:
Verplichte elektronische facturering
Sinds 1 januari 2025 moeten bedrijven in Duitsland op grond van de verplichte elektronische facturering elektronische facturen in een gestructureerd formaat kunnen ontvangen en verwerken in overeenstemming met de Europese norm EN 16931. Tegen 2028 zal het versturen van e-facturen ook geleidelijk verplicht worden. Het doel is om de boekhouding te moderniseren en te vereenvoudigen, handmatige fouten te verminderen en belastingfraude te bestrijden. Om de overgang naar verplichte e-facturering te vergemakkelijken, biedt ELO functies die aan alle relevante vereisten voldoen:
- Geautomatiseerde verwerking van inkomende e-facturen: ELO Invoice leest, analyseert en verwerkt factuurgegevens volledig automatisch.
- Ondersteuning voor vastgestelde formaten zoals XRechnung of ZUGFeRD, die voldoen aan de eisen van EN 16931.
- Regelgevingsconforme archivering van alle e-facturen in overeenstemming met de wettelijke vereisten (GoBD).
- Naleving van wettelijke vereisten: ELO ondersteunt bedrijven bij hun overgang naar het ontvangen en verzenden van e-facturen.
- Centraal platform voor de volledige digitale factuurworkflow – van ontvangst en verificatie tot archivering
Meer informatie over dit onderwerp:
GoBD
De principes voor het correct beheren en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm, evenals voor gegevenstoegang (GoBD), zorgen ervoor dat fiscaal relevante elektronische gegevens voldoen aan de wettelijke vereisten om als bewijs te worden erkend. In haar GoBD-conformiteitsverklaring bevestigt ELO dat haar oplossingen deze principes implementeren en naleven:
Certificering: ELO-softwareoplossingen zijn door onafhankelijke auditors gecontroleerd en gecertificeerd om te garanderen dat ze bij correct gebruik voldoen aan de GoBD-vereisten.
Regelgevingconforme archivering: De oplossingen maken auditconforme archivering van documenten mogelijk.
Onveranderlijkheid: Speciale functies zorgen ervoor dat documenten, zodra ze zijn gearchiveerd, niet meer kunnen worden gewijzigd of verwijderd zonder dat dit wordt geregistreerd, waarmee wordt voldaan aan een kernvereiste van de GoBD met betrekking tot onveranderlijkheid.
Toegang tot gegevens: De systemen ondersteunen de door de belastingdienst vereiste opties voor toegang tot gegevens, waardoor auditors met behulp van verschillende methoden toegang hebben tot gearchiveerde gegevens.
Procesdocumentatie: ELO biedt functies voor het documenteren van processen en het waarborgen van de traceerbaarheid van workflows, wat het opstellen van verplichte procesdocumentatie vereenvoudigt.
Meer informatie over dit onderwerp:
DORA
DORA (Digital Operational Resilience Act) is een EU-verordening die op 17 januari 2025 in werking is getreden, met als doel de digitale veerkracht van financiële bedrijven tegen cyberaanvallen, IT-storingen en ICT-risico's te versterken. Het harmoniseert de vereisten in heel Europa voor risicobeheer, incidentrapportage, beheer van externe leveranciers en veerkrachttesten, en verplicht financiële instellingen om hun processen, systemen en in het bijzonder contracten met ICT-dienstverleners hierop aan te passen. ELO versterkt de naleving met de DORA-module:
- DORA-conforme archivering en compliance-gerichte workflows, ondersteund door versiebeheer, auditing en AI-ondersteunde contractanalyse.
- Ondersteuning bij audits en ad-hocverzoeken door middel van snelle evaluaties en geautomatiseerde rapportage.
- Centrale DORA-mapstructuur voor volledige, traceerbare documentatie van alle regelgevingsrelevante objecten.
- Vooraf gedefinieerde formulierstructuren in overeenstemming met de vereisten van de Europese Bankautoriteit (EBA), bijvoorbeeld voor dienstverleners en diensten.
- Automatisch invullen van het informatie register, inclusief rapportage aan toezichthoudende autoriteiten zoals BaFin – met één druk op de knop.
- Integratie met digitale handtekeningen en contractbeheer voor consistent controleerbare, veilige en efficiënte processen.
Meer informatie over dit onderwerp:
