Van documentmanagement tot modern informatiemanagement
Met de continu groeiende berg papieren en documentarchieven en de steeds toenemende stroom aan gegevens en informatie is het gebruik van een digitale oplossing in bedrijven tegenwoordig onmisbaar. Softwaresystemen voor documentmanagement (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM) of Enterprise-Information-Management (EIM) bieden hier uitkomst. Maar wat zijn de verschillen tussen deze systemen - of staan deze benamingen uiteindelijk voor hetzelfde?
Met digitaal documentmanagement voor meer efficiëntie
Talloze bedrijven hebben de voordelen van digitaal documentmanagement al onderkend. Volgens de Bitkom Digital Office Index 2022 van de branchevereniging bitkom heeft al meer dan de helft van alle Duitse bedrijven hun inkomende papier al gedigitaliseerd. Maar dat is nog niet alles: meer dan 40 procent van de bedrijven vertrouwt op digitale oplossingen op het gebied van archivering en documentmanagement. En ongeveer de helft van de bedrijven gebruikt al digitale oplossingen voor geautomatiseerde procesbesturing. Het gebruik van digitale documentmanagementsystemen is ook onbetwist.
DMS, ECM en EIM - zit daar verschil tussen?
Rond het digitale beheer van documenten en informatie in een bedrijfscontext worden er veel verschillende termen gebruikt om de bijbehorende softwaresystemen te beschrijven. Hieronder een selectie van de belangrijkste termen en afkortingen:
Documentmanagementsysteem (DMS)
Beheer van elektronische documenten
Hier wordt meestal een IT-systeem mee bedoeld om elektronische documenten te beheren en verwerken. In deze definitie gaat een documentmanagementsysteem verder dan de elektronische archivering van documenten, want het kan ook worden gebruikt om documentgebaseerde bedrijfsprocessen digitaal te sturen.
Enterprise-Content-Management (ECM)
Verwerking van alle digitale gegevens en informatie in het bedrijf
De term Enterprise Content Management (ECM) gaat verder dan de term DMS, doordat het alle relevante gegevens en informatie van een bedrijf omvat - dus niet alleen documenten in de klassieke zin. In een ECM-systeem kunnen documenten en andere gegevens en informatie digitaal opgeslagen, beheerd en verder worden verwerkt.
Enterprise-Information-Management (EIM)
Digitaal Informatiemanagement
Aangezien de ECM-definitie het digitale beheer van verschillende gegevens en informatie al omvat, werd een uitgebreide definitie van digitale informatieverwerking gecreëerd met de term Enterprise Information Management (EIM). Dit om rekening te houden met de uitgebreide mogelijkheden die dergelijke softwaresystemen vandaag de dag te bieden hebben.
En hoe zit het met CMS en WCM?
Naast de genoemde systemen zijn er een groot aantal andere IT-systemen die ook worden gebruikt voor het beheer van digitale inhoud en die niet zelden worden verward met documentmanagement- of ECM-systemen. Dit zijn Web-Content-Management-systemen (WCM) of, meer in het algemeen, Content-Management-Systemen (CMS), die vaak worden gebruikt om kleinere eenheden informatie digitaal te beheren, bijvoorbeeld om webpagina's of andere soorten media te maken.
Vastleggen en scannen
De basis voor digitaal documentmanagement is het scannen van papieren documenten of het vastleggen van documenten die al in elektronische vorm beschikbaar zijn. Met behulp van op software gebaseerde teken- en tekstherkenningssystemen (OCR) wordt de informatie op een document digitaal bruikbaar gemaakt.
Informatieverwerking
Zodra de informatie is vastgelegd, moet een document correct worden geclassificeerd, zodat het gemakkelijk kan worden teruggevonden. Aan de hand van verschillende criteria (aanmaakdatum, auteur, referentie, tekstinhoud, bedrijfsgegevens, enz.) wordt elk document nauwkeurig beschreven, voorzien van de relevante aanvullende informatie en op de juiste plaats in het DMS opgeslagen.
Veilige gegevensopslag
De opslag van een document in het documentmanagementsysteem verloopt volgens de interne bedrijfsrichtlijnen en in overeenstemming met de wettelijke eisen voor opslag en gegevensbeveiliging (GoBD) en gegevensbescherming (EU-AVG).
Toegangsbeheer
Toegangscontroles en een zeer verfijnd autorisatiesysteem verhogen de veiligheid van de in het documentmanagementsysteem opgeslagen documenten nog verder. De toegang kan worden beheerd voor afzonderlijke functies, documenten of hele gebieden van het DMS.
Procesautomatisering
De automatisering van bedrijfsprocessen op basis van bedrijfsrelevante documenten biedt een doorslaggevende meerwaarde van moderne DMS-oplossingen. Van geautomatiseerde factuurverwerking en digitalisering van personeelsprocessen tot digitaal contractmanagement, bedrijven kunnen met behulp van een documentmanagementsysteem op alle gebieden profiteren.
Een goede start voor de digitale toekomst
Het Italiaanse staatsfondsbedrijf FONDIR heeft zijn volledige papieren archief vervangen door een DMS, waardoor het meer ruimte krijgt in haar kantoren in hartje Rome.
Maar dat is nog niet alles: met het digitale documentmanagementsysteem kunnen medewerkers belangrijke documenten en informatie veel sneller vinden en flexibel samenwerken op elk moment, ongeacht de locatie - een goede basis voor de volgende stap naar de digitale toekomst.
Enterprise-Content-Management-systemen kunnen meer
Bedrijfsprocessen kunnen digitaal worden aangestuurd op basis van in het DMS opgeslagen documenten - van de vrijgave van facturen in de boekhouding tot digitaal personeelsbeheer. De basis voor al deze processen zijn altijd documenten zoals facturen, contracten, personeelsdossiers en nog veel meer. Rond deze documenten zijn de mogelijkheden tegenwoordig echter net zo divers als de verschillende soorten documenten zelf. U kunt met collega's praten over een document, wilt documenten doorsturen, vrijgeven, herzien en nog veel meer.
Systemen voor Enterprise-Content-Management bieden softwareoplossingen op maat - deze gaan veel verder dan alleen het beheer van documenten. In essentie gaat het om belangrijke informatie die zowel veilig moet worden bewaard als gebruikt voor zakelijk succes. Precies zo'n systeem is EL O ECM Suite.
