Vertaald door AI
AI-kracht voor uw inbox
Inkomende facturen, bestellingen, ziekmeldingen, contracten en nog veel meer bereiken bedrijven elke dag op verschillende manieren - per e-mail, in klassieke papiervorm of nog steeds per fax. Maar hoe lang duurt het voordat inkomende informatie de juiste geadresseerde bereikt of in het juiste postvak belandt? En wat is de beste manier om de steeds toenemende hoeveelheid post te verwerken?
Dat zijn de uitdagingen
Als het om inkomende post gaat, hebben bedrijven te maken met uiteenlopende uitdagingen: van de verdeling van inkomende post tot een hoge belasting van middelen en het "probleem" van thuiswerken. Hoe krijgen uw werknemers immers de post als ze niet op kantoor zijn maar thuis werken? Gebrek aan prioritering en trage responstijden zijn het gevolg.
Laat digitalisering het werk doen
Met een Systeem voor Enterprise-Content-Management (ECM) creëert u al bij de verdeling van uw inkomende post een optimale basis voor meer efficiëntie. En de interactie van verschillende digitaliseringscomponenten in combinatie met AI (Artificial Intelligence; kunstmatige intelligentie) creëert een slimme oplossing voor inkomende post. Dit herkent de urgentie van bepaalde verzoeken en versnelt uw responstijden.
Beheer van de inbox met ELO
Documenten bereiken de centrale postafdeling via verschillende kanalen. Daar worden ze met behulp van taalmodellen (LLM's) en machine learning-methoden geclassificeerd, geanalyseerd en de gegevens op het document worden geëxtraheerd. Op basis van de bestaande proceskennis kunnen de documenten dan worden overgedragen aan andere processen.
Demo aanvragen
Ontdek de voordelen van ELO met onze gratis demo en
krijg antwoord op uw individuele vragen.
En hoe ziet dat er in de praktijk uit?
De mogelijkheden van digitaal postontvangstmanagement zijn even divers als de inkomende documenten die uw bedrijf elke dag bereiken. Hier zijn slechts twee voorbeelden van hoe ook u kunt profiteren van een slim postvak.
Bewijs van arbeidsongeschiktheid
Een medewerker stuurt een ziekmelding per post. Het document wordt op de centrale postafdeling gescand, geanalyseerd en op basis van de informatie die erop beschikbaar is in het personeelsdossier van de medewerker geplaatst. Bovendien kunnen andere processen worden gekoppeld: zo kunnen collega's bijvoorbeeld automatisch op de hoogte worden gebracht van afwezigheid wegens ziekte of kunnen overeenkomstige vervangingsregelingen worden ingesteld.
Hotelboeking
U wilt een hotelkamer boeken voor een zakenreis en u doet een aanvraag per e-mail. Het hotel stuurt u als antwoord een offerte en u boekt vervolgens de kamer. Op basis van de informatie in de e-mailcorrespondentie - van de reisdatum tot de kamerprijs en het reserveringsnummer - kunnen inkomende mails automatisch aan de overeenkomstige reservering worden toegewezen en rechtstreeks bij de juiste geadresseerde terechtkomen.
In vier stappen naar meer orde bij uw binnenkomende post
Inkomende documenten kunnen via de koppeling van verschillende invoerkanalen worden opgevangen en naar uw ECM-systeem worden overgebracht. Of het nu gaat om papieren facturen, e-mails en hun bijlagen of zelfs faxdocumenten - voor de verdere verwerking maakt het niet uit hoe de post uw bedrijf is binnengekomen.
Na ontvangst van de post worden de documenten geclassificeerd met behulp van de AI-module ELO DocXtractor. Het documenttype wordt bepaald en de overeenkomstige zakelijke transactie kan er uit worden afgeleid. Voor verdere verwerking wordt de vereiste informatie rechtstreeks uit het document gelezen.
Op basis van de documentinformatie worden de documenten verplaatst naar de postvakken van de afzonderlijke afdelingen. Indien de noodzakelijke informatie op het document ontbreekt of een duidelijke toewijzing niet mogelijk is, blijft het in de algemene postvakmap en kan het door een medewerker aan het juiste postvak worden toegewezen.
Zodra een document in de postvakmap van een afdeling is gesorteerd, kan de vakkundige verwerking van het document of het overeenkomstige bedrijfsproces plaatsvinden. Onjuist toegewezen documenten kunnen op elk moment worden verplaatst naar het postvak van andere afdelingen. Het voordeel hiervan is dat verplaatsen leidt tot een leereffect waardoor de proceskennis van de oplossing toeneemt en deze dus steeds beter wordt.
De digitalisering begint al bij de ontvangst van goederen
De handelsonderneming Carelli uit het zuiden van Italië vertrouwt al volledig op digitale processen voor inkomende goederen: Tot 1.500 documenten per dag - waaronder bestel- en leveringsbewijzen, maar ook facturen - worden gescand en vervolgens rechtstreeks doorgestuurd naar de operationele processen - een enorme besparing van tijd en middelen.
"Dankzij ELO zijn wij erin geslaagd het proces van inkomende goederen en post op een efficiënte en intelligente manier te automatiseren."
Stefano Incerto, hoofd IT, Carelli Srl
Onze oplossingen voor slim postontvangstmanagement
Centraal digitaliseringsplatform
De ELO ECM Suite is de perfecte basis voor digitale processen - te beginnen bij de inkomende post. Postbox-functies en dynamische archiefstructuren vereenvoudigen de distributie van inkomende documenten. En in de centrale opslagplaats worden deze conform wetgeving opgeslagen en zijn ze op elk moment beschikbaar.
Intelligente documentenanalyse
De ELO DocXtractor classificeert en analyseert inkomende documenten en extraheert de informatie op het desbetreffende document. Het adaptieve systeem maakt gebruik van moderne KI-technologie om gegevens te controleren en ondersteunt zo de toewijzing aan opeenvolgende bedrijfsprocessen.
E-mailbeheer aan serverzijde
De e-mailbeheeroplossing ELO XC zorgt voor de automatische en wettelijke archivering van inkomende e-mails. Dit vermindert niet alleen de belasting van uw Microsoft Exchange-postvakken, maar stelt u ook in staat om de informatie in e-mails efficiënt te gebruiken voor daaropvolgende processen.
Wilt u de controle over uw gegevens niet verliezen?
Dat is begrijpelijk, omdat datasoevereiniteit de basis vormt voor vertrouwen, beveiliging en bedrijfsflexibiliteit in een digitale wereld. Om ervoor te zorgen dat u te allen tijde de controle over uw gegevens behoudt, zijn sterke governancestructuren en duidelijke regels voor gegevensbeveiliging en -integriteit essentieel voor het met vertrouwen beheren van digitale processen. Lees meer over hoe ELO uw datasoevereiniteit versterkt.
Waarom ELO de juiste software is voor uw bedrijf
Inwerke
Onze ELO Business Partners ondersteunen u vanaf dag één en zorgen voor een vlot onboardingproces.
Ervaring
Met meer dan 25 jaar ervaring behoren we tot de toonaangevende softwareleveranciers in Duitsland.
Opleiding
Onze regelmatige trainingen zorgen ervoor dat je op de hoogte blijft van de nieuwste functies van onze software.
Lokaal
Ondersteund door een wereldwijd netwerk van meer dan 1000 IT-serviceproviders, zijn we overal ter wereld aanwezig.
Ondersteuning
Onze uitgebreide ondersteuningsdiensten garanderen een snelle reactie op uw vragen.
Gemaakt in Duitsland
Al onze softwareontwikkelingen worden gecoördineerd vanuit ons hoofdkantoor in Duitsland.
