Wat is Enterprise-Content-Management (ECM)?

Heeft u in de kelder van uw bedrijf een archief? Met het invoeren van een ECM-systeem kunt u zich deze ruimteverslindende en dus dure onderneming besparen. De digitale archivering van documenten is immers de basis van een ECM-systeem: documenten, gegevens en informatie kunnen hier centraal worden opgeslagen en in combinatie met de juiste procesdocumentatie niet-muteerbaar (> GoBD) worden bewaard. Het archiveren werkt als een klassieke dossierstructuur: er zijn digitale planken, mappen en tabbladen. Op deze manier weten ook de liefhebbers van papier snel hun weg te vinden.

Een ECM-systeem zorgt voor optimale voorwaarden voor de veilige omgang met waardevolle bedrijfsgegevens. Hieraan dragen bij:

• AES-encryptie
• Sleutelgroepen
• Toewijzing van toegangsrechten tot bepaalde documenten of voor specifieke personen

Er is immers altijd informatie die niet voor iedereen toegankelijk moet zijn - vooral op personeelsgebied. Daarom kunnen met een ECM-systeem persoonsgegevens (> AVG) ook bijzonder goed worden beschermd.

Het werken met digitale documenten doet geenszins onder voor het werken met papier. Een ECM-systeem biedt bijvoorbeeld een digitale documentpreview waarop digitale stempels of plaknotities kunnen worden aangebracht. Maar veel belangrijker is het versiebeheer: wie aan het document werkt, checkt dit – zichtbaar voor alle systeemgebruikers – uit. Zodra het weer ingecheckt is, kan het weer door iedereen worden bewerkt. Plus: de bewerkte versies krijgen opeenvolgende nummers en zijn dus volledig traceerbaar. Voorbij is de tijd dat documenten per e-mail werden verstuurd en er tegelijkertijd aan werd gewerkt – met als onaangenaam gevolg dat iedereen een andere versie had.

De meeste bedrijven gebruiken het Microsoft Office pakket , tot de gebruikelijke werkomgeving horen dus Outlook, Word, Excel en PowerPoint. ECM-gebruikers hoeven deze bekende en gewaardeerde omgeving echter geenszins te verlaten:

• Het ECM-systeem is in een slanke balk in het schermoppervlak geïntegreerd.
• Gebruikers kunnen via deze balk met slechts één klik hun bestanden in het systeem archiveren.

U wilt nog steeds in het Windows-bestandssysteem blijven opslaan? Dan biedt het ECM-systeem u de mogelijkheid om daar een link op te slaan - zonder dat het ruimte op de harde schijf in beslag neemt.

Besteedt u ook een belangrijk deel van uw werktijd aan zoeken? In welke e-mail had de collega vorige week ook al weer dat belangrijke document gestuurd...? ECM biedt hier met geavanceerde zoektechnologieën uitkomst, want u kunt:

• … zoeken op losse trefwoorden
• … de zoekopdracht beperken tot een bepaalde datum of periode
• … zoeken op makers of afzenders van informatie
• … niet alleen op bestandsnaam, maar ook direct in de inhoud van het document zoeken
• … gericht filteren op bepaalde bestandstypen (bijv. PDF).

Komen papieren facturen ook eerst in uw postvak terecht en worden ze dan letterlijk van A naar B gedragen? Analoge goedkeuringsprocessen zijn omslachtig en tijdrovend. Digitale en geautomatiseerde processen zijn nodig om documenten en informatie sneller op de plaats te krijgen waar ze nodig zijn. Met een workflow-component kunnen deze digitaal worden weergegeven in een ECM-systeem:

• Goedkeuringen in enkele seconden
• Individueel configureerbare processen met een druk op de knop
• Met procesvisualisaties steeds het overzicht houden over de actuele verwerkingsstatus

Samenwerking is een centraal aspect van het beheer van bedrijfsinformatie. Niet in de laatste plaats hebben chattechnologieën daarom al hun weg naar bedrijven gevonden. In een ECM-systeem met chat-feeds kunt u bijvoorbeeld direct bij het document van gedachten wisselen met collega's. Het is ook mogelijk om in plaats van documenten, links naar documenten en informatie per e-mail te sturen - dit ontlast uw e-mail-inboxen enorm. En dankzij het gebruik van hashtags en rondvragen kan ook thematisch optimaal worden samengewerkt in een ECM-systeem.

Zou u niet veel tijd besparen als u altijd direct verbanden zou kunnen leggen tussen verschillende informatie? Moderne ECM-systemen beschikken hiervoor over intelligente componenten voor de analyse en visualisatie van gegevens innerhalb des Systems. binnen het systeem. Zo kunt u snel conclusies trekken uit informatie die met elkaar verband houdt:

• Grote hoeveelheden gegevens snel en efficiënt analyseren
• Gegevensvisualisaties in de vorm van diagrammen, kengetallen en tag-clouds
• Verbanden tussen gegevens uit verschillende bronnen leggen

De beschikbaarheid van informatie op een centrale plaats in het bedrijf is een belangrijk aspect van enterprise content management. Maar bent u veel onderweg en wilt u overal toegang tot informatie? Dan heeft u mobiele softwareoplossingen nodig voor smartphone, tablet en toegang via een webbrowser.

• Mobiele apps voor smartphone en tablet (iOS en Android)
• Beveiligde webtoegang tot het ECM-systeem via browsers
• Synchronisatie van gegevens en informatie op alle apparaten