Das lange Suchen in Papierarchiven und die mangelnde Übersicht zum aktuellen Status eines Vorgangs verlangsamen die Informationsverfügbarkeit - auch gegenüber dem Kunden. Seit Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) ELOprofessional werden alle Papierdokumente eingescannt und
elektronisch bearbeitet. Ziel ist ein schneller Zugriff auf alle abgelegten Akten sowie eine transparente Übersicht über die Aktenvorgänge.
ELOprofessional ist nahtlos mit den Microsoft Office-Anwendungen sowie Outlook verbunden. Mitarbeiter archivieren die Geschäftsdokumente und E-Mails direkt aus den Anwendungen in die entsprechende Archivstruktur. Die Kanzlei legt Rechnungen, Schriftwechsel und den E-Mailverkehr in Mandanten-Akten ab. Die Dokumente sind sortiert nach Mandanten-Namen und Aktenzeichen.
Die Vorteile der DMS-Software beeinflussen die Mitarbeiterakzeptanz positiv. Denn das lange Suchen nach Informationen gehört mit ELO der Vergangenheit an. Ein weiterer Vorteil ist die umgehende Übersicht der Aktenvorgänge.
< 100 Mitarbeiter
Rechts- & Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung
Deutschland
Übersicht
Das Unternehmen
Juristische Beratung und Vertretung im In- und Ausland
Die Herausforderung
Übernahme und Archivierung aller Mandantenakten im Zusammenspiel mit RenoStar
Die Lösung
Die Mitarbeiter können komfortabel über den ELO Client das Archiv zugreifen. Die interne Kommunikation wird dadurch wesentlich verbessert, Durchlaufzeiten verkürzt und Prozesse
transparenter gestaltet. Die automatische E-mail-Archivierung trägt zur automatischen Informationsablage bei.
Der Nutzen
Durch den Einsatz von ELO ECM können jegliche Akten sofort aufgefunden und mit weiteren Dokumenten ergänzt werden. Der Informationsfluss zwischen einzelnen Abteilungen und Mitarbeitern wurde transparenter und nachvollziehbarer.
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