ELO Kunde: Maschinenring Nordwest e.V.

Der Maschinenring Nordwest e.V. ist ein vielseitiges Netzwerk, das Landwirte und landwirtschaftliche Partner in der Region zusammenbringt. Das Hauptanliegen ist die Beratung und Unterstützung rund um den Betrieb und die Arbeit auf dem Hof. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Vermittlung und Bereitstellung von Fachkräften in den Bereichen Landwirtschaft und angrenzenden Branchen, sowie in der Vermittlung von Haushaltshilfen. Der Maschinenring Nordwest e.V. bietet somit einen umfassenden Service für die Landwirtschaft.

Die Marino GmbH, als 100 prozentige Tochter des Maschinenrings, ergänzt das Serviceangebot des Maschinenrings um die folgenden Dienstleistungen:

• Nährstoffbörse für organische Düngemittel

• Handel und Vermittlung von Futtermitteln

• Handel und Lieferung von Grundfuttermitteln in der Landwirtschaft

• Sicherheitstechnische Betreuung rund um das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) sowie Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)

• Altfolienverwertung sowie Winterdienst für Unternehmen und öffentlicheKommunen.

Mit steigender Betriebsgröße und Mitarbeiteranzahl, sowie umfassenden Nachweispflichten, z.B. für die Betriebshelferleistungen oder Düngemittelverkauf und Ausbringung, stieg der Verwaltungsaufwand und die Papierflut signifikant an. Eng mit diesen Herausforderungen verknüpft sind die Anforderungen an eine revisionssichere Ablage, schnelle Wiederauffindbarkeit und Zugriff auf die Dokumente und Berücksichtigung von eingestellten Berechtigungen und gesetzlichen Vorschriften. Ein weiterer Punkt war der stetig wachsende Bedarf an Aktenschränken und Raum, der alljährlich um viele Aktenschränke und Regalmeter angewachsen ist. Des Weiteren handelt es sich beim Maschinenring e. v. und Marino GmbH um zwei getrennte Unternehmungen, die zwar eng verzahnt zusammenarbeiten aber buchhalterisch und aktentechnisch getrennt betrachtet werden müssen.
 

Die ELO ECM Suite ermöglicht eine schnelle und einfache Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und eignet sich als zentrale Plattform für die Speicherung aller im Unternehmen anfallenden Dokumente und Informationen. Zudem ist die ELO ECM Suite mandantenfähig, d.h. es können mehrere Unternehmen in einem System getrennt voneinander geführt werden. Auf dieser Basis können der Maschinenring die Marino GmbH ihre Daten und Dokumente strikt getrennt in einem System verwalten. Auf Basis der offenen und dokumentierten Schnittstellen kann die ELO ECM Suite problemlos an weitere Softwareprodukte angebunden werden. Für den Maschinenring und Marino wurde eine nahtlose Anbindung an das Maschinenring-Programm MR-Win realisiert.
 

Der Maschinenring e. V. und die Marino GmbH haben schon frühzeitig die vielen Vorteile der ELO ECM Suite erkannt und dieses System bereits 2010 eingeführt. Mit der Anbindung an das Maschinenring-Programm MR-Win konnte die Verwaltung der vielen Mitglieder erheblich vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Die digitale Erfassung, Verarbeitung und Ablage von Dokumenten haben die Effizienz der Arbeitsabläufe signifikant erhöht. Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert, sodass alle Daten manipulationssicher und nachvollziehbar gespeichert werden. Der manuelle Aufwand für die Erfassung, Suche und Ablage von Papierdokumenten ist entfallen. Ebenso entfällt der Sachzwang, für die vielen anfallenden Dokumente teuren physischen Raum in Form von Räumen und Aktenschränken bereitzustellen.