ELO ügyfél: estos GmbH

Weiter, weiter, fertig! Stets dem Prinzip einer einfachen Installation und Inbetriebnahme folgend, entwickelt estos seit 1997 innovative Software-Lösungen. Prototypen für computergestützte Telefonie von damals sind über die Jahre zu bahnbrechenden Business-Produkten avanciert: So ermöglicht unter anderem das MetaDirectory die zentrale, standardisierte Kontaktdaten-Konsolidierung. Der vielfach ausgezeichnete CTI-Client ProCall bietet jeden Tag hunderttausenden Nutzer*innen grenzenlose Kommunikation und Kollaboration – sowohl On-Premises als auch in der Cloud.

Erstklassigen Service und höchste Kundenzufriedenheit stellt das Unternehmen mit Hauptsitz in Starnberg über ein etabliertes Partner-Netzwerk in der gesamten DACH-Region sicher. Als Teil der STARFACE Group firmiert die estos GmbH seit 2025 unter dem Dach der börsennotierten Gamma Communications plc – einem führenden europäischen Anbieter von Unified Communications as a Service (UCaaS).

Die Finanzabteilung von estos sah sich vor der Digitalisierung mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert: Manuelle Freigabeprozesse, Papierordner und das Fehlen eines einheitlichen Archivierungssystems führten zu langen Suchzeiten, fehleranfälligen Abläufen und mangelnder Transparenz. „Die vorherige Lösung bestand teilweise aus Leitz-Ordnern in sich biegenden Regalen“, erinnert sich Barbara Steigenberger, Projektverantwortliche bei estos.

Diese Probleme erforderten eine umfassende Lösung: Im Mittelpunkt stand eine rechtskonforme, digitale Archivierung eigener Belege sowie eingehender Eingangsrechnungen – eingebettet in einen schlanken, nachvollziehbaren Freigabeprozess. Wichtig dabei: die nahtlose Integration in die bestehende Unternehmenssoftware, allen voran das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central. Gleichzeitig war der Blick über die aktuellen Anforderungen GDPdU-konformer digitaler Archivierung und Abbildung ganzheitlicher Prozesse, hinaus gerichtet. Es galt, eine Digitalisierungsplattform zu finden, mit der estos in die digitale Zukunft wachsen kann.

Um die passende Lösung zu finden, wurden verschiedene Systeme am Markt gesichtet und Erfahrungen von befreundeten Unternehmen eingeholt. Nach intensiven Prüfungen und Vorführungen fiel die Wahl auf ACTIWARE als Digitalisierungspartner. Überzeugend waren nicht nur die leistungsstarken ELO ECM Lösungen – bestehend aus der ELO ECM Suite und dem ELO Business Logic Provider (ELO BLP) – sondern vor allem die nachweisliche Expertise in der Integration von ELO in Microsoft Dynamics Business Central.

ELO BLP erfasst, verwaltet und archiviert alle geschäftsrelevanten Informationen zentral – so steht das gesamte dokumentenbasierte Wissen des Unternehmens in ELO ECM gebündelt und abteilungsübergreifend zur Verfügung. Für die Finanzabteilung von estos bedeutet das vor allem eines: Die lästige und zeitaufwändige manuelle Ablageorganisation entfällt vollständig. Rechnungsprozesse laufen deutlich schneller und Dokumente sind für alle berechtigten Kolleg*innen sofort einsehbar. ELO BLP sorgt auch für eine intelligente Verknüpfung von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit der ELO ECM Suite. 

Besonders geschätzt wird in der Finanzabteilung der Einsatz der sogenannten ELO BLP Sidebar: Mitarbeitende greifen direkt aus ihrer gewohnten Umgebung auf alle relevanten Dokumente und Informationen zu – ganz ohne Systemwechsel oder zeitraubende Einzelsuchen. Ob Rechnungsprüfung, Auskunft zu kaufmännischen Vorgängen oder die Prüfung im Freigabeprozess – alle benötigten Daten stehen kontextbezogen zur Verfügung, unabhängig davon, ob sie aus dem ERP-System, dem Dateisystem oder Microsoft Office stammen. So wird aus Informationssuche echte Prozessintelligenz – und aus täglichen Routinen spürbare Effizienz.