ELO ügyfél: Syndicat de la police en Bavière

Avec plus de 16 000 membres, le syndicat de la police bavaroise est l'un des plus grands syndicats de police en Allemagne. Fondé en 1953, le syndicat est très rapidement devenu un véritable porte-parole. Une amélioration permanente des conditions de travail, des tâches représentatives, plus de compétence et d'expertise au cours des négociations, plus de reconnaissance dans l’entreprise : tout cela sont des facteurs de réussite. Dans les négociations et entretiens avec les responsables élus et les collaborateurs des ministères, mais aussi par le biais de manifestations et de différents événements publics, le syndicat de la police bavaroise n'a jamais cessé de s'investir pour défendre les intérêts de ses membres. 
Grâce à la gestion électronique des documents, les services pour les membres du syndicat se sont considérablement améliorés. Par exemple, lors d'un entretien téléphonique, les collaborateurs sont en mesure d’ouvrir, en seulement quelques clics, le dossier de leur interlocuteur et de lui communiquer des informations.

Le syndicat a plus de 16 000 membres, ce qui requiert une bonne organisation au quotidien : il faut gérer les requêtes, les demandes d'adhésion. Tous ces documents sont imprimés et soumis aux collaborateurs du syndicat, pour être traités ou transférés. Pour maîtriser ce flux de documents papier, le syndicat a décidé de mettre en place un système de gestion documentaire électronique.

Des processus transparents et sûrs

Grâce à la dématérialisation, les informations sont disponibles de façon centralisée dans l'archive ELO, et peuvent être traitées rapidement. Des processus électroniques gèrent le traitement du courrier entrant et font en sorte que les processus fonctionnent au mieux. De plus, il est possible d'échanger des données avec des collaborateurs travaillant sur un autre site. Les collaborateurs des bureaux extérieurs accèdent à l'archive centrale via le réseau d'entreprise. Une fois les documents traités, ils sont archivés en fonctions des directives légales.

L'enthousiasme des collaborateurs est un facteur-clé dans la mise en place d'un nouveau système. Des formations sur-mesure pour les différentes équipes ont été organisées par le partenaire Business ELO, après l'installation du logiciel. « Après une formation d'une demi-journée, nos collaborateurs étaient déjà conquis. Le travail avec ELO leur a immédiatement semblé simple et pratique », souligne Alexander Baschek. L'utilisateur voit son environnement de travail comme d'habitude, sauf que celui-ci a été dématérialisé. En effet, les mécanismes de rangement bien connus comme l'archive, l'armoire, le classeur et le registre se trouvent maintenant dans ELO.

Les documents existants ont été scannés dans l'archive ELO, puis indexés automatiquement. Le système gère 75 000 documents. Toutes les informations et l'intégralité de la correspondance ont été dématérialisées, et sont disponibles à tout moment. Le courrier entrant est directement numérisé et enregistré dans ELO.

Les collaborateurs ne perdent plus de temps pour retrouver des informations, ce qui fait que leur travail est beaucoup plus efficace. Alexander Baschek : « La rapidité et l'efficacité de notre service épate nos membres. De plus, les temps de réaction sont beaucoup plus courts, notamment lorsqu'il s'agit de répondre à des sujets ou événements actuels qui nous concernent, comme des décisions politiques. »

Le syndicat profite également des produits ELO d'un point de vue économique : « le gain de coûts est impressionnant. Auparavant, notre archive papier grandissait de 20 mètres linéaires tous les ans. Désormais, les nouveaux documents papier se résument au courrier entrant, qui est directement dématérialisé. La plupart des lettres, informations etc. sont envoyés par e-mail ou fax. Autrefois, notre archive était composée de plus de 400 classeurs. Aujourd’hui, nous n'en avons plus que 36 soit 10% de moins que ce que nous avions à gérer dans le passé. »