Cliente ELO: Fagus-GreCon Greten GmbH & Co. KG

Das Familienunternehmen Fagus-GreCon zählt zu den weltweit führenden Unternehmen im Bereich industriell eingesetzter Systeme für Brandschutz sowie Messtechniklösungen im Produktionsprozess.

Das Geheimrezept für den Erfolg des Unternehmens? Innovation hat hier Tradition. Seit mehr als 100 Jahren setzt Fagus-GreCon nicht nur auf höchste Qualitätsstandards, sondern auch auf die stetige Optimierung des Arbeitsumfelds – durch den Einsatz innovativer IT-Lösungen.

Um das Können und die Einsatzbereitschaft der Mitarbeitenden zu fördern, optimierte Fagus-GreCon im Jahr 2008 die Digitalisierung der Unternehmensprozesse: Im Zuge dessen entschied sich das Unternehmen für die Einführung des ERP-Systems proALPHA, inkl. dem darin integrierten Dokumentenmanagement. Allerdings konnte dieses die Ansprüche an das gewünschte ECM nicht erfüllen: „Sowohl die Bedienoberfläche als auch die Funktion der Dokumentenablage waren nicht intuitiv – eine effiziente Unterstützung für unsere Kolleginnen und Kollegen blieb daher aus. Folglich haben wir zeitnah nach einer für uns passenden Alternative gesucht.“ Die klare Prämisse bei der Suche nach einer passenden ECM-Lösung: eine optimale Integration des ECM-Systems in proALPHA. Auf der Suche nach einer ECM-Lösung nahmen Michael Görtzen (IT-Projektverantwortlicher bei Fagus-GreCon) und sein Team mehrere Systeme genauer unter die Lupe.

„ACTIWARE hat uns mit ELO ECM, ELO Business Connect (ELO BC) und dem ELO Business Logic Provider (ELO BLP) die eleganteste Lösung angeboten. Der Referenzbesuch bei einem ACTIWARE Kunden, der ELO und proALPHA in Kombination einsetzt, war für uns ausschlaggebend“, erinnert sich Herr Görtzen an die Entscheidung für ACTIWARE. Die intuitive Bedienbarkeit und die Passgenauigkeit der Lösungen, sowie die Kompetenz von ACTIWARE im Bereich proALPHA überzeugten Michael Görtzen: „Ich konnte am Markt keine Wettbewerber entdecken, die ELO und ACTIWARE das Wasser reichen können.“

Kurz darauf erfolgte innerhalb kürzester Zeit die Einführung von ELO ECM in Kombination mit ELO BLP und ELO BC. „Dazu gehörte die Übernahme von knapp 1 Millionen Dokumenten aus unserem proALPHA DMS, die übernommen werden mussten. Mit ACTIWARE waren wir in der Lage, den gesamten Dokumentenbestand aus proALPHA nach ELO zu transferieren. Die Dokumente standen unmittelbar nach dem Produktivstart von ELO zur Verfügung“, berichtet Michael Görtzen zufrieden.

Von der Buchhaltung über den Vertrieb, Einkauf und Wareneingang bis zur Produktion: Der Einsatz von ELO ECM in Kombination mit ELO BLP und ELO BC unterstützt die Mitarbeitenden bei Fagus-GreCon in ihrer täglichen Arbeit. Zeitraubende manuelle Suchen nach Dokumenten gehören der Vergangenheit an – dank zentraler und struktureller Bereitstellung in ELO ECM: „Das funktioniert mit ELO hervorragend. Der Suchaufwand bewegt sich im Sekundenbereich. Ich finde jedes Dokument, das ich suche, ganz einfach. Das ist unser Anspruch gewesen und der wurde zu 100 Prozent erfüllt“, freut sich Michael Görtzen.

Auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wurde durch den Einsatz der Lösungen optimiert: „Benötigte Daten und Dokumente stehen – sofern die passenden Berechtigungen vorliegen – allen Mitarbeitern ohne Umwege zur Verfügung. Wir müssen niemandem hinterherlaufen, wenn wir eine Unterschrift oder Freigabe benötigen“, erzählt Michael Görtzen mit einem Augenzwinkern. Der ECM-Einsatz wurde in den kommenden Jahren stetig erweitert und optimiert. So folgte eine Ausweitung auf die Abteilungen Forschung und Entwicklung, Qualitätssicherung und Personalwesen.