Cliente ELO: Gustav Schmidt GmbH & Co. KG

GANZHEITLICHE, BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE PROZESSE
FÜR UMFASSENDE SERVICES IM HANDEL

Die Gustav Schmidt GmbH & Co. KG mit Sitz in Siegen ist
Spezialist für den technischen Handel mit Hydraulikkomponenten.
Ihre Schwerpunkte liegen in den Bereichen Verschraubungen,
Schlauchtechnik, Behälterarmaturen, Manometer,
Filtertechnik, Klebetechnik, Rohre, Flanschen, Fittings
sowie in der Pneumatik. Seit kurzem bietet das Unternehmen
auch die Montage seiner Systeme an. Die rund 35
Mitarbeiter in fünf Niederlassungen betreuen deutschlandweit
Kunden im Maschinen- und Anlagenbau, im Behälterund
Rohrleitungsbau. In 2009 feiert das Unternehmen sein
90-jähriges Jubiläum.
Die Produkte und Services von Gustav Schmidt zeichnen
sich durch ein hohes Qualitätsniveau und außergewöhnliche
Flexibilität aus. Diesen Anspruch kann das Unternehmen nur
mit effizienten Prozessen realisieren, die durch leistungsfähige
betriebswirtschaftliche IT-Lösungen unterstützt werden.
Für seine Anwendungen zur Unternehmensführung arbeitet
der Handelsspezialist seit rund zehn Jahren mit ACTIWARE
zusammen. Diese Kooperation bringt ihm zwei entscheidende
Wettbewerbsvorteile: Zum einen ist es ACTIWARE gelungen,
die Prozesse von Gustav Schmidt passgenau abzubilden
und sogar zu optimieren. Zum anderen konnten durch
diese umfassende Zusammenarbeit die verschiedenen Lösungen
optimal aufeinander abgestimmt werden.

ERP: DIE OPERATIVEN PROZESSE MÜSSEN STIMMEN

Die Zusammenarbeit mit ACTIWARE begann im Bereich ERP. Auf der Basis von ParityERP für den Handel implementierte ACTIWARE eine umfassende Lösung für die Warenwirtschaft, das komplette Auftragswesen sowie die Finanzbuchhaltung.
Mit geringen individuellen Anpassungen erfüllt ParityERP heute die spezifischen Anforderungen von Gustav Schmidt. Dabei bleibt die Lösung stets kompatibel zur Standardversion, so dass Updates und Erweiterungen problemlos umgesetzt werden können.
"Ganz entscheidend für uns war das Thema Stücklisten", erinnert sich Heinz-Jürgen Schulze, Geschäftsführer der Gustav Schmidt GmbH & Co. KG. "Denn für die Konfektionierung kundenindividueller Schlauchsysteme müssen wir mit variablen Stücklisten und Kalkulationen arbeiten. Hierfür realisierte  ACTIWARE ein individuelles Stücklistenmanagement, welches unsere Prozesse flexibel unterstützt."
Die vier Niederlassungen greifen auf die zentrale ParityERP-Anwendung in Siegen zu, so dass alle Mitarbeiter mit einer einheitlichen Datenbasis arbeiten. Ein Hauptlieferant des Unternehmens ist ebenfalls an die Lösung angebunden. Das Bestellwesen kann dadurch in weiten Teilen zeit- und ressourcenfreundlich elektronisch abgewickelt werden.

UMFASSENDE VERTRIEBSSTEUERUNG MIT BI

Die Einführung der Business-Intelligence-Lösung AWINFORM
in 2006 brachte für das Vertriebsteam von
Gustav Schmidt neue Einblicke und entscheidende
Vorteile. Die leichtgängige Reporting- und Analyselösung
von ACTIWARE bietet den Außendienstmitarbeitern
und Filialen fundierte Informationen, um in
Verhandlungen mit Kunden jederzeit auf Basis aktueller
Daten zu argumentieren. "Wir können Kunden
und Umsätze heute genau analysieren. Auch die Entwicklung
bestimmter Artikelgruppen lässt sich im Detail
nachvollziehen. Das gibt uns eine solide Gesprächsbasis
im Kontakt mit unseren Kunden", erläutert
der Geschäftsführer weiter. Dabei schätzt er
die Möglichkeit, neben Standardberichten auch individuelle
Abfragen und Analysen hinterlegen zu können,
und zwar schnell und unkompliziert.

ORG & IT: EXCELLENCE: ALLE PROZESSE IM BLICK
Gustav Schmidt hat sich für eine kontinuierliche Zusammenarbeit
mit ACTIWARE entschieden. Monatlich
überwachen die Kundenbetreuer die kaufmännischen
Applikationen bei dem Großhändler. So werden
neue Anforderungen, offene Fragen, Optimierungsmöglichkeiten
und Updates zügig und effizient
bearbeitet und umgesetzt. "Durch diesen Service
können wir unsere Prozesse und Anwendungen auch
ohne interne IT-Ressourcen sicher steuern und stetig
optimieren", bringt Heinz-Jürgen Schulze die Zusammenarbeit
mit ACTIWARE auf den Punkt.

FLEXIBLE LAGERÜBERWACHUNG NACH KANBAN
Lagerhaltung und Bestellungen wurden mit Unterstützung
von ACTIWARE nachhaltig optimiert. Früher
arbeitete man im Bestellwesen allein auf Basis kritischer
Mengen. Heute nutzt Gustav Schmidt die Kanban-
Methode. Bestellungen orientieren sich dabei
am Bedarf der jeweiligen Verbrauchsstelle. "Anhand
unserer Inventurdaten sehe ich heute eindeutig,
dass sich unser Lagerwesen durch diese Prozessänderung
optimiert hat", so Schulze weiter.

EINE PASSGENAUE LÖSUNG ZUR KONTAKTUND
ANGEBOTSNACHBEARBEITUNG
Für das Kontakt- und Angebotsmanagement entwickelte
ACTIWARE für Gustav Schmidt eine individuelle
CRM-Lösung, mit welcher der Vertrieb seine Kunden
und Kontakte effizient steuert. Mit dieser Applikation
werden Kundeninformationen für Marketingaktivitäten
ebenso erfasst wie Angebotsspezifika für
den Vertrieb und Außendienst. Auch das Nachfassen
von Angeboten wird über die Lösung gesteuert, und
jedes Kundengespräch wird detailliert dokumentiert.

ARCHIVIERUNG UND DMS: UNTERENEHMENSWEITER
INFORMATIONSZUGRIFF UND TRANSPARENZ
Seit 2002 setzt Gustav Schmidt auf die elektronische
Archivierung und das unternehmensweite Dokumentenmanagement
mit ELOprofessional.
"Mit der Einführung von ELOprofessional konnten wir
uns wesentlich weiterentwickeln", erläutert Heinz-
Jürgen Schulze. "Der Aufwand für die Archivierung
hat sich bedeutend reduziert. Zudem ist es heute
einfach möglich, sämtliche in ELO hinterlegte Dokumente
per Stichwortsuche blitzschnell zu finden. Wir
erfassen in der neuen Lösung alle relevanten eingehenden
und ausgehenden Belege zu unseren Aufträgen
sowie alle operativen Daten aus Parity ERP: von
der Anfrage und dem Lieferantenangebot über unser
Angebot bis hin zu sämtlichen mit der Bestellung
verbundenen Dokumenten."

Durch die nun komplett nachvollziehbare Prozesskette
konnte Gustav Schmidt auch sein Qualitätsmanagement
verbessern, denn Verantwortlichkeiten
und Fehlerquellen lassen sich genau nachvollziehen.
Die Verwaltung von Materialzeugnissen erfolgt ebenfalls
mit ELOprofessional. Für die Kunden von Gustav
Schmidt bedeutet das eine hohe Servicequalität. "Wir
können unseren Kunden jederzeit das entsprechende
Zeugnis zu einer Charge ohne Zusatzkosten per
Knopfdruck zur Verfügung stellen. Früher mussten
wir im schlimmsten Falle ein neues Zeugnis kostenpflichtig
bei unserem Lieferanten anfordern, wenn
beim Kunden ein Original verloren ging."